军工企业资产档案信息化管理实践与探索

/神舟实业总公司

军工企业是国防建设中的核心力量和重要支柱。多年来，军工企业依靠国家财政拨款和自主发展，已经形成了具有一定规模的国有资产，国有资产的充实为科研生产能力、创新创造能力和企业综合实力提供了坚实的物质基础。其中，资产档案管理作为固定资产管理中的重要组成部分，以企业的产品研制和生产为需求，为新时期军工企业各项工作得以顺利开展提供了强大的物质保证。如何能够做好资产档案管理工作，探索出适合军工企业的资产档案信息化管理模式已成为不容忽视的问题。因此，针对当前管理中存在的问题，必须加快信息化建设的步伐，运用快速发展的信息和网络技术替代传统的手工数据管理模式，是新时期军工企业者面临的机遇和挑战。

一、资产档案管理发展历史与现状

军工企业从建国初期至今发展已约70年时间，经过了大半个世纪的时间跨度，在发展的不同时期，资产档案管理方式本身就存在很大的差异性,大致可以分为2个阶段。

第一阶段是从建国初期到计算机普及使用前，管理方式主要采取纯纸质档案管理，所有资产需要根据类别分别进行收集、整理、保管、统计和提供利用。管理过程中需要多人参与，并且档案的建立过程复杂，容易出错。

随着时代的变迁和计算机技术的发展，资产档案管理发展到了第二阶段，即慢慢过渡到纸质档案+计算机管理的模式，这种模式也是当前使用的资产档案管理的主要方式，通过计算机上电子表格和数据库等工具的应用，使档案的信息整理、保管和统计可以进行电子化存储及处理，通过电子档案的实施来有效节省人力，同时可以使用计算机技术方便的进行统计和生成相应报表等功能，提高了档案的使用效率。

通过对2个阶段的横向管理来看，它们的管理方式主要采取计划经济时代的条块式管理体制，如资产档案管理中的房产档案分别由企业中房产部门、财务部门和发展计划部门等多个部门共同管理，同时管理中采取自底向上的层级化管理模式。

二、存在的问题

1.管理手段落后，管理效率低下

目前，仍有许多军工企业在资产档案管理上采取传统的纸质或纸质+电子存档的管理方式，这种落后的管理手段容易造成档案数据的丢失、统计困难等诸多问题。同时，由于资产管理需要从下到上的集中统计，容易造成数据重复统计、数据不一致、数据缺失统计等问题的同时发生。通过历次的清产核资盘查可以看出，这种管理方式效率非常低下，造成人员浪费现象严重，并且使人员陷入到各种矛盾数据的泥潭中不可自拔。

2.数据详实性难以保证，数据存储性不连续

在资产档案管理过程中，房产、土地等资产档案模板和档案主体框架有具体的编制要求，但是由于个人的主观因素，容易造成档案中一些细节的描述存在着不够详实，甚至是无任何描述的问题。而且，同一个人在不同时间编制的档案详实度也可能存在很大差别，容易增加后期资产档案使用的难度性。同时，纸质档案在较长时间存储后会造成档案受损或遗失等风险的发生，而电子档案易遭受病毒和木马攻击等，这些都给资产管理带来了不小的挑战。

3.统计数据没有有效地统一和整合

军工企业资产管理通常都会涉及到单位内部多家二级企业或者部门，通常二级单位填报的档案数据会出现重复、缺项、矛盾等情况，这给军工企业资产管理的一致性带来了困难。而且，要核实每家单位具体数据的真实性需要投入大量的人力和物力，这为后期数据统计和统一管理带来了问题。此外，由于各家单位资产管理是先各自归档，再上报企业总部统一汇总管理，所以使企业总部在多次清产核资盘查过程中无法对资产实施有效的管理。

4.多头管理，所有者和使用者职责不明

“多头管理，职责不清，所有者缺位”的问题，本源是因为军工企业资产档案管理中的管理制度问题。由于资产所有者的缺位加上资产管理本身所具有的不透明性，造成资产的所有权与使用权混淆。同时，资产又分散在多家使用单位，这从客观上增加了资产管理的难度，从而导致账物不符、家底不清、利用率低、财产流失等问题的出现。此外，由于多个部门在资产管理中均承担相似的角色，且同一个固定资产使用者和所有者分属多个不相同的机构，这就造成了固定资产管理中存在多种角色交叉，责任不明、职责缺失的问题。

