基于ERP系统环境的制造企业存货控制探究——以江苏LBT公司为例

陈丽红

一、引言

ERP 系统是指建立在信息技术基础上，在全公司范围内应用的、信息高度集成的系统。ERP 流程设置的过程就是对公司内部业务流程和管理过程进行优化，把各职能部门的职责在ERP 系统中串联，使得采购、物资、财务、生产、销售等各部门的资源整合统一，实现信息内部共享，同时，明确各部门的职责，使业务流程能够有效快捷的执行，企业的内部控制体系能够实时反映运营状况。

在江苏LBT 企业中，管理主要包括三个方面，生产计划、物资管理、财务管理。这三个方面互相之间交错相连，环环相扣，通过ERP 系统能够较好的结合在一起，实现物流与资金流的同步管理。同时，为了使生产计划、物资管理、财务管理都在整个ERP 业务流程中实现，必须要求在每个流程业务处理过程中最大限度地发挥每个员工的工作潜能与责任心，发挥每个员工的主观能动性，实现企业扁平化管理。

二、江苏LBT 公司ERP 系统环境下存货管理的特点

ERP 存货核算的目的是以信息化的手段管物，促进存货成本的降低，增强企业的运营效率，提升企业的盈利水平。ERP 系统为所有部门构筑了一个基于ERP 统一运行的平台，促进企业对存货的管理，主要体现在以下几个方面：

（一）集成所有供应商、业主的订单信息

企业所有的业务统一在单一软件系统，使得企业能实现在同一时刻、不同地点对订单的管理追踪、协调生产、物资。

（二）标准化存货代码使得每一种存货的物料代码唯一

每个物料代码只需唯一的一次输入，且规格、型号、计量单位一致。物料代码一经录入就能被引用，并且一旦被维护录入就不能随意修改，每次修改就会留下记录。

（三）降低库存

ERP 使得库存处于实时动态下，使得业务处理流程可视化。这能减少企业材料库存、在产品库存。可按交货日期进行生产安排。

（四）财务信息集成。实施ERP 的企业，由于每个人都在使用同一套系统，财务信息可以从前端业务模块传至财务模块，使得各项信息能有效的追溯。

三、江苏LBT公司实施ERP存货控制存在的问题分析

江苏LBT 公司主要从事管道制品、钢构件、机械设备的生产、加工、销售、安装服务，工业装备模块化工程技术研发，ASM 容器设计等相关领域的技术开发。目前ERP 系统下存货管理控制系统主要存在以下问题：

（一）ERP 数据录入流程混乱，物料代码设置时单位不精确，导致存货价格波动大

当同一物料从不同供应商采购时，由于设置物料代码时计量单位未精准，而各供应商的包装规格不一致，导致存货的单价存在偏差。

1.物资需求申请。物资需求申请是供应链系统中的第一张单据，由生产部根据生产计划提出物资需求，技术人员在ERP 系统中生成物资需求申请单，物资需求申请填写是引用系统设定的物料代码，根据系统中的计量单位匹配生产需求填写数量。如是新增物料则由技术人员新增物料代码。物资需求申请单经部门负责人审批后流转至物资部。

2.请购单。物资部引用物资需求申请做库存平衡确定是否形成请购单。请购单经物资部经理审批后流转至采购部。

3.采购订单。采购部在合格供应商名单中通过询比价最终确定供应商，通过合同评审程序形成采购合同，经办人员引用请购单生成采购订单，经部门经理审批后生效。

（二）ERP 单据审批流程不严谨，合格数与入库实收数量不符，出库类型与项目不符

操作人员不谨慎维护数据等原因导致到货单中的合格数量不等于库存采购入库单实收数量，导致月末ERP入库与实物入库数量不符。同时，出库类型不匹配项目，导致成本归集不准确。

1.到货单。采购部门引用采购订单及供货时间及时生成到货单。物资部确认外观及数量后移交质检部，并填写到货单中的实收数量。质检部根据到货单逐一比较所有物资与到货单的要求是否相符，并检验货物质量及检查货物相关资料是否齐全等，根据检验情况在到货单中填写合格数并签字确认，系统自动生成库存采购入库单。

