办公室精细化行政管理的有效措施

对外经济贸易大学国际经济研究院 柴琳琳

“精细化”管理不仅是现代管理的最新风向标，同时它也是未来办公室行政管理工作的终极发展目标，其特点主要是通过科学、有效的管理作为执行依据，通过准确、严格、精细的管理来最大程度上节约成本，这种管理还能够全面提升企业管理的水平与效率。在市场经济全面快速发展的今天，企业在经营与发展的过程中，面临着激烈的竞争，企业若想实现长效可持续发展，必须注重企业管理质量，优化企业管理成效。办公室行政管理是企业管理的基础，只有实行精细化管理，才能从源头上优化企业管理成效，确保企业各个部门衔接有序，推动企业健康可持续发展。

1 办公室精细化行政管理的重要作用

在市场经济全面快速发展的今天，企业在经营与发展过程中面临着日益严峻的竞争和挑战，企业若想优化管理效益，实现健康可持续发展，必须注重提升内部管理成效。办公室行政管理是企业各项管理的基础，发挥着承上启下的关键作用，同时也是各个部门衔接有序的关键。在新经济形势下，全面推动办公室精细化行政管理具有非常关键的作用。一方面，科学的办公室精细化行政管理，能够在很大程度上优化企业内部管理效益，确保企业内部各项资源安排有序，合理控制，从而推动企业实现集约高效发展，为企业长效可持续发展打下夯实的根基。另一方面，科学的办公室精细化行政管理是构建现代企业制度的必然途径。企业在快速发展的过程中，面临着广泛的发展机遇，同时也面临着激烈的挑战。企业若想始终保持核心竞争力，企业若想达到预期管控目标，必须构建现代企业制度。精细化办公室行政管理是现代企业制度的核心要义，企业必须顺势而为，全面结合企业自身需求来构建办公室精细化行政管理举措，以便整体提升企业管理成效。

2 办公室精细化行政管理的主要思路

办公室是企业的核心部门，实现办公室精细化行政管理，将直接关系着企业的管理成效，也关系着企业的发展质量。现代企业办公室行政管理“精细化”的提出，不仅为日后行政管理的具体目标进行了鲜明引导，同时也为降低企业运营成本、提高整体管理水平提供了基础保障，可以说是整个企业高层管理人员在现阶段的企业管理过程中最想实现的目的。在新经济形势下，企业在实行办公室精细化行政管理的过程中，应该明确主要思路，以便科学有序地提升管理质量。

2.1 实现管理目标的量化与细化

在企业经营与发展实践过程中，优化管理成效，提升管理质量，必须注重管理目标的精细化。在企业办公室精细化行政管理中，明确管理目标，细化管理目标是前提条件。在市场经济全面快速发展的今天，企业在办公室管理过程中，往往并没有设立科学明确的管理目标，也没有构建相应的管理制度，这就使得办公室管理处于模棱两可的状态。企业对于办公室管理的举措，一般为绩效考核或者出勤考评等方面，并没有太过细化的管理目标。因此，在新经济形势下，推动办公室精细化行政管理，企业应该在管理目标的设定过程中，确保各个部门的精细化。企业应该设定总体的管理目标，在总目标的引导下来实现管理目标的细化，在总目标的指导下来明确各个人员的具体工作职责，只有这样层层保障，只有这样科学统一，才能真正提升办公室行政精细化管理的整体水平。

2.2 实现行政管理标准化与流程化

在新经济形势下，优化企业行政管理水平，提升企业行政管理质量，真正践行办公室精细化行政管理，还应该实行行政管理的标准化与流程化。一直以来，企业在办公室行政管理中，并没有一套完整规范、标准统一的管理流程，往往只是通过一套管理制度来进行僵硬化的管理，这在很大程度上影响着企业行政管理的整体水平与质量。因此，实行办公室精细化行政管理，必须构建标准化、规范化、流程化的管理体系，以便真正指导企业管理实践。所谓的标准化、流程化管理，就是企业在进行办公室行政管理中，必须将每一项任务进行细化分解，同时再结合其发展规律与发展情况来安排具体的工作顺序。标准化则指的是在传统的流程化管理环节，对常规的工作进行梳理，通过设立合理、科学、缜密的管理工作来建立工作标准。同时，在衡量员工的工作成绩时，也以一定的标准来进行评价。

2.3 实现办公室行政管理的协同高效化

在企业办公室精细化行政管理实践中，实现精细化管理的目标，优化精细化管理的成效，仅仅依靠行政办公室显然是远远不够的，必须协调多个部门的配合与支持，只有这样才能整体提升管理效益，也才能真正推动企业稳定有序发展。比如办公室出台在企业内营造学习雷锋精神的创文明活动，企业制定活动方案，需要各个部门在收到方案后进行答复，同时也需要后勤部门给予相应的配合与支持。因此，实现办公室精细化行政管理，必须立足于本企业，必须立足于全体员工以及所有部门，只有真正形成合力，只有真正集中成效，才能从根本上提升办公室精细化行政管理的整体水平。

