浅谈基层党建档案管理工作如何向信息化深处推进

于汇升

摘 要：档案管理方面的工作属于基层党建过程中的关键环节，特别是其中涉及的各种文字、图片信息和音像内容是基层党建的表现形式，也是工作积累以及经验所在，具有重要的资料意义，需要妥当保管。随着信息技术的快速发展，已经引入我国的各行各业，通过充分采用先进技术，不仅有助于做好党建档案的规范化管理，而且可以改善党建工作的整体开展。本文在分析应用现状的基础上，对如何进一步改进相关工作进行了探讨。

关键词：基层党建；档案管理；信息化

档案信息化是指在国家总体规划和系统组织之下，采用现代信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化，档案管理模式从以面向档案实体保管为重点、向以档案数字信息管理利用为重点的转变，最大限度地满足社会档案需求的建设过程。档案信息化的实质是档案工作目标与信息网络手段的结合，是传统档案业务向网络环境的迁移。2009年出台的《中共中央关于加强和改进新形势下党的建设若干重大问题的决定》中明确规定，要“推进基层党组织工作信息化”。如今，基层党务工作基本实现电子化办公，但作为党建信息专门载体的档案管理工作，大多还停留在比较粗浅的信息化水平阶段。日常工作中，常出现档案难查找、档案丢失甚至过度依赖“翻箱倒柜”找档案的方式，不仅降低了党建档案管理的工作效率，而且影响党建工作的信息化进程。

1 基层党建档案信息化管理的意义

在档案管理过程中进行信息化处理，目的是更好地为经济建设以及党务工作提供资料服务，该项工作不仅材料数量非常大，而且内容非常庞杂，在传统方式的工作中容易出现一些失误，不仅影响档案工作的新时期改革，而且会影响基层党务工作的其他环节。借助于信息化方法，一方面可以提高党建档案效率，更一方面可以充分为其他工作形成资料方面的支持。相比之下，以前的档案都是人工记录在纸张上的，不仅查找非常费时费力，而且经常造成党建档案资料彼此混淆，通过进行档案信息化管理，就可以充分地解決相关问题，例如在电脑以及网络上检索要查找的关键词，就能很快进行共享，增强党建档案的利用效率。另外，如果对于党建档案采取人工抄写等方法不仅保管的档案不容易保存，而且可能在抄写中出现讹误，影响所涉及档案资料需要确保的真实性以及完整性，通过信息技术方法就能有效解决这些问题。

2 当前基层党建档案管理工作中存在的主要问题

2.1 基层党建档案管理存在认识误区

在全面深化改革的大背景下，加强基层党建工作是实现基层治理，增强党组织活力的重要切入点。而高质有效的党建档案管理工作会为党建工作的深入开展提供营养和有效成果。目前，对基层党建档案的管理存在着明显的认识误区，一些基层单位将党建档案管理等同于资料的整理、摘录和保管，档案管理缺少针对性和目的性，并没有按着管理档案的标准将基层党建档案真正管理起来，相关人员也缺乏积极认真的工作态度，导致党建档案同其他相关资料混存混放、分类不清，党建档案没有发挥应有的作用，档案管理业务与实际工作业务往往脱节，基层档案的综合效用更难以得到充分的发挥。

2.2 制度不完善

对于具有保存价值的党建材料，很多立档单位并没有明确的归档范围和保管期限。各党总支部、党支部开展党建工作形成的党建材料多数存放于组织内部，并没有经过具有档案知识的人员对其进行整理和鉴定，因而这些资料还不具有档案的属性。由于基层党组织安排的管理人员并不具备档案管理最基本的业务知识，党建资料的查阅、借阅制度也相应缺失，因此党建资料的保密性和安全性往往很难保证。

2.3 基层党建档案管理人员业务素养较低

基层党建档案管理人员多为兼职，受过档案专业培训的并不多，因此其业务素养很难满足岗位要求，主要体现在三方面：一是责任心不强，职业稳定性较差；二是安于现状，不注重学习和钻研相关档案管理知识；三是档案工作意识不强，不能及时有效地收集和整理党建档案资料，甚至不懂整理档案文件和归档业务，导致归档不及时、不规范，加大了调档和查阅难度，甚至造成档案内容严重缺失。

3 改进党建档案信息化管理的策略建议

3.1 录入以及管理好电子文件

长期以来，基层党建部门采取抄写纸质档案的方法形成工作档案，在信息化条件下，需要基层党建部门在充分认识到其意义的基础上，着力从电子文件的扫描录入开始，切实做好相关材料的信息化管理。事实上随着信息技术的普及，电子文件在工作中所占的比重不断增加，各级党建工作所采取的形式也基本都是电子文件，这就要求档案管理的工作人员通过努力，让党建档案管理工作进入信息模式，将此前的基层党建档案转换成电子形式。

3.2 提高人员档案管理素质

首先，要提高领导人员和管理人员的档案管理意识，只有档案管理意识得到加强，思想上认识到档案的重要性，才能充分发挥主观能动性的作用，将党建档案管理工作做好、做细。其次，要提高管理人员的业务水平，进行必要的档案管理知识培训或继续教育，提高业务能力，促进知识更新换代。再次，要引进人才，合理调配人员结构，以满足档案信息化的要求。

3.3 重视基层党建档案管理工作

无论是一线档案管理人员还是档案主管领导，都应摒除落后观念，消除形式主义，与时俱进，积极做好本职工作，重视基层党建档案的综合管理和利用开发工作。以收集党员档案材料为例，党员个人组卷材料包括入党培养及相关历程，工作关系转接、政审以及其他重要材料，这对于党员个人发展都很重要，是基层单位进行评优或者晋升的关键性资料，都应有效建设和加以管理，一旦残缺或者丢失，就会形成“问题档案”，甚至造成“有人无档”的状况，给党员队伍管理带来一定麻烦。所以，必须加强基层档案的系统化和规范化管理，切实把党建档案管理融入基层实际工作，明确主体责任，提高党建档案管理质量。档案工作人员不仅要做好本职工作，积极向领导汇报党建档案管理状况，同时还要结合单位实际业务需要，从档案管理的视角，向领导者提供相应的档案工作信息，推动基层党建档案工作的常态化和规范化，逐步实现基层党建档案管理的科学化、现代化。

3.4 打造高水平的管理系统

由于很多存档的文件都是由相关部门进行联合发文，而且需要由其共同签署印章，对于档案管理部门来说，应该全方位、多元化地开展相关工作，打造优秀高效的档案管理系统，例如开办基层档案方面的网站，将其作为基层党建档案多元化处理的重要方法。另外借助于基层档案工作网站，也便于工作人员广泛搜集相关信息，更好地进行档案整理等方面工作，增强档案工作效率。

4 结语

综上所述，基层党建档案作为党建工作中非常关键的资料环节，如果对其管理不当，出现档案资料流失以及泄露等重要情况，就容易影响党建方面的全局工作，为了进一步打造科学的工作制度，需要引进先进的信息技术，一方面提高工作效率，另一方面解决此前档案资料保管的各种问题。这就需要加强对相关工作人员的培养，并且形成科学的机制，全面提改进基层党建档案管理工作的业务水平。本文有针对性地提出工作改进策略，促进基层党建部门更好地发展档案管理工作。

参考文献

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