ERP环境下的制造企业内部控制优化研究施

时伦

摘要：在信息社会，内部控制功能的充分发挥离不开信息技术的支撑，从本质上来讲，ERP系统同属于一种综合性系统，该种系统既属于信息系统又属于控制系统。而在ERP环境下，企业要想获得持续有效的发展，并不断地提升自身企业的内部控制水平，必须要对内控系统进行全面的优化。文章在阐述ERP及内部控制相关理论的基础上，对ERP环境下的企业内部控制问题进行初步的研究。

关键词：ERP系统;内部控制;企业文化

随着经济的高速发展以及信息技术在企业中的广泛应用，由先进的管理理论和信息技术相结合所形成的ERP系统应运而生，使得企业的发展迈出了新的一步。ERP系统的有效应用，不仅可以极大的提升企业生产经营的规范性，同时还可以极大的提升各个生产销售管理环节的秩序性。研究发现，ERP系统计划和控制的思想与企业内部控制的理念相符，同时该种系统的有效应用还可以极大的提升企业内部控制模式的适用性以及有效性。基于这一情况下，诸多企业管理人员纷纷投入到了利用ERP系统提升企业内部控制水平的研究上。

一、ERP系统与内部控制理论

2008年，我国财政部门在借鉴COSO委员会所制定出了相关规定，对企业内部控制工作进行了准确的界定：该种控制管理主要指的就是企业内部的各级领导曾与企业内部的职工共同努力完成既定控制目标的一个过程。内部控制标准规定企业在实行内部控制制度期间，必须要保证控制行为的合法性，安全性，准确性以及完整性。

二、建立与ERP系统相适应的企业组织机构

为了能够保证ERP系统在制造企业内部控制工作当中能够发挥出应有的作用，企业的内部管理人员必须要重视组织机构的建设工作。首先必须要建立起独立的企业规划组织机构，保证企业发展决策制定的独立性。其次，必须要构建出一套具有动态性的组织机构，保证企业组织机构能够随着ERP系统的更新而不断地变化，满足ERP系统的管理需求。最后，必须要保证组织机构的全面性，保证组织机构具有信息监督管理功能，风险防范功能以及数据分析功能。

三、开发与企业相适应的ERP系统，借此固化流程，实现全面内部控制

由于企业的类型不同，其内部控制内容，要求以及目标也各不相同，因此其所适用的ERP系统响应的存在着较大的差异，如果只是单一的将，某一种ERP系统应用到制造企业当中，不考虑制造企业的内部控制工作特征，那么该种系统将很难发挥出应有的作用。因此，企业内部控制管理人员必须要结合自身企业的实际情况设计并开发出满足自身企业内部控制管理需求的ERP系统。在系统的设计开发阶段，企业管理人员必须要ERP系统供应商建立起良好的沟通协作关系，将自身的需求以及相关的内部控制方案信息提供给供应商，以此来保证系统设计人员能够设计出具有针对性的ERP管理系统。

四、塑造与ERP系统相适应的企业文化

企业文化在一定程度上直接决定着ERP系统能否发挥出应有的内部控制优化作用。从本质上来讲，ERP系统同属于一种现代化管理模式，同时也是先进企业文化的直观表现。要想有效地构建出与ERP系统向匹配的企业文化，相关的企业内部管理人员必须要将以下几种管理理念融入到企业文化当中，其一为资源集成及配置管理理念，其二为供应链管理理念，其三为精益生产理念，其四为企业流程再造管理理念。与此同时，企业的领导者还必须要重视企业员工的道德素养以及职业素养培训工作，积极努力的引导企业员工参与到再教育活动当中，使每一位员工在企业当中都能够实现自我发展，快速的适应ERP环境。

五、ERP环境下ABC公司内部控制的概述

（一）ABC公司基本情况

ABC公司（以下称“本公司”）2015年11月成立。主要经营范围：机械设备、电子产品的设计、销售、工业产品设计、软件开发、销售机械科技、电子科技领域内的技术开发、技术咨询、技术转让、技术服务。是一家高端电子制造领域的微电子研发和制造公司。

