广西动物防疫物资信息管理系统的构建与应用

黄张玲，李 军，郑 敏，郑列丰

（广西壮族自治区动物疫病预防控制中心，广西南宁 530001）

畜禽强制免疫是我国重大动物疫病防控中的一项重要措施[1]。目前我国将高致病性禽流感、口蹄疫、小反刍兽疫等3 种动物疫病列入强制免疫计划，在每年的春秋两季进行集中免疫。广西对强制免疫所需要的兽用生物制品（包括疫苗）、消毒药等，实行政府统一采购，无偿调拨，逐级分发。此外，对畜禽标识、应急用尸体袋、防护服等（统称为动物防疫物资）也采取同样的采购、调拨和分发方式。因此大量动物防疫物资的入库、出库、发放、使用等数据的适时管理工作异常繁重；物资从自治区调拨到养殖场（户）和村防疫员，整个流转过程实时监控困难；各层级间物资数据流转断层，物资台帐因手工记录而费时、费力、易出错。

经过多年探索，广西壮族自治区动物疫病预防控制中心建立了“广西壮族自治区动物防疫物资信息管理系统”（以下简称系统），实现了自治区、市、县和乡镇动物防疫物资的四级联网管理，可以实时监控和了解物资在各层级的流转动态，记录入出库和发放数据，自动生成物资台帐，实现数据流转的同步化、标准化和准确化。同时也减轻了基层工作量，提高了工作效率，节约了管理成本，降低了工作中的错误率，从而为管理部门及时了解物资流转动态，制定重大动物疫病防控决策提供了基础数据。

1 系统设计目标

该系统采用B/S 架构设计，搭建一个基于互联网的协同办公和业务处理平台[2]。通过该平台实现自治区和14 个地级市、113 个县（市、区）、1 162 个乡镇（含街道办）物资数据的实时流转。该平台使用工作流技术，自定义物资管理工作的各种流程，通过上下级单位之间的流转，生成各类物资入出库单据，再通过单据的流转，自动生成物资台帐、明细账、流水账、入库汇总、出库汇总、各级单位发放情况和领用情况等各类报表，并对物资现有量和库存物资保质期自动预警，同时利用数据库的综合分析功能，按照多种条件、多种维度，对各个时间段的物资采购、出库、仓储和使用等数据进行同比或环比分析，从而准确、及时地反映出物资的流转动态和使用情况，直观反映动物免疫工作状态和进度，为重大动物疫病防控决策提供基础信息，最大程度地减轻基层工作量，提高物资管理的工作效率，为重大动物疫病防控工作做好后勤保障。

2 系统管理方式

该系统通过设置不同层级用户（制单人和审核人）的不同权限进行工作流管理。制单人为系统基础信息的录入者，通过系统录入物资采购信息后，系统自动生成采购入库单，由审核人审核后生成库存数据，之后通过系统出库流转到市级单位。各级单位的调拨出库单，经过系统流转到下级单位，自动生成下级单位的调拨入库单，经审核后生成库存数据。自治区、市、县三级单位的单据层层流转，最后至乡镇级单位。乡镇级单位为系统的末级用户，其出库单为末级单据，不再流转。

各级单位用户通过用户名和密码登录系统，确认并审核数据，完成系统单据流转后自动生成各类报表。目前，获得授权的单位用户包括自治区和全区14 个地级市、113 个县（市、区）、1 162 个乡镇（含街道办）的动物疫病预防控制机构。

3 系统模块架构及功能分类

系统共分为3 个模块：基础信息、仓库管理、报表查询（图1）。基础信息是系统的中枢，主要功能是管理各层级单位的单位信息、仓库信息、商品信息、安全库存设置；除期初录入和领用单位信息由各级单位自行录入外，其他信息由负责系统运行维护的公司管理和维护，无授权录入端口无法对信息进行修改或增减。仓库管理模块的主要功能是各类单据的录入、生成和流转，包括分配指标计划单、采购入库单、调拨出库单等。全区各级单位用户可通过该模块的端口录入或审核单据信息。报表查询模块的主要功能是汇总物资的使用情况，也就是将入库和出库单据的信息生成各类报表，得出指定时间段内物资的台账、明细账、流水账、各级单位发放情况表和领用情况表，库存现有量、现有量报警和保质期报警等。

