关于人社局档案管理工作的实践与认识探讨

孙明阳

摘 要：随着经济社会的快速发展，我国的事业单位也正在向良好的方向发展，而属于事业单位其中之一的人社局也呈现出了良好发展的态势。然而，发展得越好，所暴露出来的问题就越来越多，如何提高档案管理的工作效率和水平，为群众提供高效、优质、便捷的一站式服务，是新时期人社档案工作发展的新理念和新目标。本文将从人社局的现状开始展开讨论，并找到方法顺利解决问题。

关键词：人社局;档案管理;专业素质;信息化;数字化建设

人社局指的就是人力资源和社会保障局，主要就是保障我国人民的各种社会福利，促进我国人民的就业工作，把为人民服务作为宗旨。而其档案管理工作则是进行民生服务的工作重心所在，档案管理主要指的是人事资源的汇总，能够通过该单位联系各个企业，然而问题的暴露直接制约了人社局档案管理工作的有效开展。人社局最重要的职责之一就是要对其众多的档案进行归纳与整理，只有在整理好的基础上，才能够清晰明了地找出问题并为人民更好地排忧解难。而目前来看，对于档案整理这一事情，仍存在着很多的问题，这急需我们能比较准确地找到问题所在并根据问题做出相应的对策。

一、人社局档案管理工作的现状与问题

1.档案管理工作比较分散

由于人社局所要保管的档案非常多，因此档案室的数量十分庞大，并且都分散在不同的地方。由此，而引发出了第一个问题：人社局的档案不能进行集中地统一管理。在查询资料的时候，会显得非常的混乱，没有头绪，使得档案人员无从下手。同时，每一个档案室都配备了电脑、除温机、档案用具等设备，这也便存在着重复管理、重复投资、重复建设等等问题，造成了资源的严重浪费。除此以外，档案室所需要的房间数量特别多，从而导致办公用房有些紧张，人社局有时候甚至需要去外面租赁档案室。

2.档案管理工作尚未进入数字化阶段

当前，基层人社部门档案管理主要还是对纸质实体档案进行整理归档，多为手工检索。在如今，信息化的时代已经到来，伴随着计算机的大面积普及与应用，档案管理也逐渐从以前传统的人工检索演变成现在的计算机检索。但是，目前人社局的档案目录数据库的建设依旧缺乏一个能够统一规范的标准。某些地方的人社局采用的是从市面上买来的办公软件，而有的人社局采用自己开发的软件，不管是哪一种，都没有达到全数字化的管理，这对于使用者来说，非常不利于开展档案查找的工作。

3.档案管理人员专业素质较低

人社局的档案管理工作是一项具有政策性、技术性与专业性的工作，因此，这就要求档案管理人员需要具备良好的专业素质。人社部门，档案管理专职人员较少，从业人员多为兼职，缺乏专业的档案管理经验，制度建设、人才培养等方面明显滞后。一般来说，人社局都会配备专职的档案管理人员与兼职档案管理人员，而兼职档案管理人员在其中占据了很大一部分的比例。然而，兼职档案管理人员只有有限的几个名额，并且对于应对其他的日常事务有些力不从心，并没有足够充足的时间与精力能够仔细地完成档案整理的工作，因此，在档案管理的过程中很容易会出现问题。在大多数的情况下，对于有待整理的资料一般都采取突击的方式，再加上兼职档案管理人员都是实习大学生，档案管理又比较枯燥无聊，工作量又极大，因此归档工作一般都是草草了事，无法保证档案管理的质量。

二、加强档案管理工作的有效措施

1.加强基础设施建设，集中档案的统一管理

整合人社系统各业务经办机构的档案室，按照“统一管理、分类保存”的原则，在县局级层面上建立人社系统标准化档案室，对从业人员、设备、场所等资源进行整合，对所有档案实行统一管理。人社局要重视档案管理这一工作，加大其档案管理工作的宣传力度，让全社会都意识到档案管理的重要性，努力并且积极地争取市委、市政府以及编制部门对档案管理工作的重视，从而市委或市政府就会给予一定的资金以及人力支持，从根本上解决档案管理该工作当中所存在的人员、资金、库房的紧缺问题。与此同时，人社局可以争取成立一个大型的综合档案室，这有利于档案的统一管理，并且也能避免出现重复管理、重复投资、重复建设的现象，杜绝资源浪费的行为。

2.加强数字化建设，实现档案管理资源共享

人社局需要对档案目录数据库的建设建立一个能够统一规范的标准，要加强制度建设，实现档案的规范管理。人社局可以建立一个操作性比较强并且具有科学性的档案管理系统，该系统能够有利于档案的形成、整理、保管与利用等等工作环节的顺利进行，有效地加快档案管理信息化建设的脚步，这离档案管理全数字化的目标又近了一大步。

3.加强培训，提高档案管理人员的专业素质

人社局首先要配备足够的档案管理人员，专门进行档案管理的工作，分工明确。人社局应该定期组织对档案管理人員的培训与学习，让这些档案管理人员能够更好地掌握档案管理所要具备的知识。与此同时，人社局不仅要教会档案管理人员如何开展工作，更重要的是要培养他们的责任意识，让他们清楚地认识到这份工作的重要性，提高档案管理人员的工作热情，端正工作态度，只有这样，才能够提高人社局档案管理的效率。

三、结论

我们要重视人社局的档案管理，经过对人社局档案管理的现状与问题探讨，从而找到了相应的解决办法。只有在完善了人社局的档案管理之后，才能够更好地为人民服务，在人民有问题的时候，及时将档案整理出来，了解情况并做出相应的处理，给人民一个满意的答复。这不仅符合时代发展的必然要求，并且很好地履行了人社局的宗旨，更好地服务于大众。

参考文献：

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