（二）公司的组织结构

F集团有限公司，出资额：[940]万元，出资比例49.30%

G集团有限公司，出资额：[317.11]万元，出资比例16.08%

H资产管理集团有限公司，出资额： [317.11]万元，出资比例16.08%

E股权投资基金，出资额：[365.78]万元，出资比例18.50%

ABC公司内部的组织结构发生了极大的转变，由原来的直线型结构逐渐的转变为事业型组织结构。在这一转变的过程当中，企业内部的组织的扁平性也在不断的提升，其层次性在不断的缩减，管理幅度在不断的增大，管理质量也在不断的提升。另外，随着ERP系统在该企业内部的有效应用率不断提升，不仅企业内部的人力资源管理，物力资源管理以及信息资源管理三大板块得到了有效的整合以及优化，同时还为企业经领导层营管理目标以及内部控制目标的制定提供了极大的便捷帮助。

六、ERP环境下ABC公司内部控制存在的问题

（一）内部控制环境欠佳

经实践调查研究发现，现阶段在ERP环境下，ABC公司内部并没有形成一种较为适用的信息化管理环境，在实际生产经营过程中，总经理处于核心位置，董事会不參与公司方针政策的制定，只负责审批，对企业的运营方向缺乏有力的控制。除此之外，公司各层级各部门之间各行其是。缺乏行之有效地沟通和信任，而总经理只掌控公司经营方向，制定战略方针，对基层的状况缺乏关注。这就无法形成良好的控制环境。同时，公司虽然引入了信息化建设并对员工进行了重点培训，但是公司管理层和员工认识度不够，不仅无准确有效的认知到ERP系统应用对于提升公司内部控制水平的重要性，同时也无法理解到ERP系统的核心含义。对信息化系统的认识只浮于表面，缺乏对其深入地认识和了解。例如，ERP的实施应当尽量使得企业的组织架构扁平化，减少内部控制层次，削减内控各层次间信息传递的中间环节，而且其中间管理层仍处于核心地位，ERP系统并没有发挥出其重要作用。

（二）内部审计体系不完善

随着制造企业内部控制信息化改革的不断深入，在ERP环境下，企业的内部审计工作在企业内部控制体系当中所起到的作用也越发的重要，当时经调查显示，现阶段在我国大多数大型的制造公司当中，其内部审计体系仍然存在的诸多问题。如果这些问题得不到有效地解决，ERP环境下制造A企业的内部控制水平将很难得到有效地提升。而这些问题集中表现一下几个方面，其一为，审计线索中断消失问题。由于ERP系统主要就是借助与互联网而实现管理的一种信息化管理系统。在这种情况下，A企业内部审计工作所参考的数据信息必须要从纸质信息转变为数据编码信息，但是在输入的过程当中，由于诸多影响因素的出现，到指所输入信息的准确度很难得到保障，进而对ABC公司的内部审计工作造成极为不利的影响。其二，负责企业内部审计工作的各个部门无法明确自身的职责与义务，在实际工作期间存在着大量的推卸责任行为，诸多审计部门管理人员人为由于ERP系统的应用，公司内部的审计工作就应该有系统管理部门来负责，在这种意识的引导下企业的内部审计工作将很难持续有效地进行下去。其三，A企业内部审计制度不明确，没有将责任追究制度，审计考核制度以及审计结果检验制度落实到实际工作当中，进而致使公司内部审计结果的准确度很难得到有效地保证。

（三）信息传递与沟通存在隐患

在当今时代背景下，随着ERP系统在ABC企业内部的广泛应用，该企业内部各个管理部门之间的沟通协作力度得到了有效的提升，该企业已经有效的实现了一体化管理，但是，企业内部的信息安全性以及保密性确在不断的降低。从现实的角度分析，在扁平化的管理组织结构下，让各部门间紧密联系，信息实现全员共享，公司的所有员工都会成为信息的载体和传播者，这同时也会导致诸多信息安全问题出现的概率骤增，例如，信息外泄风险，如果被竞争对手获得重要的信息，则很可能对公司造成相当大的损失。