3.1 基础信息设置

图1 系统的模块架构

行政区域和单位管理：按照行政区划先后顺序，设置各级单位的上下级归属关系。仓库信息：每个单位对应一个仓库，以仓库来接收和流转物资的入出库信息。商品信息：设置了强制免疫疫苗、常规疫苗、动物标识和应急防护装备几个品类，每个品类下根据物资名称和生产厂家进行编码分类，每个物资对应一个编码，为单据的录入提供基础信息。供应商信息：参照商品信息设置的品类进行分类，每个供应商全称对应一个简称和一个编码，与商品信息组合成一个物资名称，作为单据录入的基础信息。领用单位信息：领用单位是系统单据流转的最末级，用于各级单位做领用出库单的接收对象。期初录入：是系统各单位用户在使用系统之初对仓库实物进行盘点后，录进系统的仓储数据，是系统数据的初始化。安全库存设置：各单位对自己的仓储库存设置一个预警数值，当物资陆续出库，库存达到设置的数值时，系统便会做出预警，提示库存紧张。

3.2 仓库管理设置

分配指标计划单：由于物资是按计划调拨，每年初自治区兽医行政主管部门会下发当年的物资调拨指标数，此数据被直接录入分配指标计划单，当调拨出库的数据大于指标数时，系统会以赤字提示。采购入库单：当年采购的动物防疫物资发货到自治区仓库或各市仓库的，除动物标识（标识的采购入库单由各县级单位录入）以外的其他采购入库单，由自治区级制单人录入。采购入库单是系统流转数据的基础单据，只有完成了采购入库单的录入和审核，物资才会有库存，自治区才能对市级单位进行物资调拨出库。调拨出库单：市县乡三级单位到上级单位领取物资，上级单位开具的单据经过系统流转后，成为下级单位的调拨入库单。调拨入库单：市县乡三级单位到上级单位领取物资，上级单位开具调拨出库单，经过系统流转后生成的单据，其信息无法编辑，经审核后，物资库存才能产生变化。领用出库单：为系统的末级单据，数据无法再次流转，主要是乡镇级用户给村防员或散养户开具的出库单据。另外，规模养殖场直接到县级单位领取物资，县级单位要开具领用出库单。出库申领单：下级单位到上级单位领取物资，必须先在系统填制申领单，上级单位才能在系统中开具调拨出库单，每份申领单和调拨出库单一一对应。入库验收报告：下级单位到上级领取物资入库后，要在系统中填制入库验收报告，否则调拨入库单无法进行数据审核入库，每份入库验收报告和调拨入库单一一对应。同级调拨单：同级单位之间因物资流转而开具的出库单，其单据由物资调出单位开具，经系统流转后成为物资调入单位的调拨入库单。仓库管理模块各单据的流转见图2。

3.3 报表查询设置

通过单据的录入和流转，系统在数据库中生成了各类报表。上级单位可以查看下级单位的报表，广西动物疫病预防控制中心作为整个系统的依托单位，可以对整个系统所有单位的报表进行管理和实时查看，从而能及时掌握和监控物资在各层级单位的流转和使用情况，及时了解全区主要动物疫病免疫工作的开展情况，可随时给上级兽医行政管理部门提供基础数据，使全区动物疫病防控工作计划的制定有据可循。

图2 物资单据的流转

总体来说，报表查询模块的各类报表满足了物资管理工作的要求。物资入出库台账以电子表格形式导出，打印装订后可直接替代之前的手工台帐，不再需要人工记录；入出库流水账、明细账、收发货汇总同样可以电子表格形式导出，打印装订后给财务入会计账，不用再手工做账；各级单位的发放和领用情况表，全面展示了辖区内各时间段各单位的物资发放和领用情况；当日库存现有量直接展现仓库各类物资库存数，足不出户便可掌握物资情况。

4 系统应用

从2012 年的自治区、市、县三级用户到2016年扩增至乡镇用户，实现了自治区、14 个地级市、113 个县（市、区）和1 162 个乡镇（含街道办）的四级动物疫病预防控制机构的联网。

4.1 系统成效

4.1.1 完善了全区动物防疫物资的台账管理 通过单据的录入和流转，系统直接生成台账，样式统一、内容完整、数据准确，省时省力。

4.1.2 促进了全区动物防疫物资仓管工作的规范化管理 系统对录入物资信息的准确性和关联性进行设定，从客观上要求仓管人员必须按规定操作，取得相关资料数据后方可进行单据录入，避免了工作的随意性和盲目性，使工作更严谨、更规范。

