信息技术在档案管理方面的作用研究

李恒

摘 要：我国大力提倡实现信息化档案管理，利用信息化技术，完善档案的电子存储，提升档案文件资料的安全性，降低档案管理相对繁琐的工作流程。本文就信息技术在档案管理方面发挥的总要作用于意义进行了分析，同时就如何开展信息化档案管理进行了详细介绍。

关键词：信息技术 数据库 档案管理 网站平台

一、传统档案管理存在的问题

传统的档案管理方式，主要是通过人工管理模式，对一些珍贵的文件资料进行物理形式的保存。这种传统的保存方法尤其自身的特点，在一定时期内，满足了档案管理的需求，但是这种传统的档案管理方式，并不能完全的满足现在档案信息的管理。首先，现在处于信息时代，信息的共享和社会的发展，形成海量重要文件资料，文件资料的增多，也会造成存储文件的空间的大量增多，对档案管理人员的需求量也大幅增多，这些采用传统方式，难以满足。其次，物理形式的保存方式容易受到天气、自然灾害等多种情况的影响，纸质文件容易出现氧化、损毁、丢失等现象。丢失的文件无法复原，损失惨重。最后，对于这些文件的查找和整理，都需要耗费大量的时间，文件中的数据难以高效率的得到应用。这些都制约着档案管理的发展。

二、信息化档案管理的作用与意义

（一）档案文件资料的安全性和完整性更高：

通过信息技术进行档案文件资料的保存，是以数据的形式来实现的，如何把珍贵的纸质文件变成数据文件呢？可以通过多种方式，首先，对于以前的图片和老影片，都可以通过扫描和刻录的方式，进行珍贵文件的保存，将信息转换成计算机能够识别的图片格式和视频格式。这样这些资料数据就可以通过计算机硬盘以及一些移动设备例如U盘、移动硬盘、光盘等多种方式进行保存。相比较而言，这是介质对数据保存的时间长，不会受到空气氧化的影响，同时资料查询并不会对文件本身产生损坏，所以数据保存的周期更长，数据完整性更高。其次，信息化技术保存的数据，可以不断的进行备份，数据内容不会因为备份操作而产生变化，这与纸质文件的拓印是不同的，文件资料的保存性相对也更高。最后，能够实现海量数据存储，这本就是信息技术的重要特点，能够用很小的数据空间存储海量的数据，大大拓展了数据保存的空间。

（二）简化了档案管理工作流程，提高了档案管理效率：

使用信息化技术进行档案管理，可以通过系统应用软件，进行数据的增删改查等多种操作，操作的实现是以秒为单位，和传统档案管理模式对比，只需要很少的管理人员，对档案管理信息软件进行操作，就可以实现档案数据的各种操作。这就是对档案管理工作流程的简化。档案人员可利用已数字化的档案信息，从繁重的立卷中解脱出来，集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作，进一步开发档案资源，快捷地进行文献汇编、数据汇编、专题汇编等各项工作。而数据的检索，是通过在数据库内存储的档案资料进行查询，传统方式需要根据编号，去保存文件的位置，寻找相应文件，找到相关文件信息，这也大幅提升了工作的效率。同时利用网络信息技术，还可以实现多部门档案信息的联动工作，更好的发挥档案信息管理的价值。

三、信息化档案管理建设手段

（一）加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，一般只移交纸质档案和纸质文件目录，现在要求实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案机构。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案机构建立数据库的工作量。

（二）做好信息化档案管理要打造良好硬件环境：

真正实现信息化档案管理，不仅仅要进行电子数据的存储与管理，还要有过硬的硬件环境来支持。本单位的各个部门要实现档案信息的信息化管理，信息的连锁联动，首先要具备基本的局域网络，不仅仅是沟通外部的网络，不同单位自身应该具有内部局域网络，从而实现信息的联动，也对于一些保密文件进行合理保护。同时，如果要进行定期的管理与总结，要实现网络内部硬件的协同管理，例如共享打印机的管理，内部网络子网划分的权限分配等等，这样才能保证档案信息软件的正常管理使用。

（三）实现信息化档案管理，要打造相应的网站，进行网站管理：

檔案信息的管理要创建网站，网站可以作为公益性对外服务窗口，实现一些公开的信息的档案数据信息查询，也便于自身信息的档案管理。综合来说，创建网站，能够使得信息化档案管理更加便捷，信息的联动性更强。一些公益性的事业单位可以通过网站，对管理的信息进行验证，不需要共同在同一个位置办公，也能实现联动服务，为人们高效率办事服务。

参考文献

[1] 计算机信息技术在机关档案管理中的应用[J]. 康璐.  电子技术与软件工程. 2018（20）

[2] 基于信息技术的机关档案管理质量提升策略分析[J]. 陈晓琼.  中小企业管理与科技（中旬刊）. 2017（09）

[3] 计算机信息技术在机关档案管理中的应用浅探[J]. 王慧.  科技经济导刊. 2018（12）

[4] 计算机信息技术在机关档案管理中的应用[J]. 费东岚.  信息化建设. 2015（11）

[5] 计算机信息技术在机关档案管理中的应用[J]. 费东岚.  兰台内外. 2016（01）

[6] 新时期机关档案管理存在的问题与改进措施[J]. 党丽萍.  办公室业务. 2014（11）

[7] 在网络环境下如何开展机关档案管理工作[J]. 栾尚威.  黑龙江档案. 2016（06）