在ERP环境下，企业内部的数据集中度会不断的提升，基于这一情况，如果企业内部的新型风险防控力度较低，那么企业的各项重要信息的安全性就会无法得到必要的保障。不仅会导致信息被恶意修改的问题出现概率骤增，同时还会极大的提升病毒以及黑客入侵问题出现的概率。不论是哪种信息安全问题都会对企业造成极为不利的影响。除此之外，ERP系统下，是以计算机为载体对所有的数据信息进行管理，因此，信息化设备自身也存在着较大的风险问题，而该种风险可细分为两种，其一为硬件风险，该种风险主要指的就是受到外部因素影响，导致计算机的硬件系统出现故障问题。其二为软件风险，该种风险主要指的就是系统瘫痪，数据流失等问题。如果在风险出现之后，内部控制缺乏相应的措施来保障数据信息安全，公司将造成巨大损失。计算机软件风险是指ERP软件由于功能众多，在企业应用过程中可能发生功能不稳定、不成熟、与企业需求不符合等问题，这也会为公司的内部控制带来风险。另外，不同于手工情况下，会计信息记录在纸张上，不易篡改，具有较强的证明力。

（四）内部监督较为薄弱

虽然ABC公司在应用ERP系统之后，其内部的内控监督管理水平得到了极大的提升，但是仍未达到理想状态，内部监督管理仍然显得较为薄弱，而造成这一问题出现的主要原因就是，其本身内部控制方面就存在监督不完善的现象，且缺少独立的内审部门，内部审计无法对财务信息和各部门的管理绩效发挥应有的作用，内部审计职能的履行只是出于管理层的主观愿望。ERP系统的实施，虽然一定程度上加强了对审核的控制，但是如果企业的管理人员过于依赖该种系统，而忽视了自身综合能力的提升，在这种情况下，企业内部监督管理的质量将很难得到有效的提升，进而无法保证该种系统在企业当中发挥出应有的作用。

七、ERP环境下ABC公司内部控制的强化措施

（一）加强基础信息整合，构建出良好的内部控制环境

从实际角度出发，内控环境是影响内控质量的重要因素同时也决定着企业的内部控制体系优化效率。ABC企业在实际应用ERP系统的过程当中，要想保证该种系统能够发挥出应有的作用，必须要对企业自身的组织结构进行不断的优化调整，构建出符合自身企业发展需求以及特点的企业文化环境，重视工作人员综合素质水平的提升。为此，首先，要建立起完善的且适用的扁平型管理组织架构。调整组织架构更扁平化，减少内部控制的中间环节。其次，董事会应当重视对公司基层的关注，通过组织和参与各类活动促进管理层与员工间的沟通与信任，增强企业的凝聚力，并在此基础上构建出公司独特的企业文化。最后，通过培训学习，大力加强员工对内部控制和ERP系统的认识和了解，开展一些内部控制知识竞赛，营造出一种全员学习内部控制的良好氛围。另外，在加强ABC公司内部控制的过程中，关注企业风险至关重要。因此，ABC公司应确定业务流程控制关键点，定期审核关键业务流程的内部控制，例如，在实际进行业务流程关键点控制期间，必须要监督业务准备期间，业务开展期间以及业务完成之后的各项风险指标，并且有效的应用ERP系统对其进行风险评估，准确有效的预估出每一种可能出现的风险，并制定出具有针对性的风险预防措施以及应对措施。避免ERP系统设计中出现与内部控制不相符、信息的非联系性、职能交叉重复、授权不当等现象。同时，ERP环境下的内部控制还必须从业务流程的重组与优化着手，其核心是将合理的业务流程嵌合在企业的信息系统中。因此，在实施ERP时，企业必须先对自身的业务流程进行分析，将ERP系统内控工作从流程设计、制度制定、措施贯彻等各个环节与生产经营紧密结合，使关键控制点和风险点在可控范围内，最后，将优化后的内部控制嵌合在ERP系统中，使内部控制的执行力度得到加强。

