高校“互联网+档案” 发展策略

摘要：“互联网+档案”的发展是历史的必然。本文主要是从“互联网+”的特性方面分析了高校档案发展中存在的问题，并提出了应对策略。旨在推动档案信息化建设，促进高校“互联网+档案”的发展。

关键词：档案；互联网+；特性；对策

中图分类号：G270文献标识码：A文章编号：1008-4428（2019）03-0018-02

在十二届全国人大三次会议上，李克强总理提出了“互联网+”战略，这是首次公开把“互联网+”提到国家战略发展议程上。经过了这几年的发展，“互联网+”成了创业创新的基石，渗透到各个行业。高校作为人才培养基地，也积极参与到“互联网+”战略发展中。作为高校历史和发展的承载者——档案，在这次战略发展中，也积极契合时代需求，努力实现与互联网的融合。

一、 “互联网+”的定义

“互联网+”就是“互联网+N”，N代表各行各业，即互联网与各行各业的融合发展。这并不是简单的相加，而是要通过现代信息通信技术和互联网平台，促进互联网与各行各业的深度融合，优化社会资源配置，形成一种新的经济发展形态。它具有跨界融合、创新驱动、重塑结构、尊重人类、开放生态和连接一切的特性。

二、 高校“互联网+档案”实施过程中存在的问题

高校“互联网+档案”就是利用互联网与传统档案行业相融合，以现代化信息技术为依托，以档案数字化为前提，以档案信息化为中心，构建个性化、人性化和数据化的档案服務互联平台。

俗话说“知己知彼，百战不殆”，为了更好地推进改革，我们要关注高校“互联网+档案”融合过程中存在的问题，找出症结，对症下药。从“互联网+”的特性方面来看，主要存在以下几个问题：

（一）高校档案管理与互联网融合程度不高

高校档案与“互联网+”的跨界融合并不是简单地把档案资料放到互联网上就可以了。目前，高校主要的做法是把纸质档案资料扫描，形成数字文档，然后放到网络上供使用者查阅。这种做法仅仅只是数字化的过程，离深度融合还是有差距的。“互联网+档案”的融合不仅仅是指思维理念上的融合，也包括行为上的融合。首先，在思想意识上，高校档案管理员对“互联网+”缺乏理性、系统的了解，思想观念依然停留在传统的观念上，对新事物的接收运用能力较弱。简单地认为“互联网+档案”的工作就是把纸质档案扫描录入，形成电子文件，方便存储和查询即是两者的融合了，自觉提供服务的主动性较弱。在实际操作上，虽然有很多高校已经开始实现了网络预约查档、在线信息公开、在线服务等，但是线下资源却无法与之匹配，资源数据化程度低，线上线下脱节。这种融合往往流于形式，无法真正做到跨界融合，促进发展的效果。

（二）高校档案管理者的创新动力不足

创新是每一次变革的灵魂，是推动社会发展的源泉，中国未来发展要靠科学创新的驱动，高校档案管理也离不开科技创新的驱动。首先，“互联网+档案”管理模式，对管理人员而言，是个新事物，需要一个循序渐进的学习过程。在这个过程中，对档案互联网建设系统的认知和基础的知识储备都是以后创新的基础，基础的储备是一个较长的过程，现阶段离创新还是有一段距离的。其次，档案管理人员受传统档案行业的思维影响较大，要转变观念，树立创新意识也不是一朝一夕可以做到的。再者，高校缺乏对档案管理者的创新激励机制，要么是领导不重视，要么是资金匮乏，管理人员的业绩待遇不到位，导致管理者创新的积极性不高，主动性不强。

（三）传统的档案工作模式下，档案利用不充分

在传统的档案管理工作中，记录和存储是档案的主要工作，主要包括收集、管理和利用三大环节。高校的各个部门收集完材料后，移交到档案室，档案管理人员则开始了一系列的文件整理工作，包括收集、鉴定、整理、保留、核实、编研、利用和统计等，这些都是需要人工手动建立的纸质管理，要花费大量的时间来整理。管理者的精力大多都花在整理中，而忽视了利用，形成了一种重整理轻利用的管理模式。随着“互联网+档案”战略的推进，虽然高校在档案的利用方面也有些突破，例如可以网络预约查询、在线预约等，但是还有很多问题要解决：大量的纸质文件只是完成了数字化，还没有数据化，所以可供查阅的电子材料是有限的；有些材料因为权限的问题也是不可以被利用的；档案利用者的范围也较小，大部分仅限于本校的师生，社会上的其他机构使用的权限是受限的。以上的种种原因，使得档案的利用不充分，利用率低。