三、解决措施

近年来，伴随着网络技术、大数据和云计算等信息技术的快速发展，军工企业资产档案信息化建设工作也在不断的推进和发展。资产档案管理的本质是对数据的管理，如何做到数据的正确性、连续性、统一性、共享性是解决资产管理多个问题的关键点。为此，笔者提出了军工企业资产管理信息系统的设计需求，旨在借助最新的信息技术实现在资产档案管理上的探索和突破，逐步并最终解决资产管理中出现的诸多问题。

1.资产档案管理网络化、数据化

在现有的网络办公环境下提出建设全新的军工企业资产档案管理信息系统，通过全新系统建设可以完全替代原有手工模式和电子化文件模式。管理信息系统采用B/S软件架构设计，以便于用户使用和系统升级，档案信息数据不再保存于档案管理员本地，而是统一保存在网络服务器中。此外，将系统设计为面向服务的SOA系统，系统中档案组件可以当做对外提供服务必要的数据和操作，使得资产档案能够真正的打破密封的独立系统管理，为企业的ERP、CRM、人力资源管理等其它系统提供必要的数据支持。

2.系统数据的校验和数据的连续性保证

在系统设计时，考虑到资产管理中易出现的数据正确性问题，所以重点加强了这部分内容的设计防护。首先，要求系统在用户录入完档案数据后，能够根据录入数据自动进行校验和匹配工作，纠正并提示录入数据不完整或录入数据存在重复的问题，以保证录入系统的数据不会存在缺失和重复现象。其次，录入过程中对数据之间可能存在的耦合现象进行模糊查询处理，以保证数据不会出现前后矛盾和不一致的现象。由于系统数据非常珍贵，不能允许数据有任何意外问题发生，所以系统采取双服务器双机热备，每台服务器单独采取RAID盘阵的方式，以保证数据不会丢失，同时系统能够提供持久的服务，以确保数据的连续性。

在系统设计时，考虑到资产管理中易出现的数据正确性问题，所以重点加强了这部分内容的设计防护。首先，要求系统在用户录入完档案数据后，能够根据录入数据自动进行校验和匹配工作，纠正并提示录入数据不完整或录入数据存在重复的问题，以保证录入系统的数据不会存在缺失和重复现象。其次，录入过程中对数据之间可能存在的耦合现象进行模糊查询处理，以保证数据不会出现前后矛盾和不一致的现象。

3.系统权限、数据完整性和安全性设计

系统采取基于角色的权限分配，主要为系统管理员、业务管理员、档案操作员和用户4级管理权限模式，通常一个用户只具备一种权限。军工企业各家二级单位的相关管理人员可以通过档案操作员权限进行数据的采集和录入，但录入完成后需由更高级别的业务管理员进行审批操作后方可正式归档，以进一步保证数据的正确性。同时，打破层级的管理模式，采取扁平化的管理手段，由各二级单位和部门根据权限设置用户，不再单独依据部门和职级设置管理账户。但各级用户对档案的增加、删除和修改等操作均需在更高一级权限的用户审批后方可进行，但查询数据不受限制，这样可以充分保证数据的完整性。同时，考虑到网络的特殊环境，系统后台对所有的档案数据进行加密，以确保数据的安全性。

4.数据的统一性设计

系统中的数据支持打印格式的定制，可以根据资产管理类别设置不同的打印模板，考虑到现阶段纸质档案依然需要继续存档的需求，因此将模板设计为可以直接存档的格式，实现在系统录入完成后可以直接打印并存档，而不需要再进行额外的纸质文档编辑工作，以此保证纸质存档和电子存档的一致性，可节约大量时间，提高工作效率。同时，系统支持报表的导出操作，可以根据资产清产的要求选取合适的数据进行一次性统一导出操作，以避免多家单位数据的不一致性，以及确保数据的正确性和有效性，提高管理效率。