2.库存采购入库单。库存采购入库单的实收数量取到货单中的实收数量。物资部根据到货单合格数清点物资入库并在ERP 系统中签字确认，ERP 系统根据签字后的库存采购入库单自动生成采购入库单。

3.采购入库单。月末财务部根据采购入库单进行账务处理,并同入库单汇总表核查。

4.出库申请单。生产领料由计划部根据物资需求申请单填写出库申请单，出库申请单需填写出库类型，产品编码、产品对应的项目名称。经部门负责人审批流转至物资部。

5.库存材料出库单。物资部引用出库申请单生成库存材料出库单并进行实物发料，经领料人员在纸质库存出库单上签字确认后在ERP 系统中对库存材料出库单进行签字，签字后系统自动生成材料出库单。

6.材料出库单。ERP 系统中存货核算模块根据材料出库单与设置好的存货计价方式核算成本并自动生成凭证，财务根据材料出库汇总表审核凭证。

（三）库存管理业务不统一，ERP 系统中产品未出库、实物已出厂

ERP 系统中产品出库与实物出厂未关联，导致月末财务根据关务、质检等部门提供的资料确认产品出库而ERP 系统中还未出库。

1.销售合同。销售合同的签署是整个销售与收款循环的起点。根据销售合同信息（包含合同执行时间、收款协议等）录入ERP 系统形成ERP 销售合同。

2.销售订单。商务部根据销售合同的交货时间分解生成销售订单，同时下任务单至各职能部门。

3.发货单。商务部根据交货日期在ERP 系统中引用销售订单生成发货单，经审批的发货单流转至物资部。

4.销售出库单。发货单经物资部负责人审核后生成销售出库单并签字确认。

5.销售成本结转单。ERP 系统中存货核算模块根据销售成本结转单与设置好的存货计价方式核算成本并自动生成凭证。

（四）物资管理制度不完善，ERP 存货出库的货位与实物出库的货位不符

公司在设置物料代码时设置了货位、项目属性，材料在ERP 入库时需赋予货位与项目号。物资部在实物管理过程中对货位的设置与安排、物料的摆放规划需考虑便利的同时需与ERP 的入库属性一致。因项目属性的存在，使得同一物料存在于不同货位。当实物货位标识不清时，实物A 项目的物料在ERP 中材料出库至B 项目，造成A 项目领用材料时找不到实物。

四、企业ERP 系统环境中完善存货控制的对策

（一）完善ERP 数据录入流程

完善ERP 系统已有物料代码基础信息的设置，同时对于新增物料代码会同采购、生产、物资、技术部对信息准确定位并形成物料代码清单，由技术部专人对物料库存信息进行专人统一编写物料代码。

（二）完善ERP 单据审批流程

财务部通过不定期的交流探讨学习会方式，宣贯财务会计模块的数据如何从供应链数据取数，使得各部门明确知晓各单据、单据间数据的逻辑关系。同时增加部门责任人审核，加强后续工序人员对前端数据的审核，最终减少传至财务模块的错误单据量。

开发系统增加到货单与库存采购入库单的数据逻辑认证，达到从源头解决问题的目的。

商务部发布的任务单信息明确：如，工作令号，项目名称、产品编号、交货日期、交货方式、确认收入方式等，计划部根据指令单上的确认收入方式来判断选择哪种出库类型，并选择与项目名称匹配的产品编码。物资部根据指令单审核出库申请单信息，确保正确的信息单据传至财务会计模块，从而保证成本归集正确。

（三）完善库存管理业务流程

物资部在收到ERP 系统的发货单后，确认该产品已完成ERP 出库手续后方可审批ERP 系统中的发货单，关务部根据审核后的发货单进行生成放行单。实物出门前物资部需会同质检部、关务部、总经部联合检查，参与人员需在放行单上签名确认。门卫需见到4 部门会签的放行单才可放行。

（四）结合管理需求，完善物资管理制度

增加清晰的货位标识，并且实物货位标识与ERP 货位一致。用ERP 的盘点单按货位进行盘点，盘点单由物资部、参与监盘的财务人员共同签字确认，并交由分管领导审核。

ERP 系统供应链模块的盘点功能，提供多种盘点方式选择，可按类别、货位进行盘点。盘点时用系统中的盘点功能打印相应的单据，按货位进行盘存，以便定期检查账与物一致。