加强物业档案管理工作的思考

易桂平

摘 要：立足物业管理领域，物业档案管理是物业服务不可或缺的内容，是物业服务得以体现的重要前提，更显物业管理的规范性，事关物业管理的综合水平。为此，要重视物业档案管理工作的开展，明确物业档案具备的基本特征，分析存在的问题，强化制度建设与机制创新，构建高效发展策略，促进物业档案管理水平的全面提升。

关键词：物业；档案管理；问题；对策

针对物业档案，其主要是以相关主体与组织为操作者，在物业管理行为中形成的具有存储与应用价值的资料。物业档案载体多样，涉及文字、图像以及声像等形式，强化对物业管理行为的全面记录。物业档案是物业管理重要内容，处于基础性资料的地位。物业档案管理水平直接决定整体管理水准。由此可见，物业档案管理隶属整体管理范畴，需要进行全面而深入的探讨。

1 物业档案管理工作的基本特征

1.1 物业档案是物业管理服务的基础性资料

首先，物业档案是实施物业经营管理与物业服务的重要构成，也就是说，档案反映了物业所有活动与发展全过程，为物业工作开展提供最为基础的资料信息，对物业维修管理等工作影响较大，也是原始性依据。其次，物业档案是物业服务得以实现的根本信息。在物业档案资料中，涵盖住户详细资料，这些资料在维护业主合法权益方面发挥凭证性做作用。再次，物业档案真实记录了物业服务的具体情况，是真实性的反映，成为解决纠纷与矛盾的依据。

1.2 物业档案凸显动态性与变化性特点

首先，物业档案的产生不受时空限制，也就是说，物业档案产生于物业服务的诸多管理项目中，与物业记录内容保持统一性。其次，物业档案在管理上也凸显变化的特征。为了维护物业服务的高效性，保证及时性，物业档案呈现动态化管理趋势，这也是保证各个环节有据可依的根本。再次，物业档案呈现动态性特点。

目前，物业档案使用者的需求处于不断变化中，档案信息服务也要与之相适应，善于总结规律，不断进行调整与创新。

1.3 物业档案强调服务理念的贯彻与执行

首先，物业档案管理坚实以人为本的基本原则，目标是最大限度满足使用者的需求。其次，物业档案与使用者生活息息相关，促进个性化服务的产生。再次，从物业档案利用方面分析，物业档案管理文件随着物业管理行为发生变化，同时被使用者不断使用，这也在根本上对档案管理科学性与准确性提出更高要求，目的是更好服务于使用者。

2 物业档案管理工作的不足与问题

2.1 管理者尚未真正认识到物业档案管理的价值，重视程度不高

立足当前物业管理领域，档案管理观念薄弱，管理者尚未充分认识到物业档案管理的价值，忽视其与管理质量之间的关系，尚未将其有效纳入管理规划建设之中，同时，资源投入不足，人才建设力不从心，很难实现综合管理水平的提升。

2.2 物业档案管理缺乏完善的制度，制度性保障作用很难有效发挥

首先，档案管理缺乏统一的管理要求与标准，档案信息的分类、保管等方面标准不统一，随意性严重，不利于档案管理质量的增强。另外，档案信息管理呈现分散状态。通常情况下，物业档案管理一般都分散在各个部门，尚未进行集中统一归纳管理，很难保证档案信息的可靠性，同时，档案信息利用率不高。其次，物业档案管理缺乏完整与全面的交接流程，影响档案的完整性与规范性，档案流失现象极易发生。

2.3 物业档案管理人员建设缺乏科学性，专业能力与综合素质亟待提升

对于物业档案管理，其隶属基层管理范畴，对专业人才吸引力不足，很难引进更多高素质的专业人才，阻碍档案管理专业水平的增强，整理管理处于落后状态。另外，物业管理者很多为兼职人员，无法集中全力进行档案管理工作，档案收集的及时性很难保证。同时，也无法实现对档案理论知识以及技能的及时更新。

3 如何全面加强物业档案管理工作

3.1 全员范围内增强物业档案管理思维，行业纳入发展规划

首先，重视在行业管理规划中增添物业档案管理内容，全员范围内增强档案管理思维。其次，管理层要提升对物业档案管理工作的重视，从制度、机制等多方面进行落实，增强执行力，将物业档案管理效果作为衡量整体管理水平的标准。除此之外，要增强管理人员对档案管理的关注，以便为档案管理工作顺利開展奠定基础。

3.2 全方位健全档案管理制度，保证各项工作有据可查

首先，对物业档案管理流程进行科学设置，保证整个流程与各个环节的科学性与合理性，增强执行力。其次，结合行业发展实际，以物业管理领域档案管理相关法律法为基础，形成针对性档案管理制度，将归档、保存以及管理等环节涵盖其中，全面落实岗位责任制度，加快档案管理标准与规范化建设进程，为档案安全保管与便捷使用奠定坚实基础。除此之外，要建立针对性较强的档案管理模式，构建档案管理信息化机制，实现管理的全方位性与先进性。

3.3 以信息化建设为方向，全面提升物业档案管理专业能力与职业素养

首先，要以专业化为目标，全面加强物业档案管理人员建设，招募更多物业档案管理专业化人才，保证掌握业务流程，能够将先进的管理方法与手段应用在工作实践中。其次，加快物业档案管理信息化建设，促使人员在拥有档案管理技能的同时，熟练应用计算机，将大数据、网络、通讯等技术融于一体，发挥技术优势，增强信息开发能力，满足用户多元化需求。除此之外，要落实人员培训工作，实现常态化。

物业档案管理是现代物业服务中不容忽视的内容，需要引起全行业重视。基于此，要明确物业档案的基本特征，剖析发展中存在的问题，形成科学的解决对策，以先进制度与高效管理模式为根本，依托高素质人才，全面推进物业档案管理工作的顺利开展，促进物业行业实现可持续发展。

参考文献

[1]姚娟，刘琳琳.哈尔滨物业供热集团积极做好企业合并重组后档案管理工作[J].黑龙江档案，2018（05）：39.

[2]王侃.浅议住宅小区物业档案的管理[J].上海房地，2018（09）：34-36.