高校图书馆图书加工业务“外包内做”质量控制研究

李迪

摘 要：图书外包加工是目前许多高校图书馆普遍采用的一种图书加工方式。文章分析了图书加工业务“外包内做”的成因及意义，指出了高校图书馆图书加工业务外包中遇到的问题，提出了图书加工业务“外包内做”的质量控制方法。

关键词：高校图书馆；加工业务；“外包内做”；质量控制

中图分类号：G258.6 文献标识码：A 文章编号：1003-1588（2019）05-0037-03

图书馆业务外包的理念来源于企业经营模式，业务外包在图书馆中的应用首先起源于美国法律专业图书馆，后又在公共图书馆、大专院校图书馆得到应用。有关资料显示，国外早期的图书外包服务是组织大学生勤工俭学，从事图书加工、排架等简单的服务形式。而随着不同类型图书馆外包业务的不断深入，图书外包模式逐渐被我国图书馆界所接受，也由最初的简单事务性外包方式逐渐转向图书馆核心业务外包的方式。

1 高校图书馆图书加工业务“外包内做”的成因及意义

近年来随着高校招生规模的不断扩大，高校图书馆的购书经费大幅增加，购书量也随之不断增多，在一定程度上增加了采编人员的工作量。信息技术的发展和图书馆工作重心的转移正改变着传统图书馆的运作模式。在此背景下，图书业务外包应运而生。

图书业务外包是指图书馆借用企业外包服务的理念，将非核心的业务交给社会组织完成，通常由图书供货商来完成，便于图书馆将更多的时间和精力投入核心业务的一种行为。近年来，业务外包的理念已在我国图书馆界兴起，业务外包所彰显的优势已吸引了许多中小型高校图书馆，其相继开始了图书馆业务外包的诸多实践，其中尤以采编业务外包更为突出和普遍[1]。图书业务外包的模式有两种：一是到馆加工。即图书供货商根据图书馆的要求，指派专业编目人员及图书加工人员到馆完成图书分类、编目、加工的模式。二是馆外加工。图书供货商将图书在馆外根据事先签订或达成的合作协议对图书分类、分编、加工。而图书加工所需的设备及辅助材料都由图书供货商提供，并按图书馆的相关要求进行加工，直至验收并送交流通。目前，高校图书馆多采用第一种外包模式，这种模式在业内被称为“外包内作”（亦称为“外包内干”“外包内做”）[2]。图书加工业务外包让图书馆工作人员从繁重的图书加工工作中解脱出来，使之有更多的时间开展用户服务研究，提升服务质量。

2 图书加工业务外包中遇到的问题

2.1 加工质量不合格

图书加工业务外包模式加快了图书加工速度，缓解了分编著录工作的压力，提高了新书的利用率。但是，由于种种原因，图书馆的图书加工外包也存在加工质量不合格的问题，究其原因主要有以下三点：一是图书加工人员素质和水平参差不齐。加工人员对分类法、著录规则、机读目录格式等知识掌握不够，造成图书加工质量不过关。二是由于图书供货商的加工人员流动性较大，在人员衔接过程中容易出现问题。三是编目规则混淆。由于图书加工人员同时为多家图书馆进行加工服务，掌握有多家图书馆的编目规则，而每家图书馆都有各自的编目规则，导致编目数据错误。

2.2 发货失误

每家图书馆都有其馆藏特色，对不同种类图书也存在不同复本量的要求。随着电子资源的广泛应用，高校图书馆的馆藏结构随之发生变化，体现为复本量不断降低，图书种类逐年增加，这种变化也提高了图书供货商的供货难度，如到货复本量和图书发订复本量不符、图书价格不符等，导致供货出错的现象时有发生。

3 高校图书馆图书加工业务“外包内做”质量控制方法

辽宁中医药大学图书馆（以下简称“本馆”）使用的是汇文图书馆管理系统，该系统自1999年起在全国图书馆范围内推广，到目前为止已被我国近千家知名高校和公共图书馆选用[3]。随着图书馆管理系统功能的不断完善，结合图书加工业务外包经验的积累，本馆摸索出一套用于高校图书馆图书加工业务“外包内做”的质量控制方法。该方法不仅适用于高校图书馆，还为公共图书馆图书加工业务提供参考。

3.1 图书加工外包程序文件的建立

图书加工外包程序文件包括工作职责、加工流程、记录存档等各项内容，目的是为了使图书加工工作更加正规化、系统化。

3.1.1 工作职责。工作职责是指在工作中所负责的范围和所承担的相应责任。图书馆和图书供货商需要对图书加工业务及相关事宜进行协商，图书供货商要全权负责图书加工质量，如出现问题便于落实责任及问题的解决。

3.1.2 加工流程。通常情况下，图书加工业务“外包内做”加工流程如图1所示。其中，虚线框内为“外包内做”的加工部分。“外包内做”环节中的核对工作是加工环节中的重要组成部分。图书到馆后，加工人员需核对发货清单和到货图书是否完全相符；在图书验收登账环节需核对图书价格，并检查到货图书和发订图书复本是否相同。在验收过程中，汇文图书馆管理系统会自动匹配验收记录和订购记录，如系统提示“无发订记录”则表明到货图书和发订记录不匹配。这些问题都需要加工人员及时记录并上报，待相关人员查明原因后再做进一步处理。

