会计档案的电子化管理初探

王洋

摘 要：在保障单位稳定运行的过程中，会计档案管理发挥着不可替代的作用。在市场经济快速发展趋势下，各个单位内部财务管理的工作随之增加，与此同时，对会计档案管理提出了更高的要求。基于此，会计档案的电子化管理是必然的趋势，做好会计档案电子化管理，有利于提升会计档案管理的效率与质量。本文对会计档案电子化管理的价值进行了分析，并介绍了会计档案电子化管理的经验做法。

关键词：会计档案；电子化；管理

单位在开展会计核算的过程中，接收或者形成的，记录以及反映单位经济业务事项的，有着一定价值的文字、图表等等各种形式的会计资料，被称之为会计档案。从我国会计管理发展历程来看，主要经历了传统纸质档案管理、纸质会计档案影像化管理以及会计档案电子化管理，本文将着重对会计档案电子化管理进行研究。

一、会计档案电子化管理的价值意义

（一）能够有效降低成本

与传统纸质会计档案管理相比，会计档案电子化管理能够有效降低成本，具体体现在这些方面：第一，实施电子化管理之后，则主要管理信息数据，这样就可以将传统纸质档案管理所需要的空间充分节省出来；第二，高效、便捷，会计档案电子化管理能够减少档案工作者的工作强度与实践，不需要打印、装订、装盒、上架等等程序。

（二）有利于提升安全性

在信息技术快速发展的背景下，我国会计档案电子化管理技术逐渐成熟。从电子管理的角度来讲，会计核算系统将更加完整、准确，电子会计资料更加方便接受与读取；加之，可靠的防护技术以及安全机制的建立与完善，使得会计档案电子化管理的安全性更高。

二、会计档案电子化管理具体实施策略

为了能够进一步提升会计档案电子化的管理水平，本文笔者建议从这些方面入手：

（一）做好相关保障

从当前的《会计档案管理办法》来看，要求单位必须做好会计档案管理工作，构建与会计档案管理、收集、保管、整理、鉴定以及利用等等有关的管理制度，并对应的采取保护技术以及保护对策，从而限度保障档案的安全性、真实性以及完整性。基于相关规定内容，各个单位需要按照自身的实际情况，做好会计档案电子化管理工作。具体来讲，相关人员需要对电子会计档案进行移交，且移交时需要将电子档案以及相关数据进行完整移交，并按照国家档案管理所规定的格式进行设定。而会计档案管理工作人员在接收电子会计档案的过程中，必须要对其进行检测，主要检测的内容是完整性、真实性、安全性等等，只有检测合格的才能被正式接收。对于单位之间的交接，从档案接收单位的角度来讲，需要对保存电子会计档案的环境、载体等等方面进行检验，主要需要做的检测具体如下：

（1）移交检测

所有涉及到的电子会计档案需要在系统之内对其可用性、真实性、完整性、安全性等等方面进行检测，上述指标通过之后，才能继续下一步工作。其中，从真实性检测的角度来讲，主要是将归档之前所获取的文件MD5码与归档之后重新获取的MD5进行比对，看其是否被篡改过；从完整性的角度来讲，主要是对文件大小、电子文件数量与移交登记表进行比对，判断其是否保持一致，同时还要检测元数据填写的完整性；在对可用性进行检测是，主要是针对附件原文是否可以正常打开并浏览实施检测；对于安全性检测来讲，通常是检测是否存在病毒，通常结合杀毒软件共同进行。

（2）日常检测

电子会计档案的形式主要有电子凭证、电子报告、电子账簿等等，并以结构化数据的形式存储在业务系统之中，但是从实际情况来看，业务系统并不能有效保障数据可以实现长期使用。基于此，本文建议在收集、整理以及利用等等环节设置技术监控手段，从而能够最大限度保障电子会计档案的完整性并可以长期进行使用。

首先，对于收集要求会计档案工作人员能够做到实时跟踪以及监控，将关键操作的时间节点准确记录下来，并及时发现收集过程中存在的问题，从而及时解决；其次，善用双向数据加密比对技术、数字签名技术等等，这样能够更好地防止伪造与篡改；最后，会计档案管理工作者要检测收集结果的完整性，主要是做好数额、数量对比，从而最大限度保障数据传输的一致性。从档案整理与利用的环节来看，会计档案管理工作者不仅要对权限细化，对操作人员访问数据的权限进行严格规范，并严格审批流程与审批制度对关键业务进行审核；另外一个方面，必须全程记录数据操作的整个过程，从而保障档案的全生命周期能够准确追溯，做到操作可以审计以及可以监控。此外，所有会计档案归档之后需要将其转化成为PDF格式进行保存。

（二）简化整理

相关工作人员应该按照报销的具体单号、支付单号与会计凭证之间的对应关系，然后采用条码技术对会计档案的交接、组装、装盒、上架等等环节进行操作。以往是按月集中组卷，而现在需要在原来基础上按天组卷，进而保障会计档案归档的及时性。

（三）鉴定优化

《会计档案管理办法》明确指出：单位应当定期对移到保管期限的会计档案信息进行鉴定，并形成对应的会计档案鉴定意见书。直观来讲，就是通过鉴定的手段对会计档案的保管期限进行重新划定，从而进行继续保存，在鉴定过程中，如果发现没有保存价值的档案，可进行销毁。可见，做好定期鉴定工作，能够对会计档案资源进行更好的优化。

（四）深化利用

从会计档案利用者角度来看，必须保障其利用便捷与高效，因此，为其提供了多种检索方式，例如，跨库检索、高级检索、模糊检索等等，可以在线审批以及查看一些电子账簿、电子凭证、电子报告，从而达到深化利用的目标。

（五）加强保管

《会计档案管理办法》明确指出：所应用的电子档案管理系统能够对电子会计档案进行有效的接收、管理以及利用，并符合电子档案长期保管的基本要求。从当前会计档案的电子化管理的方式来看，在其储存保管功能上提出对应的要求：第一，储备方式必须要做好规范设计；第二，建立“系统+储存介质”双储备份以及异地灾备保管机制，从而最大限度的保障会计档案数据信息的安全。加强保管，具体从以下开展：

（1）在线存储保管

各类在线电子会计档案可以在系统之中在线存储三年。与此同时，需要构建电子会计档案法归档备份制度（年度），也就是在每一年的年底，由相关技术部门进行负责，对电子会计档案进行备份，即一式三份，第一份交由部门进行保存，第二份主要用于日常查阅，第三份则是与读取设备进行配套，实现异地封存保管。

倘若异地灾备中心完成建立之后，还需要在该中心备份一套。

（2）离线保管存储

如果电子会计档案超过了在线存储的期限，则需要迁移到电子档案管理系统进行固定期限保管或者是永久保管。

三、结语

综上所述，会计档案的电子化管理有着非常明显的优势，一方面顺应了信息技术不断发展的需求；另外一方面，则是能够全面提升会计档案管理的效率与质量。同时，身为会计档案管理人员应该充分意识到，在信息技术的背景下，会计档案管理既面对机遇，也面对调整。因此，倡导各位会计档案管理人员进一步挖掘会计档案电子化管理的优势，其自身不断加强学习，从而提升自己的综合素养，不仅要熟悉档案管理技能，還要掌握最为先进的信息化处理技术，从而推动会计档案管理事业稳步发展。

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