工欲善其事，必先利其器——信息化是打造房管档案管理一大利器

文/李露心

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。大数据时代的来临对档案管理既是机遇又是挑战。2018年，国家档案局召开全国数字档案馆建设推进会，国家档案局局长李明华在全国档案局长馆长会议上提出，“抓整合、促共享”将成为今后档案管理信息化建设的战略目标。

一、大数据时代加强档案管理信息化建设的意义

当今信息技术发展迅速，云计算、云存储的运用，给城市管理带来了新的模式和新的方案。伴随着上海市委、市政府有关进一步减少办事环节、优化营商环境的政策的出台，市区两级各个政府部门逐步将原先面向企业和市民群众的审批和服务事项，整合到“一网通办”平台，以期实现“让数据多跑路，让百姓少跑脚”的便民利民目标，这也使得档案管理的信息化成为势不可挡的趋势。与数字化新型档案管理相比，传统的档案大多以纸质为主，工作繁琐，劳动强度大，登记统计准确率低，工作效率不高，而且档案整理过程中重复劳动多。人工立卷时，立卷人往往根据自己的理解对文件进行分类，不同的人对同一个文件有不同的分类标准，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。应用现代化科技手段，能发挥信息化资源化管理优势，减少手工操作，是有效解决大数据时代档案管理问题的有效途径。

上海市长宁区房管局领导审时度势，以建设“上海市样板档案室”为抓手，重视强化房管档案信息化建设，利用信息化手段来提高房管档案的管理水平。当前，长宁区房管局承担区域内大量的房地产建设、管理工作，而每一项工作都须以档案资料的形式凝固下来、记录下来。档案承载的是房地产发展的历史和房地产管理的沿革，从一个侧面展示了区域社会经济发展的历史面貌。考虑到利用的高效便捷，长宁区房管局档案信息中心从1998年至今，在20年间先后自主研发了房地产档案查阅系统、珍贵历史档案查询系统、优秀历史保护建筑查询系统、住房保障管理系统、政府信息公开管理系统、设备档案会计档案管理系统等各类专业档案查阅系统，覆盖全部81万卷档案的查询。由于注重数字档案资源建设，加快了长宁区专业房地产档案现代化管理进程。

二、大数据时代给档案管理信息化建设带来的机遇和挑战

（一）大数据时代给档案管理信息化建设带来的创新机遇

大数据时代下档案管理工作信息化建设使档案管理效率和档案管理的准确性得到了很大提高，档案管理工作与计算机技术、互联网等前沿科技相结合，积极促进档案管理的信息化建设，给档案管理工作带来了极大的便利，提高了档案收集整理归档、数据录入扫描、检索搜索、利用分析和统计鉴定等方面的工作效率。通过云存储等存储系统实现永久存储及存储的容量提高，同一份档案可以实现多方备份存储，防止了档案资源的流失。利用先进科学技术实现对档案的迅速利用，档案使用精确、灵活，档案资源价值得到全面实现。

长宁区房管局档案信息中心馆藏档案具有“多、远、全”三大特点：“多”——馆藏总量全区最多，总量达81万余卷，每年还以5万卷速度增长；“远”——馆藏档案历史久远，保存有从清朝咸丰年间至今的各类房地产档案；“全”——档案内容全面，涵盖房管局所有业务工作，共有9大档案种类，其中专业档案有60小类。 这些专业档案利用率非常高，借还频繁，但案卷放错位置的现象时有发生，不经正规手续带走案卷的现象无法及时发现，案卷存在遗失的风险。1998年起，档案信息中心自主开发了会计档案数据库、照片档案数据库、电子档案信息系统等信息管理软件，还承担了以下任务：长宁房地网页制作、政务公开、政策法规、房地论坛、调研课题信息等各项信息发布，长宁房地网站数据更新维护，行政审批状态查询栏目内容更新，局长信箱栏目反馈处理，网上投诉内容。档案信息中心努力使房地产专业档案服务融入上海“全网通办”战略目标，为大众提供更全面、高效、便捷的不动产登记档案信息服务，进一步实现房地产登记档案资源信息共享。

（二）大数据时代给档案管理信息化建设带来的挑战

大数据时代对档案信息管理工作的总体规划和布局提出了更高更新的要求。随着现在信息技术的发展，越来越多的单位组织的手工办公逐渐变为无纸化办公甚至网络化办公，但是目前区信息化基础设施现状离“一网通办”的要求仍存在不小的距离，政府部门与社会之间、政府部门之间仍存在着基础设施建设滞后信息化发展的现象，信息化资源共享与协同应用深度不够。有效深化档案管理信息化系统建设、适应和引领新时代的信息化发展新常态、加强新时代档案管理信息化建设是必然选择，但档案管理工作的信息化建设需要先进的技术、先进设备以及高素质人才的支撑。此外，档案信息安全是一大问题。一是现有档案管理应用系统采用较为单一的用户密码认证方式，极易遭到破解，从而造成重要档案信息管理应用系统被强行攻破，导致档案信息的泄漏，若是享有最高权限的账号被破译，则造成的损失将更为严重。二是档案材料的收集、整理、调阅、数据传输共享技术的信息安全性要求很高，电脑或计算机软件中毒，或者被黑客入侵，数据被篡改、删除、盗用将引发致命问题，对社会危害极大。三是大数据时代下档案管理信息化缺少法律法规的保障，而且目前电子档案的保密措施和保密技术还有待提高。

