浅谈电子档案的重要作用和保障技术

摘要：电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。本文从电子档案的重要作用入手，分析了电子档案的保障技术，指出了做好电子档案管理的若干措施。

关键词：电子档案;电子档案管理;电子档案保障技术

随着计算机技术的快速发展，计算机被广泛的应用于各个领域，其中档案管理从纸质档案管理向电子档案管理转变就是一个典型的事例。如何有效保存原始档案，如何加快档案管理的现代化进程，这些都是档案管理亟待探索、解决的问题。

电子档案保护的对象是电子档案的载体及其记载的档案信息，涉及信息技术、自动化技术、材料技术等高新技术，它的主要内容大致可分为：保障技术、保管技术、修复技术、安全技术、备份技术等。

一、 电子档案在现代档案管理中的重要作用

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储的相互关联的通用电子图像文件集合。电子档案与传统档案的本质区别在于以电子数据的形式记录档案的准确信息，因此优越性突出。一是降低使用成本且安全性高。电子档案借助于电子信息技术，直接在电子计算机上存储、处理和应用，存储成本较低;电子档案可以多处备份，大大降低了档案使用过程中丢失的风险，且在长时间存储过程中也不易出现失真和损毁现象。二是为人们提供简单快捷的档案管理服务。传统档案管理需要大量的人力填写、记录和整理，特别是巨大的档案变动、更新、调取和维护工作更是降低工作效率。电子档案要求档案持有人将成型的档案电子数据通过U盘等载体直接交给档案管理工作者，有效提高了档案管理工作的归档、变动、更新、调取和维护效率。三是以服务和用户为主导。随着社会发展和科学技术进步，档案工作的服务对象和档案利用需求随之动态变化，越来越多的档案使用者不满足于查看原始的文字资料，更要查看图像、视频、音频等资料，传统的档案管理模式已无法满足档案多样化需求。

二、 电子档案的保障技术

电子档案的保障技术主要是指在电子文件的形成、使用过程中，通过软件硬件手段或相关制度来确保电子档案真实、可靠、长久、规范的技术。电子文件形成过程中的保障要求就如同对纸质档案的纸质的重视一样，以确保电子文件从形成开始就贯彻档案保护“以防为主，防治结合”的原则。它体现在如下几个方面：一是电子档案运行环境及存贮规格的标准化。电子档案对计算机软硬件的依赖性决定了电子档案不能脱离它的生存环境而单独存在，它的标准化工作能为电子档案的鉴定、保管、利用和保护等工作提供便利，是开展电子档案工作的重要前提。

首先，规范操作系统及版本，选择一到两个稳定性、兼容性都好的版本。其次，规范应用软件及版本，为方便管理与数据的交流与共享，将应用软件进行分类，并规定类别内的几个通用软件的名称、版本及其生成电子文件的格式是非常有必要的。再次，规范电子文件的存贮载体，电子文件的载体类型比较多，有移动硬盘、光盘、U盘等，由于载体的特性不同，其保管条件、修复检测手段也不同，工作中会带来不便。目前选择光盘作为电子档案的载体是比较理想的。二是电子文件可靠性保障。电子文件要进行长期保存，归档时对电子文件的检测是必不可少的，影响电子文件质量的因素很多，除载体外，读取、记录设备也是影响其质量的因素之一。以光盤为例，光盘读取失败同光驱的读盘能力也有关系。因此，可靠的读写设备也是影响电子文件可靠性的重要因素。我们可采用专业检测软件对载体上的信息进行读写校对，以确定光盘的准确性。如没有检测软件，我们可采取检查刻录光盘的总字节数，目录数是否有缺失，并复制整个光盘的内容到硬盘看操作是否顺利完成，再随意打开其中的几个文件，观察其内容是否有变动等方法来检测光盘的准确性。三是电子档案原始性保障技术。电子档案的易复制性和易改动性使人们一度对档案的本质属性产生了怀疑，因此，如何确保电子档案的原始记录性，以发挥其凭证作用是档案学界一直研究的课题。电子档案由于其信息与载体的可分离性、信息复制、传递的高保真性和信息内容的可更改性等特性，使人们无法像纸质档案文件那样去判断电子文件的“原件”，电子档案原始性通过技术保证来确立，对电子档案来讲，只要档案的信息内容不变，其形式均可发生变化，这与电子档案的载体，技术和设备等技术保证因素息息相关。

三、 电子文件形成中的保护技术

电子文件形成保护技术是指文件在形成时通过软件工程和相应的文件管理制度确保文件的真实、可靠、长久的技术。一是利用传输保护技术。主要指档案在开发的网络传输中的保护问题。如安全网络的建立和运行、信息污染环境的控制技术、防黑客攻击技术、网上知识产权保护法规等。二是保管技术。包括两方面：一方面可借鉴纸质档案的保管技术，因为电子档案也要保存一定量的信息载体，这些物质实体同样需要良好的环境条件，所以有关环境的温湿度调控、防光、防尘等技术也是必需的;另一方面针对电子档案材料的多样性、复杂性，库房中的管理措施应该强调个性化、多样化，以适应不同形式材料的理化性能和保存环境的特殊要求。三是信息修复技术。是指信息一旦被破坏和污染后的恢复和抢救措施。如杀计算机病毒技术、数据库修复技术、保持电子信息长期可持续技术、光盘、移动硬盘等物质载体破坏的修复技术等。四是电子档案的备份技术。电子档案具有易复制性的特点而使电子档案的备份变得容易。备份技术是电子档案保护中非常重要而有效的技术，备份的目的有两个：一是数据共享，二是数据恢复。备份的方法很多，硬件级备份、软件级备份、人工级备份。各有各的优点，可根据情况选择使用。

电子档案的保护技术需要不断进步和发展，电子档案和纸质档案有个长期并存、共同发展的过程，要实现电子档案完全替代纸质档案还需档案工作者付出更多的劳动和努力。

参考文献：

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[2]谷雪.浅谈电子技术在档案管理工作中的作用[J].赤子（上中旬），2015（21）：213.

[3]周茂玉.浅谈电子档案在档案管理中的作用[J].办公室业务，2016（14）：103.

作者简介：

关松，山东省滨州市，滨州市工商业联合会。