（二）加强对数据信息传递与沟通的控制

在ERP环境下ABC公司利用网络，实现各种业务流程的一体化处理，在实现方便的同时也使得数據的保密性、安全性降低，所以，公司应当使各职能部门加强自我监督控制。更重要的是，公司一方面需加强对系统数据的保护，利用屏蔽设备等，防止黑客、木马病毒等进人系统，泄露公司信息;另一方面需要引进计算机方面的高端人才，随时对信息系统进行调整和维护。进而降低数据信息传递与沟通风险问题出现的概率，保证制造企业能够实现内部控制的既定优化目标，进而提升制造企业的整体内部控制水平。而内部控制系统如何实现“引导”和“促进”功能是ERP环境下的企业必须解决的现实问题。ERP环境下企业内部控制的有效执行，与企业各级管理者和员工的积极参与密不可分。通过加大宣贯力度，使内控的管理理念深入人心，优化企业内控环境。编制流程岗位对应表，将每个流程标准切实落实到在岗员工。以此来保证该项系统的应用能够有效的加强企业对数据信息传递与沟通的控制。

（三）更新审计体系，巩固内部控制

ERP环境制造企业内部的审计体系是公司内部控制体系的重要组成部分，审计体系的优良与否，在一定程度上直接决定着企业的内部控制水平以及内部控制效率。只有在科学合理企业完整的内部审计体系的支持下，企业的内部控制管理人员才能够持续有效地进行内部控制工作，进而推动企业的整体发展进程。因此，相关的制造公司管理人员在实际工作的过程当中必须要重视审计体系的优化创新工作。为此，首先，相关的管理人员必须要建立起完善的风险评估机制，结合ERP环境的特征以及自身企业所开展的业务项目特征，将各个环节的工作归入到内部审计范围之内，同时还要对各个工作环节进行全面的审计监督，以此来保证内部审计工作的全面性以及有效性。其次，必须要制定出与之相匹配的内部审计管理制度，明确各个审计部门的职责与义务，严禁审计部门作出越权管理的行为，同時还要明确规定相关的审计管理人员必须要对审计结果进行检验，以此来保证审计结果的准确性以及客观公正性。最后，相关的审计管理人员在实际录入企业内部控制信息数据的过程当中，必须要严格的按照纸质信息上的内容进行信息录入，提升自身的工作责任意识，保证每一项信息的录入都具有较强的准确性。

（四）强化内部监督机制

内部监督管理机制是保证企业内部控制工作能够持续有效进行下去的关键第，只有在完善的且具有较强实用性的监督管理机制下，企业才能够获得持续有效地发展。ABC公司依靠实施ERP系统加强了企业内部控制的监督机制，如ERP系统中所有的会计凭证均由各业务模块生成，不再由财会人员输入，财会人员可以把更多的时间和精力放在检查财务信息准确性上来，大大加强了监督力度，减少人为控制的随意性。但是，缺少独立的内审部门，内部监督仍较为薄弱，所以ABC公司还需设置出审计岗位，对财务系统工作质量进行独立公正的监督评价，从而不断优化ERP系统中的流程设置，促进组织提高运作效率和提升组织价值。与此同时，企业内部的管理人员在实际工作过程当中必须要明确自身的监督管理内容以及监督管理范围，严格的依照相关的管理制度以及监督管理标准进行实际监督管理工作。除此之外，企业的领导者必须要将责任追究制落实到实际监督管理工作当中，一旦发现内部控制问题要在第一时间内找到相关责任人，帮助其纠正管理问题，进而提升企业的整体内部控制水平。

八、结语

综上所述，现阶段，随着我国电子信息技术的不断发展与进步，诸多新型的企业管理系统逐渐的出现在了人们的视野当中，并且在经济领域当中得到了广泛的应用。其中表现最为突出的就是ERP系统，有效地将该种系统应用到企业内部控制优化工作当中，不仅可以极大的提升企业的内部控制水平，同时还可以极大的提升企业内部控制效率。基于这一情况，现阶段将ERP系统应用到企业内部控制管理工作当中，已经成为企业管理的必然发展趋势，在这种大环境下，相关的管理人员在实际工作过程当中必须要将研究重心放到ERP环境下的制造企业内部控制优化研究当中，结合ERP系统的特性以及内部控制的需求，制定出具有针对性的优化措施，并将其落实到实际工作当中，以此来保证该项ERP系统能够在企业内部控制工作当中发挥出应有的作用，不断的提升企业内部控制管理的水平，进而保证企业在市场当中能够有效的提升自身的市场核心竞争力，并获得持续有效的发展。

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