3 推进办公室精细化行政管理的科学措施

在市场经济全面快速发展的今天，企业若想全面优化核心竞争力，企业若想提升自身发展成效，形成内部合力以及节约高效发展，必须注重运用科学有效的措施来推进办公室精细化行政管理。

3.1 营造良好企业文化氛围，全面灌输细节意识

在企业办公室精细化行政管理中，有效提升精细化行政管理成效，需要营造良好的企业氛围，同时在企业内部全面渗透细节意识，引导企业员工关注细节，注重细节，不放过一丝一毫的细节，从小处着手来整体优化管理效益，切实实现管理目标。一方面，企业要注重营造良好的企业文化氛围。企业文化是企业发展的软实力，科学的企业文化能够发挥潜移默化的影响和促进作用，同时也能够在员工内部形成良性的机制。比如企业通过张贴相关标语或者开展文化活动等，能够在员工内部营造学习氛围，能够在员工内部形成激励机制。再比如企业在文化活动的开展过程中，选择优秀员工来发挥表率作用，着重彰显他们的精细化管理方法或者措施，以此来影响其他员工。另一方面，实现办公室精细化行政管理，企业还应该全面灌输细节意识。正所谓“细节决定成败”，企业要在办公室行政管理中，将细节意识作为主体意识给予科学的灌输与渗透，以便引导全体员工严格按照规章制度办事，严格按照细节要求工作。

3.2 提升员工专业素养，加强人员培训教育

在企业办公室精细化行政管理实践中，真正提升管理水平，全面优化管理成效，企业还应该注重提升员工专业素养，全面加强人员培训教育。精细化管理的稳步实施，离不开高素质的专业人员，离不开业务能力强的专业骨干，若企业员工的整体素质不高，或者他们缺乏必要的文化素质，势必难以认同精细化管理理念，也难以在工作实践中进行相应的创新与发展。一方面，企业在实施精细化管理的实践过程中，应该注重提升员工的专业素养。企业要适当提高入职门槛，筛选高素质的专业人才，同时加强人才的优胜劣汰。企业对于无法胜任工作岗位的人，要及时进行调岗处理或者淘汰出局。对于那些专业素养高、工作能力强的人，企业要给予相应的鼓励，以便激励其他员工向优秀学习。另一方面，企业要加强对内部人员的培训与教育。企业应该落实常态化的学习培训机制，将员工培训作为一种福利真正回报给所有员工，确保员工能够与企业共同成长，全面激发他们的企业主人翁意识，继而引导全体人员爱岗敬业、认真履职。

3.3 构建完善科学的管理制度，形成完整的业务流程

在企业办公室精细化行政管理实践中，优化管理质量，明确管理目标，企业必须构建完善科学的管理制度，同时将企业内部所有业务统筹结合起来，形成完整一体化的业务流程。一方面，企业应该结合自身管理实践以及管理特点等，构建科学全面的管理制度，以便为办公室精细化行政管理的开展提供科学的制度保障。企业要确保制度张贴上墙，引导企业各个部门以及全体人员真正深谙制度内容，严格按照规章制度办事。同时，企业还应该构建办公室精细化管理制度的保障措施，如制度执行不到位的惩罚措施，制度考评不合格的惩戒方法等。另一方面，企业在办公室精细化行政管理实践中，还应该形成完整的业务流程。精细化行政管理并不是一句口号，而需要全面贯彻落实在具体行动中，企业只有明确业务流程，细化业务流程，确保业务流程有序运转，才能从根本上来提升办公室精细化行政管理的整体水平，也才能全面促进企业的健康可持续发展。

3.4 完善精细化管理评价体系，运用科学有效管理方法

在企业经营与发展实践过程中，全面提升办公室精细化行政管理成效，切实提升办公室精细化行政管理水平，确保办公室精细化行政管理机制真正落到实处，企业还需要完善精细化管理评价体系，同时辅之以科学的行政管理方法。一方面，企业应该构建完善的管理评价体系，结合企业办公室精细化行政管理的开展情况等给予相应的绩效考核以及周期评估，如重点评价企业办公室与业务部门的沟通连洽情况，确保企业出台的各类文件或者方案，通过行政办公室真正传达至企业。若企业行政管理办公室与业务部门之间出现沟通不紧密或者传达不通畅，企业应该追求相关负责人的责任，同时构建整改清单，督促他们限期进行整改。另一方面，企业还应该不断创新精细化管理办法。如企业通过利用信息技术手段来实施精细化管理，将所有部门纳入计算机管理系统中，通过共享、互传等方式来整体提升精细化管理水平。

4 结语

在市场经济全面快速发展的今天，企业在经营与发展过程中，必须实施科学的办公室精细化行政管理，明确管理目标，优化管理流程，践行管理办法，从全局出发，从细节着手，整体提升办公室精细化行政管理的整体水平与质量。