（四）档案管理人员的素质有待提高

“互联网+”提倡尊重人性，“人”在这场变革中起着根本性作用，而在高校档案管理中的“人”即是档案管理人员。他们的素质对“互联网+档案”的变革起着至关重要的作用，既需要具备档案专业知识、基本技能、管理能力、良好的政治素养和职业素养，在互联网时代还需要具备良好的数据信息素养。目前，这种复合型的人才在档案工作人员的队伍中还是很少的，在管理人员素质方面还是存在很多问题的。首先，这支队伍的组成除了有档案专业的人员外，还有办公室的兼职人员，其他来源的职员等，这就容易使队伍的整体素质参差不齐，文化程度不高，专业性不强。其次，在服务意识方面，习惯于被动接受，缺乏主动分析用户需求，为用户提供多方位服务的积极性。再次，知识结构老化，计算机水平跟不上互联网发展的步伐，高校领导又很少采取行之有效的互联网培训学习，管理人员的重视度不够，也很少积极主动参与学习培训。

（五）档案在互联网上的开放程度不高

随着互联网的日益发展壮大，人们可以在网络上查询档案资料，但并不是所有的资料都可以在网络上查阅的，主要是因为档案的开放程度还不高。造成这种局面的原因是多方面的：首先，有些档案是不可以公开的。根据《中华人民共和国档案法》的规定，绝密档案、保密档案是不可以对外公开的，更何况是挂网络共享了。其次，高校对于档案资源使用的权限界定还是比较不成熟的，主要表现在使用者的人选范围和使用的资料范围的界定。目前，档案使用者主要是高校的师生、科研人员，对社会的其他机构开放的较少，能够公开使用的资料也大部分集中在学籍、科研、人事档案方面，其他方面的内容涉及较少。再者，有些高校由于技术不成熟，对外的网络档案信息平台建设尚未完成，故无法对外开放。最后，档案在网络上开放的同时，也会带来一些不安全的因素。“互联网+档案”的发展是离不开网络安全的建设的，很多高校在没有相对安全保障的情况下，档案对外开放的程度也是会有保留的。

（六）档案资料收集不齐全，互通性较弱

互联网推崇的是连接一切，共同分享，这在档案的实际工作中还是会遇到很多障碍的。首先，档案管理人员向各个部门收集纸质材料时，各个部门之间的相互联系少，很少互通有无，容易导致资料的重复性或是重要资料的缺失。其次，各高校与其他院校在档案资料这方面交流比较少，分享程度不高。各个高校之间还没有共同的比较完善的档案网络平台，分享途径不明确。

三、 做好“互联网+档案”工作的策略

（一）加深互联网与档案的融合，提供优质服务

“互联网+”时代的到来，为高校档案的发展注入了新的动力，两者的深度融合是发展的关键。首先，在思想上，高校档案管理员要突破传统思维障碍，树立“以用户为中心”的服务理念，主动提供服务，注重智能化、个性化服务。在行动上，高校要建立一个融合网络系统，将“互联网+”的科学技术与高校档案资源编织成一个网络系统。高校可以运用这个系统进行资料收集、信息数据分析等工作。这个系统要包括三方面的建设：第一，完善、真实的原始档案资源建设；第二，具有档案专业知识和互联网知识的统筹型管理人才的培养；第三，保证系统正常的运行机制的建设。这三个方面相互联系，相互促进，充足的档案资源是融合的基础，完善的运行机制是融合的保障，复合型人才是融合的关键，只有做好这三个方面的工作，才能更好地促进两者的融合，拓展其深度和廣度。

