不动产登记档案管理的特点与作用

孟庆玲

摘要：随着近些年来我国物权流转变动的日益频繁，做好不动产登记档案管理工作，早已成为一项利国利民的重要工程，对不动产登记工作的顺利开展有着决定性的影响。所以本文基于不动产档案管理工作的特点，对不动产登记档案管理工作加以分析，提出最大限度发挥不动产登记档案管理作用的几点个人建议，以供广大同行参考借鉴。

关键词：不动产登记；档案管理；特点；作用

前言：

不动产登记档案管理不仅是一项十分复杂的工作，其涉及的工作范围也十分的广泛，工作需求量也十分的庞大。一旦不动产登记档案管理出现误差，遗漏、甚至四丢失问题，那么势必会对不动产登记工作产生巨大的影响，甚至是引发产权纠纷问题。所以如何做好不动产登记管理工作，使其向着一个规范化的、标准化的方向不断前进，发挥其最大作用，从而更好的服务于国家、服务于人民则是以下笔者阐述的重点。

1.不动产登记档案的特点

复杂性、独特性以及实时性可以说是不动产登记档案最为显著的特点所在，也是不动产档案区别于其他档案管理工作的重要表现。

不动产登记档案管理工作，其涉及到的内容十分多，不仅有从房管部门、林业部门、农业部门移交过来的不动产登记档案管理资料，还有不动产登记档案管理部门自己制作的档案资料，可以说这些资料为不动产登记档案管理部门构建了一个十分庞大的档案资料信息库，因此无论是在日常管理上，还是在查找、使用上都具有复杂性；与其他的档案管理工作相比，不动产登记档案管理有着较大的不同，那就是不动产登记管理具有较高的专业性，有着自己独特的档案管理内容，具有独特性。如，登记现场的各种询问凭证（照片、录像）、相关的水费缴纳凭证、登记查询记录等，一般的文献档案管理部门都没有这样的档案资料；不动产档案登记管理工作要根据国家的不动产变化，随时随地的调整自身的档案资料，否则在档案资料的后期查询上就会引发不必要的产权纠纷。所以不动产登记档案具有实时性特点。

2.发挥不动产登记档案管理作用

第一，明确不动产档案管理部门的职责。不动产登记档案其本身就是由国家授权机构，采取专门的程序对不动产权资料进行制作的一种档案。因此要想更好的发挥出不动产登记档案管理的作用，就必须要明确不动产登记档案管理工作的重要性，并且为不动产档案的登记和管理成立一个专门的部门，聘请专业人员来完成相关的档案管理工作。还要对不动产登记档案管理人员开展定期的培训，让档案管理人员能够明确自身职责的同时，不断的提高自身的专业技能水平，进而做好不动产登记档案管理工作。

第二，加强不动产档案的内容管理。纸质版与电子版是不定产登记中心最为常见的两种档案保存形式。其中，电子版登记簿因为直接存储在不动产登记数据库之中，所以查看起来十分的方便，但是为了避免出现电子版档案资料丢失的问题，应该定期对电子版档案资料实施备份；而纸质版不动产登记簿则保存在档案管理部门，这样档案管理部门就必须要协同登记实施部门一起做好不动产登记簿的管理工作。此外，对于测绘管理部门移交的不动产相关测绘资料，应该采用宗地为单位立卷的方法进行保存的，这样既可以方便日后的查询工作，还能够减少档案管理工作人员的实际工作量。

第三，做好不动产登记档案的立卷归档工作。当不动产登记档案管理部门接收到纸质档案资料以后，必须要将纸质档案资料留底存档以后，另行存放起来，以便于形成一套健全的不动产登记档案资料。对于接收到的电子版档案则要根据不动产登记中心的相关规定，进行资料整合汇总，将其归档到档案库中。需要注意的是无论是纸质档案，还是电子版档案，其都归属于不动产登记中心所有，所有的档案管理工作都应该由不动产登记中心的档案管理部门予以自行，其他的任何单位与个人不得私藏档案资料。当不动产登记档案资料登记入库后，还要将相关资料一起送至负责人处进行检查与核实，之后再交由档案室。档案室的工作人员则必须要对送来的档案资料再次进行核查，确保所有的档案资料没有错误以后，方可进行签字、接收，进行立卷归档。

第四，完善不用产登记档案的保密工作。不动产登记档案管理部门应该结合档案资料的保管需求，保持档案室内始终处于适合的温度、湿度。并且为不动产档案管理室准备必要的安全防护措施，如灭火器、防潮设备等，即便是档案室内发生了突发状况，也能够及时使用设备，避免问题的扩大，要确保档案室内档案的安全。最为重要的是必须要为不动产登记档案资料进行异地备份，即便是档案室发生了突发性事故，档案资料遭受到了不可逆转的损坏，因为又异地备份的存在，也能够最大限度的确保不动产登记档案资料的完好性。同时，还要为不动产登记档案管理部门制定与之相匹配的惩罚制度，这样才能保证不动产登记档案管理工作的顺畅进行。如果工作人员出現不严格按照规定进行档案的整理和保存的；私自篡改档案内容的；损坏档案资料等行为，都是要遭受到相关处罚的。此外，还要极可能的保证不动产登记档案管理工作人员的稳定性，降低人员变动问题，确保档案管理岗位之上时刻都有人在，以此避免出现档案资料的丢失。

结束语：

做好不动产登记档案管理工作，是确保不动产登记工作顺利开展的重要基础。尤其是不动产登记档案管理工作因其本身的复杂性、独特性以及实时性，决定了其和其他的档案管理工作相较更加重要且具有不可替代性。所以，在日常的不动产登记档案管理工作中，更要从细节入手，明确档案管理部门的职责，做好不动产档案内容的管理以及保密工作，从而最大限度的发挥出不动产档案管理工作的作用，促进不动产登记有效实施的同时，也推动我国社会经济的稳步发展。

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