3.1.3 记录存档。在图书外包加工过程中，加工人员需在各个環节留存记录，其中包括每包图书的包清单、每一批到货图书的批次发货详单等。另外，验收过程中的各个批次的电子数据也应留存备份，保证每个阶段的数据都能完整地保存、归档。

3.2 图书加工外包质量标准的制定

图书加工外包质量标准是判断图书加工质量的重要依据，其内容包括每一册图书中磁条的数量、放置位置、书标规格、书标粘贴位置、条形码粘贴位置、馆藏章加盖位置等信息。图书加工外包质量标准还包括范例及特殊情况：条形码要求粘贴的位置如出现遮挡正题名或其他重要内容时的处理方法；一些特殊装订形式的图书，如骑马钉装订、经折装、圈装等形式的图书装订处理方式，这些都应在图书加工外包质量标准中列出相关示例，以帮助图书加工人员更好地理解和比对。

3.3 确立图书外包工作检查机制

图书外包工作检查是图书上架前的最后一个环节。检查流程如果设计不当，将会导致图书的流通率下降，因此图书馆要从图书加工环节、图书验收环节、典藏地址等环节确立图书外包工作检查机制。

3.3.1 图书加工检查环节。图书加工环节主要是检查磁条、条码位置、书标、馆藏章等。图书加工环节的检查主要以抽查为检查手段，用统计抽查法进行检验。统计抽查法是运用概率论原理，遵循随机原则，从被查总体中抽出样本进行检查，并根据对样本的检查结果推断总体情况的一种抽样检查方法。在具体实施过程中，加工人员应以不低于5%的抽查率对加工后的图书进行随机抽查，确保图书加工质量。

3.3.2 图书验收检查环节。验收检查主要是针对图书验收过程中是否存在发订数据以外的图书进行验收和图书价格是否存在验收错误的问题。该环节关系到图书馆的财产问题，所以不能采用抽查的方式，而要对所有的账目进行梳理。笔者通过研究汇文图书馆管理系统提出了以下两种检验方法：（1）通过汇文图书馆管理系统的采访程序进入验收模块，核对是否存在验收时无法匹配发订数据的情况。在汇文图书馆管理系统的验收模块中，每一本书都有对应的征订号，征订号就是发订时留下的记录。如果征订号由系统自动生成，便可以确认这条验收记录没有匹配发订记录，属于有争议图书。此时需要验收人员重新核定，并按照有关规定追究责任。（2）通过汇文图书馆管理系统导出财产账目清单和图书供货商的发货详单进行比对。由于图书馆在验收时已经严格要求加工人员核对系统内的验收价格和图书定价，所以导出的账目信息和图书供货商的发货清单如能够完全匹配，即表明账目准确无误。数据比对可通过SQL数据库完成，也可以通过Excel函数中的Vlookup命令完成。经过比对，如果数据出现偏差，其原因有以下三种：一是图书供货商提供的发货数据存在问题。在验收过程中，相关人员会对每个环节都进行记录，并归档保存，因此，相关人员可以很快找出相关问题的原数据，判定责任方，进一步协调解决。二是到货图书和发货图书不符，这种情况主要表现为图书复本不符。在图书验收过程中，图书装订错误或印刷质量问题比较常见，这种存在问题的图书会在验收过程中被验收人员挑出，所以存在验收数量小于到货数量的情况。工作人员将这部分图书统一筛选出来，并进行详细记录，按指定位置存放。三是图书供货商提供的发货清单上的图书价格和系统内的验收价格不匹配。例如，科学出版社的POD图书（按需印刷）的按需印刷数量较少，所以价格会有不同程度的浮动。POD图书价格会比采访时图书的单价要高，一旦出现这种情况，相关人员需通过CALIS联合目录检索核查，必要时还需对照图书，核对价格。

3.3.3 典藏地址的检查。本馆对典藏地址的检查仍采用抽检的形式，检查方法和图书加工中的检查方法相似，目的在于检查图书典藏地址是否正确。因为本馆是总分馆架构，并且有种子书库，图书典藏地址较多，所以该检查环节尤为重要，经抽检后图书典藏地址正确无误，则加工后的图书可以进入流通环节。

4 结语

图书馆业务外包是建立在价值共生和资源优化配置的基础上[4]，采编业务外包体现了传统图书馆向现代化图书馆转型过程中职能社会化的必然趋势，是现代图书馆管理模式的体现。笔者就当前图书外包加工质量控制工作面临的普遍问题，提出了建立图书外包加工程序文件、制订图书加工外包质量标准、确立图书外包工作检查机制等举措，提升了图书加工外包工作的质量，对高校图书馆建设和发展起到了推动性作用。

参考文献：

[1] 宇红，绕思军.外包制胜：华中农业大学图书馆编目业务外包的实践与思考[J].图书馆雜志，2006（3）：51-54.

[2] 铁茜，王嬿，刘卫武.图书馆图书加工业务“外包内作”的法律风险探析[J].图书馆建设，2016（10）：22-25.

[3] 陈贞谕.汇文系统在高校图书馆期刊管理中的应用探讨[J].内蒙古科技与经济，2017（12）：56-57.

[4] 白苏红.图书馆业务外包的影响因素、组织方式及其治理[J].图书馆，2015（1）：104-108.

（编校：马怀云）