试论提高事业单位档案资料利用率的途径

赵金华

摘 要：事业单位的日常管理及运行必然会产生诸多种类的文档，而做好对这些文档的保存与利用，对维护事业单位日常工作顺利开展有着极其重要的作用。基于如今正值数字化的时代，事业单位的档案保管及利用工作应当积极应用时代先进的数字化技术，如此才能在提高事业单位的工作效率，同时促进其社会服务水平的进一步优化。本文在研究的过程中通过深入论述提高事业单位档案资料利用率的途径，旨在让事业单位档案资料的价值能够充分凸显出来。

关键词：事业单位；档案资料；利用率

档案作为记录事业单位各项活动及行为的载体，其中所蕴含的信息资源必然也十分丰富，故加强对档案资料的利用率，将是实现档案服务价值的重要手段。然而，就目前事业单位在档案管理的工作现状上来看，“轻开发、重保管”的思想普遍存在，极大地限制了事业单位档案作用的充分发挥。对此，在这信息数字化时代，事业单位的综合档案室亦要充分联系现代先进的信息技术来加强开发并利用好档案资料，为单位制定各项发展决策提供依据，切实维护单位的良好发

展[1]。

1 加大档案宣传力度，深化开发利用意识

为切实促进事业单位档案信息资源的开发及利用，必然要得到全社会成员的支持与参与。而要切实达成以上目标，关键便是要以多样化的形式以及联系多种渠道来对档案管理工作进行宣传，让全社会民众均意识到使用档案信息资源的重要性，只有这样，才能切实提升全社会的档案利用意识。当然，在呼吁全社会加强对档案信息资源利用的同时，事业单位需积极对与档案信息资源相关的法律法规知识予以大力宣传。除此之外，最重要的一点还在于，事业单位在开发并利用档案信息资源时，将部分馆藏档案信息主动介绍给民众，并积极宣传档案于经济以及社会发展中的价值与作用，才能为事业单位开发并利用好档案信息资源创造出良好的外部环境，进而切实维护事业单位档案管理工作的有序开展。

2 丰富馆室藏档案的内容和结构，合理拓展档案利用范围

鉴于事业单位档案中有着丰富的科研、社会管理以及教学等价值，故也能同时为科研、社会政策研究、教育等机构提供极其丰富的信息获取渠道，以此将能让更多人对事业单位档案的重要性产生足够的认知。例如，在学校不断发展的过程中，学校在制定相关管理措施的过程中，教师在教学管理工作中，以学校档案资料作为依据，为提升学校的整个教育教学发展水平起到较强的支撑作用[2]。

不断丰富馆室藏档案的内容和结构。就档案的开发及利用而言，充实的馆藏档案当是此工作最重要的先决条件。若馆藏资源本身较为寡薄，则必然难以发挥好档案的服务功能。当然，丰富的馆藏也并非及时指数量方面的增加，若馆藏本身的质量不高，则再多的数量也没有任何的利用价值。因此，事业单位在收集档案过程中，需务必将目光对准散存于单位或个人手中的有价值档案，并在不断搜集新的档案同时注重对馆藏内容与结构的合理优化，为后续的开发及利用服务奠定良好基础。

3 夯实开发利用基础，加强信息资源建设

针对事业单位档案信息资源的开发及利用，其必然是以海量的信息资源为基础。对此，事业单位无论领导或普通职员，其均需将档案信息资源建设工作视作日常工作的头号任务，以最大限度的对工作乃至整个社会中有价值的信息资源予以深度挖掘。当然，就档案收集工作而言，其亦是事业单位开发并利用好档案信息资源的重要前提。对此，档案资源务必就档案征集与接收的范围予以最大限度的拓宽，为后续的深度开发及利用夯实基础。

随着数字技术的不断进步，各行各业也均以注重数字化技术的引进。对此，事业单位综合档案室在搜集档案信息资源过程中，亦可基于数字化的技术手段，一来可实现档案信息资源开发及利用过程的全程现代化；二来基于不同载体与不同表现施行的档案信息，再将之以计算机录入、扫描等手段转化为数字信息后，还能实现档案信息资源自动化管理及传输的目的。当然，这便需要事业单位的综合档案室积极致力于建设拥有较高管理效率的全文数据库网络管理系统，并做到对网上档案资源信息的开发与利用，为当代民众提供全方位的信息资源服务[3]。

傳统的事业单位档案资料管理，因其均是纸质的材料，故而对档案管理人员而言，无论是针对档案的查阅或检索，均以一件及其繁琐之事。对此，为有效解决这样的档案利用矛盾，我们更应基于大数据的视野来充分发挥信息化管理技术的优势。当然，针对信息化管理技术的运用，事业单位必须遵循诸如《档案保管制度》《档案利用制度》《立卷归档制度》《档案保密制度》《档案员岗位责任制》等制度的相关要求，一方面要对信息资源的开放程度予以有效拓宽，另一方面则是要对馆藏档案资料的内容及结构予以不断完善，最大限度满足民众的利用需求，继而维护事业单位档案管理工作的有序开展。

4 提高档案管理员专业素质，强化开发利用能力

档案管理人员的个人素质亦是提高开发利用效率的关键。事业单位在完善自身的档案管理信息化建设同时，应对档案管理人员的队伍配备给予高度重视，结合档案管理的实际需求来选择与之相契合的档案管理方式，才有助于增强单位档案的可操作性。提高档案管理人员的专业素质，一是事业单位应尽量引进和配备档案专业人才对档案进行管理；二是事业单位应定期对档案管理专兼职人员进行专业化培训，提高档案管理人员的理论水平和业务水平；三是事业单位应对档案管理的相关人员提出严格要求，为用户提供多层次、多渠道的信息服务，才能促进事业单位档案管理的传统服务方式的有效改变，进而保证理想的开发及利用效率。

5 优化服务方式，提高开发利用效率

因现代管理理念的不断更新，使得档案管理的受重视程度也越来越高。而相对于传统中保管的管理模式，现代信息化管理模式无论是在管理或是利用方面均是传统管理模式所无法比拟的。因此，为切实促进档案管理工作的多元化发展，相关部门和单位必然要对信息技术在档案管理工作中的合理运用给予高度重视。通过优化服务方式来提高档案资料的开发利用效率。同时，为切实提升事业单位的档案信息资源开发及利用效率，则需要加快事业单位档案的信息化发展进程，而事业单位的档案管理信息化发展又离不开相关基础设施的建设。

总之，随着事业单位档案资料的数量不断增加，传统的档案管理方法严重影响了档案资料的利用效率。因此，事业单位在档案管理过程中，需要采取多元化的策略来保证档案资料的管理水平，保证档案资料的完整性，以便为档案资料的开发和利用奠定坚实的基础。档案管理是事业单位管理过程中非常重要的组成部分，其管理效率的高低直接影响着事业单位运行过程发展的水平，所以需要加大对事业单位档案资料的开发利用力度，完善事业单位档案信息管理策略，以便能够最大限度提升事业单位档案管理的水平。

参考文献

[1]黎海容.浅谈提高机关事业单位档案管理的信息化水平[J].办公室业务，2018（05）：98-99.

[2]陈玥彤.事业单位档案管理中现代化方式的利用浅谈[J].办公室业务，2017（24）：119-120.

[3]李晗.事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].科技展望，2017（2）：78-79.