人社局档案管理工作的实践与认识

薛淑佳

摘 要：人社局的档案主要包括政府工作人员的相关资料、各类职业资格证书、社会保险、人事变更及履历等，这些文件档案对促进国家经济的发展和提高国家人力资源管理水平具有非常重要的意义，也是国家实施“人才兴国”战略的必要条件。本文主要从当前人社局档案管理的实际情况出发，结合自己的工作实际，提出一些看法，从而促进我国人社局档案管理工作的进一步完善。

关键词：人社局；档案管理；实践；认识

1 人社局档案管理工作的现状与问题

当前我国正处于经济转型的关键时期，这无疑加大了人社局档案管理工作的难度，特别是经济发展过程中所涉及到的人事流动，因此随着市场经济的进一步发展，现行的人社局档案管理已经不能够跟上市场变化的步伐，具有一定的滞后性，为此，我们必须针对现实中所存在的问题进行认真的思考和分析，并在此基础上提出一些解决问题的对策与建议。

1.档案管理工作比较分散

当前在档案的管理方面，人社局实行的是让各个业务单位自行进行管理，以缓解人社局的管理压力，笔者当前所属的人社局以及下面所属的业务单位共有15个，而且每一个业务单位都涉及到大量的档案，都储存在各自的档案室里面。当然由于每一个业务单位所涉及到了业务性质不一样，因此他们所制定的档案管理制度、管理措施以及管理流程都不一样，各个业务单位之间的独立性比较强，对档案的相互借阅会造成一定的影响，不能从根本上实现档案信息的资源共享，从而影响了档案的使用效率。当然档案管理工作的分散往往也会造成另外一个问题，那就是有些业务单位的档案室由于档案较多而需要两个档案室存放，而有些档案室，由于档案资料较少，其档案室里面空着很多档案柜，没有充分的使用档案室，加大了档案的管理成本。

2. 档案管理工作尚未进入数字化阶段

当前随着我国的计算机应用技术的不断发展，计算机在很多领域开始得到了应用和普及，各种软件管理系统的引入，在很大程度上提高了工作效率和节省了办公时间成本。我们的人社局在档案管理方面也积极地顺应这一趋势，由之前传统的手工检索发展到现如今的计算机辅助检索，在很大程度上为我们的档案管理工作提供了很大的便利，也减少在管理过程中出现的人为失误现象，但是纵观人社局的档案管理工作，在档案目录的建设方面，并没有一个统一的标准来进行规范和引导，很多档案在通过计算机进行检索，找到相关目录后，还要去档案室去寻找相关的档案，这无疑加大了档案的寻找难度，也不利于档案的利用，虽然有些人社局已经通过内部研究开发了数字化的软件，但是完全进入数字化阶段尚未真正开始。

3. 档案管理人员专业素质较低

一般而言，人社局的档案管理工作具有较强的政策性，也需要专业性的技术人才对其进行管理工作，这样才能够提高档案工作的管理效率。从前的情况来看，笔者所属的人社局很多档案管理人员主要是以兼职的身份去从事的，对于局一级的人社局，涉及到的档案管理人员总共有20名，其中专职的档案管理人员总共才有2名，兼职档案管理人员有18名之多。这些兼职人员还有一部分是刚刚进来进行实习的高校毕业生，目前还处在学习阶段，而且很多兼职人员在人社局里面还有其他的工作需要做，因此根本无暇来照顾到档案室的管理工作，再加上这些兼职人员并没有接受专业的档案管理培训，对于一些档案的管理方法和管理机制还是存在一定的欠缺，这无疑给我们的档案管理工作带来了很大的困扰，还有一些档案管理人員的责任心较差，只是将日常的工作当作一种应付，并没有全身心的投入到工作当中。因此，提高当前档案管理人员的专业素质，是我国人社局应对档案管理问题亟待解决的问题之一。

2 加强档案管理工作的有效措施

加强档案的管理工作是一项系统的工程，需要做多方面的工作才能够有效的加以应对，针对上述存在的问题，我们提出了如下几点建议：

1.加强基础设施建设，集中档案的统一管理

重视档案管理工作，加大投入，适当的改善档案室里面的基础设施情况，改善档案的保存条件，这是做好档案管理的基础工作，如此同时我们也需要根据现实的情况需要，适当的增设档案室的档案柜，对于同一机构的档案要实行集中统一管理，并在每一个档案柜上标明每一个业务单位的名称，档案编号以及档案所包含的内容，这样查找起来就会变得相当的方便，此外，对于不同业务单位性质档案的，我们要及时做好档案的隔离工作，防止混淆。

2. 加强数字化建设，实现档案管理资源共享

在计算机应用技术得到普及之前，档案的管理工作主要是依靠人工，人工管理档案不仅会降低管理工作的效率，而且还容易造成错误的出现，因此在计算机普遍运行的今天，由于当担信息资源量比较大，因此我们应该充分利用这一技术特点，在档案管理工作中实施数字化建设，充分借鉴其他发达城市的数字化建设工作，增进各业务单位关于档案的利用率，实现档案信息资源的有效共享。

3.加强培训，提高档案管理人员的专业素质

档案管理人员的专业素质是档案管理人员的基本工作，提高档案管理人员的素质对加强档案管理的各方面建设有着非常重要的意义，首先需要结合本单位档案管理员的知识结构和管理工作中欠缺进行有针对性的培训；其次在招聘档案管理人员的过程中要招聘那些专业对口的人员，特别是那些在本单位有过档案管理实习经验的毕业生；最后对档案管理方法上也要进行有系统性的培训，特别是档案的信息化技术管理方面。

3 结语

通过前文所述，基于档案管理工作的重要性，无论是领导层还是基础员工，档案管理工作应该得到全员的支持和重视，这毕竟事关我国的重要战略的实施。当然由于种种原因，我国人社局的档案管理工作还是存在着诸多问题，例如档案管理工作比较分散、档案管理工作尚未进入数字化阶段以及档案管理人员专业素质较低等问题，因此我们必须在此基础上，加强档案的集中统一管理和强数字化建设，实现档案管理资源共享，并针对档案管理人员进行专业知识的培训。当然档案管理工作也要结合时代发展的特点，适当的采用现代技术手段对其进行改进，从而更好地完善和发展我国的档案管理工作。

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