4.1.3 降低了物资台账的出错率 传统工作状态下，物资台账采用手工记账，由于数据庞大，不仅效率低，而且经常出现错记或漏记现象，出错率高。使用系统后，系统通过划定各用户的不同权限，实现了多个用户的分权操作。一人负责制单，另一人负责审核单据，二人分持不同的用户名和登录密码，各司其职，各负其责，协同工作。单据必须经过审核后方可进入系统数据库进行流转并最终实现数据的更新，这样的双重把关机制，大大降低了仓库管理中的出错率。据统计，利用手工记账，物资的出库量易计算出错，造成负库存数，每月出库差错率约为0.6%；使用系统后，负库存无法开具出库单，出库差错率降为0。

4.1.4 节省了人力物力，提高了工作效率 根据系统的权限设置，物资从厂家发货到位后，由自治区级制单人在系统填制采购入库单，市县乡三级单位到上级领取物资后，上级单位在系统中填制调拨出库单，单据经系统流转为下级单位的调拨入库单，这样单据的自动流转，减少了下级单位人工二次录入的环节，不仅节省了人力物力，还大大提高了工作效率，同时避免了人工二次录入容易出现的错误。以2017 年和2018 年春防期间（3 6 月）使用系统前后做对比，使用系统前，每张出库单手工录入和审核的时间约为42 s（表1），使用系统后，自治区的调拨出库单经系统流转到市级单位审核保存，数据便自动累加进市级单位库存，市级单位给县级单位发放物资时，只需用鼠标选择发放的物资及相关数量，系统便自动形成出库单，流转到县级，出库和审核的时间减少为20 s，工作效率提高了52.38%（表2）。

4.1.5 提高了管理部门相关数据的提取效率通过系统的报表查询，上级单位只要点击鼠标即可随时查看下级单位物资入库、发放出库和库存结余情况。

4.1.6 实现了物资流转过程的全程监控和实时了解各层级单位可通过单位名称、仓库名称、商品名称等多重条件及指令进行精确或模糊查询，以了解本单位及下层单位物资从采购入库到发放出库，再到使用的全程数据变化，可随时查看物资数据动态，真正实现一键在手，数据全有。

表1 2017 年3 6 月市级动物防疫单位手工录入平均每张物资出库单处理时间

表2 2018 年3 6 月市级动物防疫单位使用系统平均每张物资出库单处理时间

4.1.7 增强了主管部门动物防疫工作决策制定的科学性 通过系统的统计及汇总功能，随时了解各种物资的使用情况，尤其是动物疫苗的使用，可直观反应出动物疫病免疫的开展情况和进度，为全区动物疫病防控的科学决策提供了数据支持。

4.2 问题与建议

系统使用虽取得了成效，但也碰到一些问题：一是乡镇物资发放频次高，单据填制多，签字频繁，系统设计应该一步到位使用电子签名，或者直接与签名板连接使用，这样更省时省力。二是系统中畜禽标识的入库，对于县级来说是重复做工。如果能在构建之初直接与国家动物标识及动物产品追溯系统进行数据对接，从国家系统导入入库信息，然后在本系统进行一二次发放，再将发放信息导回国家系统，那将更加高效。三是系统如能与动物卫生监督机构的电子出证系统结合，将已经出证的标识在一定工作日后自动注销，直接省去了标识的注销环节，这样标识从出厂到发放再到注销，整个环节清晰明了、溯源方便、统计快捷。

5 展望

近年来，随着计算机技术快速发展，物联网、云计算、大数据应用等技术越来越普及，将先进的计算机技术应用于动物疫病防控体系建设管理是大势所趋[3]。如果能结合物联网技术，将动物饲养量及出栏和存栏量整合到系统中，以物资发放信息为引子，结合物资使用情况，融入动物疫苗免疫数据、连接动物疫苗免疫效果检测数据、动物疫苗免疫抗体监测数据，将物资发放和使用、疫病免疫、免疫效果检测和监测串联起来，实现无缝对接，将会大大简化工作流程，提高数据共享率和提取效率，可为动物疫病防控决策提供更全面有效的信息。