行政事业单位实物资产管理问题及对策研究

戚传云

一、引言

《政府会计准则—基本准则》中对行政事业单位控制的资产给予了明确定义，其中非货币性实物资产是国有资产的重要组成部分，既包括了在开展业务活动中经常耗用流动性较强、耗用量大、且较零散不宜于集中管理的资产，也包括了具有固定资产性质的资产，这些实物资产是政府主体生产提供公共产品及服务的物质基础和保障，目的是满足其履行职责和进行社会管理的需要。在日常使用过程中如忽视其管理，将会影响行政事业单位职能正常发挥。保障实物资产的安全和完整，防止实物资产浪费、流失是资产管理工作中的一项基本任务。

二、行政事业单位实物资产管理的意义

实物资产在行政事业单位总资产中占有较大比重，对单位发展和各项工作的开展现实意义重大。

1.利于社会公共资源优化配置，确保在不影响正常工作的前提下，使实物资产利用率达到最大化。

2.利于行政事业单位资产管理绩效评价，利于资产配置结构优化，避免实物资产闲置浪费和重复采购，节约了财政资金，降低行政运行成本，对实物资产的合理使用得到完善。

3.利于防范行政腐败行为。提高行政事业单位实物资产的日常管理水平，能够从采购、保管、使用、处置环节对实物资产的管好、用好起到监督作用。

三、行政事业单位实物资产管理存在的问题

（一）实物资产家底不清，造成账实不符

1.存在实物资产账面上有记录，清点时没有该资产的现象，多为实物资产耗用管理方面出现问题。日常耗用的实物资产，由于达不到固定资产的标准，且购入时随需而购，造成耗用时没有及时进行支出核算；某些专用设备如便携式笔记本、软件等，由使用者长期保管使用，使用过程中因工作需要可能被多次转手，造成实物丢失；在实物资产发生毁损、报废时没有及时进行核销，财务核算滞后。

2.存在实物资产清点时有资产，账面上没有该资产记录，多为实物资产会计确认入账出现问题。对取得固定资产入账不及时，如出现需安装调试的设备时，虽然已经达到预计可使用状态，但由于相关确认记录资料未及时传达至财务，没有及时入账；甚至对调入、捐赠等实物资产不进行会计核算。

（二）实物资产管理意识淡薄，内部控制制度不健全

行政事业单位的实物资产来源于国家财政性资金或国家调配，或者接受捐赠而得，单位领导层对实物资产管理意识、成本效益意识淡薄；实物资产管理内控制度不健全，造成实物资产管理与财务管理脱节，二者之间缺乏相互牵制制度；对资产使用部门已经将其报废，财务部门未及时办理减资及账务处理，致使会计信息失真。

（三）实物资产日常管理不规范，使得实物资产浪费、毁损现象不断发生

在实物资产的日常管理中，单位的采购制度建立不完善，随意性大，尤其是日常办公耗材的采购，使用量大且用途分散，缺少登记、领用制度，出现重复购置，形成浪费。

由于办公用用品、设备叠代更新加速，技术进步造成了部分实物资产越来越便于携带，原有的“固定资产卡片”式管理已不适用；对于捐赠、无偿调入的实物资产，由于实物资产管理接收手续不规范，受赠人责任意识缺失，这部分实物资产游离于日常管理之外，造成毁损。

（四）期末清查制度执行不严格，使实物资产中存在的问题发现、解决滞后

实物资产期末盘点清查制度，在实际执行过程中不能够做到对实物资产进行定期盘点，盘点间断和滞后造成实物资产在使用过程中出现已失去使用价值的资产仍在被使用，甚至有些实物资产因损而无了，类似这样问题难以及时发现，造成处理问题时间滞后，难以保证实物资产安全完整。

四、提升行政事业单位实物资产管理水平的对策

（一）切实做好实物资产配置与政府采购预算相结合

首先应做好期末实物资产清查工作，在摸清家底彻底掌握状况基础上，对实物资产的配置进行采购预算，从源头上做好实物资产的管理。

1.加强预算法、政府采购法等相关法律、法规学习，增强对资产管理与采购预算管理相结合的意识。转变“重资金申请轻实物管理”的错误思想观念和工作态度，在对实物资产管理和采购预算管理进行工作安排时，从采购预算做起。对实物资产的配置进行详细分析，盘活存量实物资产，严格增量配置，统筹安排，制定采购预算，避免在预算年度中出现随意性，提高实物资产配置科学化、法制化程度。