三、大数据时代下加强档案管理信息化建设的措施

（一）做好总体的档案管理规划和布局

大数据时代下的档案管理信息化建设，使得档案管理由单纯的保管型向积极利用型转化，为档案事业向社会化、现代化、信息化方向发展提供了助力。长宁区房地产档案管理信息中心以“五项全能”的档案管理模式提炼档案工作的实效性，不断提升房地产档案价值，开发丰富的馆藏，培育优质的人力资源，完善软硬件设施规划布局，以“职能”明确奠定档案管理基础，以“智能”库房创新档案管理模式，以“效能”彰显档案利用价值，以“全能”分类夯实档案经度纬度，以智能化、信息化为核心带动档案管理现代化建设。

通过建立市区内网和局域网联网平台，使用先进信息技术手段研发档案管理系统应用软件，尝试将实体档案通过扫描转换成电子档案，应用计算机技术来管理档案，档案信息系统得到资源整合及共享，分层次多渠道提供房地产档案信息资源。通过网络联通使档案库房与各科室、各事业单位之间档案查阅更便捷，工作效率更高，缓解库房容量小、库房较为分散等困难，而且也有利于房地产档案管理机构真正实现库房有效集中管理,利用信息化手段来提高档案的管理水平。

（二）保证资金、设备及技术的投入

在现有房地产档案管理工作中全面应用信息化技术，必须有领导重视，资金才能到位，设施才能完善。长宁区房管局高度重视档案工作，关心档案工作的持续发展，多次专门听取意见，开展现场调研，大大改善了长宁区房地产档案管理信息中心的档案管理条件。

硬件设施的齐全是各项档案管理工作顺利开展的前提，从而打造智能库房，实现五项联动。信息中心的密集架、温湿度控制、灯光照明、监控和电子标签等设备在近几年分批升级，采购市面上较为先进的硬件设备，通过电子管理模块和整体链接的方式实现库房智能化管理。密集架智能打开，灯光自动感应，照明节能环保，监控设备远程控制实现库房全覆盖，阅览室监控无死角且有录像回放功能。

档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变。加速实现档案管理现代化进程，加强对实体档案进行扫描，扫描案卷数占总卷数97%，大大方便了档案的查阅和利用，如通过房地产登记档案影像系统进行查询、通过网络上直接打印档案影像文件。

实现库房有效管理。电子标签的运用使档案室对案卷的管理更加井然有序，有利于对海量案卷快速、准确盘点，实现了案卷借、还的自助化，并实施快速搜索、查找，使“走失”的档案对号入座，各就各位。

由于领导的支持和关心，一些先进技术应运而生，方便了房地产登记档案查阅利用，同时保护了实体档案，大大地提高了房地产档案工作的管理水平。

（三）加强安全措施

加强档案信息数据安全管理，落实物理安全、网络安全、主机安全、应用安全、数据安全等技术保障措施。长宁区房地产档案管理信息中心为确保档案信息中心信息数据安全，在物理安全方面，建立完善定期核查制度，定期围绕数据安全进行自查，排除一切安全隐患。为确保主机房及网络安全，设立了互联网、业务专网、政务网、信息数据库等“三网一库”，还在互联网上安装“VPN”，相当于网络信息的保险箱。为了确保数据和应用安全，信息中心重视操作系统、数据库软件的安装升级并加大了应用软件开发力度，将数据库从access单机版升级为网络版，从而建立了属于档案信息中心的专业数据库，存储于服务器。此外，还通过服务器、存储设备、硬盘、光盘刻录四套备份，确保数据的安全与完整。

为切实加强档案安全管理，信息中心于2018年制定了新版档案及信息安全应急处置预案，坚持安全至上、预防为主，以确保档案及信息安全，防治结合。在区档案行政管理部门的指导下，严格执行档案安全应急处置制度，落实各项防范措施，做到早发现、早处置，坚决把隐患消除在萌芽状态。

（四）增强人才培养

大数据时代下档案管理信息化迫切需要提高档案人员综合素质。首先，要提高档案人员对档案工作的认识水平，要有高度的责任和使命感，档案工作人员要有较高的职业悟性。长宁区房管局档案信息中心在提升员工利用档案信息化资源水平上下功夫，对不动产权利正常变更、房地产权利纠纷的合理合法解决、公检法纪委大案要案的查处发挥了重要的作用。信息化的档案管理模式使档案工作的实效性得到提炼，注重实用，为满足旧城改造、住房保障、城市规划等政府房地产宏观调控利用需求，不断提升房地产档案价值，用信息化建设作为打造房管局档案管理的一大利器。新时代对档案工作人员在业务知识、科学知识以及计算机操作能力等方面都提出了新的更高要求。一是要提高认识水平，强化继续教育。通过继续教育认识档案事业发展战略和实际意义，用继续教育解决工作中不断出现的新问题。二是要建立培训教育制度，这是开展档案工作者教育培训的关键和保证。只有加强档案管理人才培养，提高档案人员综合素质，才能发挥信息化管理优势，高效便捷的档案管理模式才能正常运行。

总之，大数据时代对档案管理信息化建设功不可没。