（二）创新驱动，共同发展

创新是事物发展的动力，“互联网+”就是一个创新。对于高校的档案工作而言，创新就要做到以下几点：首先，要创新服务思维，以开放的态度和方式去接纳“互联网+”，并形成自己的新思维。高校档案管理员要本着用户至上的原则，主动了解用户的信息需求并提供个性化服务；其次，创新信息安全意识。高校档案互联网化，是对档案资料安全的一大考验，管理人员要强化安全意识，认真学习网络技术，严防病毒攻击，切实做好网络环境下的档案信息安全工作。最后，要重新构建知识结构。“互联网+”的发展，对高校档案管理员提出了更高的要求，他们必须具备多元化的知识结构。例如：档案专业知识、计算机知识、网络安全知识，互联网管理技能等。因此，高校要增加资金投入，加强对档案工作人员的培训，引进复合型人才。

（三）重塑管理模式，提供档案利用率

传统的重整理轻利用的档案管理模式已经不适应高校档案的互联化发展。高校的档案服务不能再以传统纸质文献为主要内容，而是要以网络化的档案信息为主，馆藏结构也由单一、有形的向虚实兼具的模式转变。高校应该充分利用“互联网+”的优势，建立档案信息化系统，深度分析档案数据，包括对用户需求信息的数据分析及用户浏览检索记录的分析，理清关联，提高档案的利用率，实现数据增值，体现个性化服务，让用户可以不受时空限制，体验到优质的服务。

（四）提高档案管理员的素质

在高校的档案管理改革中，管理人员是变革的执行者，也是创新的主要源泉，他们的素质对整个“互联网+档案”的发展起着关键的作用，提高他们的素质也是任重道远的。首先，在精神上，要加强政治素养和职业道德建设。档案资料的收集、保管、利用和安全都是管理者的职责，要有吃苦耐劳、爱岗敬业的精神，更要有高度的责任心，对于机密档案要坚守保密原则，泄露机密是要负法律责任的，要加强法律意识学习，做到讲政治、讲道德、讲法律，依法存档用档。其次，在职业素养方面，高校管理员要加强学习。学习的内容包括档案专业知识的更新、服务理念的转变、现代化管理设备的应用、分析研究能力培训、网络安全和法律知识的普及等，树立活到老，学到老的终身学习理念。最后，在物质方面，高校要加大资金投入。这些资金可以为档案管理员的继续教育和不断学习提供有力的物质基础，鼓励他们不断提升自身素质，也可以成为他们创新的动力源泉。

（五）开放思维，共享资源

信息资源的开放和共享是保证资源配置最优化、资源利用率和附加值最大化的有效途径，能最大程度满足用户对知识服务的个性化需求。高校档案资源的开放与共享可以从以下几个方面着手：首先，制定高校档案网络公开的法律法规和相关政策。通过法律的手段，明确公开资料的范围，做到该开放的不封闭，该保密的不开放。同时也要明确档案资料的使用者权限和使用范围权限，对违反规定的行为也要做出相应的处罚。其次，引进专业人才，把好技术和安全关卡。“互联网+档案”的发展是依托网络的，高校的档案网络化是离不开高科技人才的。学校要引进计算机网络的人才，为“互联网+档案”的发展提供技术支持，并为网络安全保驾护航。最后，多元开放，及时共享。高校可以通过微博、微信、App等形式，提供档案服务，让网络上的人都成为档案工作的参与者。

（六）加强交流，资源互通

高校档案工作的顺利进行，既离不开内部交流，也离不开外部沟通。在互联网时代，沟通交流也是必不可少的。在高校建立的档案融合信息系统中，要开通部门之间、院校之间的交流通道。在通道之间，学校的各个部门可以互相查阅资料，互通有无，避免资料重复收集和重要资料流失。院校之间可以交流档案资源，共同分享。同时，在日常工作中，要鼓励档案管理员走出去，到其他院校参观、学习，开阔眼界。

四、 结束语

互联网时代的到来，为高校档案的发展带来了机遇，同时也带来了挑战，我们要认真分析互联网时代的特征，结合档案发展的现状，找到最佳切入点，促进两者的融合，为高校档案事业的发展做贡献。

参考文献：

[1]田伟，韩海涛.实现我国“互联网+档案”关键问题刍议[J].中国档案，2015（12）：62.

[2]赵佳琦.“互联网+”时代档案服务模式创新[J].兰台世界，2017（4）：24-25.

[3]沙洲.“互联网+”思维下的档案服务创新路径[J].山西档案，2018（1）：19.

作者简介：

林燕卿，女，福建泉州经贸职业技术学院，研究方向：档案管理。