2.做好实物资产政府采购预算的执行工作。预算年度应严格执行政府采购计划，按照采购预算规定支出使用资金，对于无预算、无采购计划、超预算、超计划的资产配置不予以办理，对于擅自改变采购支出用途，扩大采购支出范围、提高支出标准的不办理。

（二）切实做好实物资产管理与财务管理相结合

《政府会计制度》对实物资产的财务管理做出明确的相关规定，为适应权责发生制政府综合财务报告制度改革需要，规范行政事业单位实物资产会计核算，提高会计信息质量，分别出台了《政府会计准则第1 号—存货》、《政府会计准则第3 号—固定资产》，为实物资产管理提供了坚实的法律基础。在实物资产财务管理中，会计人员以准则为依据，对实物资产进行确认、记录和报告。

1.实物资产取得时，按照准则确认标准严格区分实物类别，对资产取得方式的不同分别进行资产初始确认计量，进行入账管理。对于在实物资产管理中容易出现“账外资产”的捐赠、无偿调入资产，准则也予以明确：捐赠资产成本可以按照有关凭据注明的金额加上相关税费、运输费等确定；无偿调入资产按照调出方账面价值加上相关税费、运输费等确定；在实际取得资产并办妥相关手续时公允价值不能可靠计量的，按照名义金额（1 元人民币）计量。这些相关规定对容易成为账外实物资产的情形进行了规范，为区分实物类型、财务初始管理奠定了基础，为后续管理提供了可靠依据。

2.实物资产日常管理和财务管理相结合。在设立“库存物品”科目进行财务核算的同时，根据实物资产的特点建立领用登记制度，由专人负责，实行精细化管理，注明物品的种类、规格、保管地点，采购、使用时间，使用场所环境，利于掌握物品使用状况，及时进行“在库”、“在用”、“摊销”等财务处理。对于类固定资产的实物资产应设立“固定资产”进行财务核算，除在原有卡片式登记资产管理基础上，对价值高体积小的资产如成批购进的移动硬盘、软件、微型专用设备等，进行“实物验存”检查或抽查，以核查资产存在、使用状况，及对资产的安全、完整进行检查，以利于账物相符的动态管理。

（三）切实做好实物资产管理与内部控制制度相结合

实物资产管理不能仅依赖于各项管理方式方法，更需要进行制度化、常态化控制管理。

1.建立健全实物资产内部控制制度体系。根据《行政事业单位内部控制规范（试行）》及相关存货、固定资产管理办法，结合单位自身社会服务特点，设置专门实物资产管理部门，配备专业人员，制定并不断完善实物资产内部控制制度体系，对实物资产的配置、使用、处理每一个环节进行全流程覆盖管理，并在每个环节中明确责任追究、奖惩条款，并对责任人进行绩效考核管理。

2.加强内部控制制度的执行，建立问责、监督约束机制。通过责任追究制度设立，根据各管理环节责任人承担相应责任大小、考核结果，落实相应奖惩措施和责任追究，促使工作人员树立实物资产管理人人有责的意识。同时加大内部审计力度，对实物资产管理者、使用者进行监督，确保资产信息真实性，对资产内部控制制度执行情况进行分析和研究，提出合理修正建议，确保实物资产管理制度始终适应单位正常发挥职能的需要，符合单位资产管理科学目标。

（四）切实做好实物资产管理与信息化管理相结合

随着科技的高速发展，大数据时代已经来临，信息化管理已经渗透到各行各业的各项管理中，行政事业单位需要将信息化的成果应用到实物资产管理工作之中。通过计算机网络提高资产管理效率，对实物资产进行信息化管理。

1.建立实物资产管理数据库，构建单位内部网络平台，通过对现有资产信息进行统计分析与汇总，以掌握资产状况，为资产配置预算编制、资产调度、使用提供辅助作用；利用资产管理信息系统，将资产信息上传至上级主管部门、国有资产管理部门，进行信息共享，为领导层决策服务。

2.通过资产管理信息系统，采用条形码标记实物资产，落实资产归档，提升实物资产管理效率；对资产管理中出现的难点和风险点可以及时排除，强化监督机制的实施。信息化管理使实物资产动态化，管理更加便捷、有效，以实现资产资源最大化利用。