浅析依托信息技术更新服务理念积极推进档案管理工作科学化建设

王寿建

摘 要：伴随着信息化技术的持续性发展，档案管理过程中信息化技术的应用也在不断的普及。借助信息技术更新服务理念的方式，对于档案管理工作的服务质量、服务路径、服务质量以及服务效率等均有显著推动作用，是提升档案使用价值的有效措施。对此，为了更好的推动档案管理工作持续创新发展，本文简要分析依托信息技术更新服务理念积极推进档案管理工作科学化建设，希望可以为相关工作者提供帮助。

关键词：信息化技术；档案管理；服务理念；推动作用

档案管理属于任何企业、部门的重要工作形式，是实现合理管理、科学经营、做好基础设施建设等多方面工作的资料记录形式，档案管理的工作模式对于国民经济的影响非常突出。以往档案管理模式主要是以纸质模式为主，伴随着档案管理工作的持续性发展，传统管理模式的缺陷与不足也显得更加突出，这也间接提高了信息化技术在档案管理中的应用价值。对此，探讨依托信息技术更新服务理念积极推进档案管理工作科学化建设具备显著现实意义。

1 档案室管理中所存在的问题

1.1 重视度较低

当前会计管理人员对于档案管理工作的参与意识都比较低，档案管理重视度比较差，在档案利用率方面的现象并不理想，在具体工作中主要体现为档案管理的意识薄弱，在管理过程中对于档案本身的使用价值认知不全面，尤其是部分领导或管理人员无法意识到档案管理的意义和价值，导致档案局整体管理效益下降，促使档案管理逐渐流失于形[1]。另外，在管理机制方面，因为存在重视度方面的缺陷导致管理的制度存在明显的不合理，許多的管理模式仍然是以计划性模式为主，在管理过程中缺少重视度的，导致在信息资源方面的开发效果不理想，档案的使用率偏低。

1.2 队伍素质较低

因为档案管理工作存在内容单一、作用特殊的特点，导致许多人员都认为档案管理工作是任何人员都可以胜任的，从而形成人员兼职的现象，会计中也缺乏档案工作方面的专业性人才[2]。档案管理人员的专业素质水平、全面性知识水平、知识结构断层以及计算机网络、外语言水平等普遍比较低，档案管理人员在团体组织方面存在明显的问题，其中人员的个人素质相对较低，再加上平均年龄偏高，导致在现代化、信息化技术方面的掌握并不理想，在不同的操作能力、意识方面存在明显的缺陷，此时便很难保障档案管理的实效性。

2 档案管理信息化建设途径

通过信息化技术的加持，档案管理工作模式也需要不断的转变和创新，这也是提高档案管理实效性的关键。为了更好的提高档案局的工作效益，在工作过程中必须高度重视信息化技术的应用。档案室涉及量非常多，同时不同档案室在信息内容方面的差异也比较突出，这也就要求管理人员必须不断的充实和完善自己，借助信息化技术的合理应用来应对不断繁琐化、复杂化的档案室管理工作。下面提出几点档案室信息化建设途径。

2.1 提高档案室管理意识

构建完善的档案管理机制，及时根据档案管理工作中所涉及到的规章制度进行完善改进，以统一化的形式完成档案管理工作任务，为了更好的满足信息化时代的发展需求，及时做好档案管理中网络化建设工作，及时落实分工合作机制，满足不同岗位人员在具体工作中的责任落实情况，同时实行多层级、多元素的管理结构，伴随着科学技术的持续性发展，档案管理也会涉及到大量的信息化管理需求，此时便需要积极构建以信息化为核心的管理体系，建设档案室管理信息化中心，并明确每一位人员的具体职能，将单位的不同档案室实行统一性的管理与考核，促使档案室管理和单位不同工作可以同步性的考核，从而提升档案室管理实效性。

2.2 提升档案室管理人员的整体素质

因为信息化技术和单位管理工作的不断发展和创新，不同地区、不同部门所涉及到的知识水平也在不断的提高，不断有新思想、新观念渗入。对此，在信息化建设时代之下，单位有必要对档案室管理人员给予相应的培训和教育，尤其是在技术、理念等方面进行和创新，借助定期培训的方式组织管理人员参与到信息化技术的应用培训当中，强化对新知识、新技能的培训，尤其是计算机知识与单位管理知识的学习，强化专业素质与道德素养。借助对信息化技术的学习，掌握单位在档案室管理工作方面的业务流程以及工作方式，同时学会在计算机中做好照片、文字等内容的记录与管理工作，从而提高档案室管理工作价值。

2.3 做好档案管理技术创新工作

首先需要做好数据库技术创新。档案管理在信息化技术的支持之下，发展方向中必然会涉及到数据库资源这一技术，同时这一技术的合理应用也是推动档案管理工作科学发展的关键，在拓展信息服务途径的同时的，昂昂管理部门可以借助数据压缩、扫描以及光储存等多种信息化技术，将以往纸质化档案转变为信息数字化档案，构建档案资料相关数据库，同时构建新型的多媒体数据库、个性化数据库等，促使档案资料的使用率得到显著提升，同时也间接为用户提供一个高质量的个性化档案服务。另外，档案管理部门需要积极做好档案资源信息价值的挖掘工作，以构建知识数据库为例，促使用户可以借助知识数据库实现对相关问题的高质量、高效率解决，在拓展实施途径的同时也间接提高档案资料的实用价值。档案管理部门应当主动与相关部门强化合作，借助网络联合的方式实现信息的合理共享，同时适当的拓展档案数据库的相关服务效益，档案管理部门也可以和图书馆、网站等构建合作的关系，以无缝衔接的方式构建联合性数据库。

其次，需要做好设施设备的技术创新。在今后为了更好的满足信息化档案管理共组哦需求，需要积极配合相关部门做好硬件设施的技术支持，尤其是计算机、档案密集柜、扫描仪、复印机等设备，保障档案管理工作中信息化技术的合理应用。另外，也需要适当的引进安全保障机制，尤其是以信息化技术为主的安全防护机制，提高档案信息的安全性。

2.4 构建实时反馈机制

想要持续性提升档案管理工作的实效性以及服务质量，就必须积极建设以用户反馈和监督举报的管理机制，从而推动档案管理可以高质量发展。档案管理工作必须充分意识到用户的参与作用，以监督流程的公开透明、反馈机制的简单为核心，为用户提供一个高质量反馈机制。对此，档案管理部门需要积极构建以信息化技术为核心的质量评价体系，同时不断的优化各种评价的指标，以细化、量化为原则，对档案管理工作的服务质量、效率、满意度、利用率等指标，档案管理部门则需要将不同的指标进行细化，以用户的满意度为例，可以评价为非常满意、满意以及不满意，同时根据评价结果的不同提出针对性的改进措施，从而提高信息化技术之下档案管理工作的实效性。

3 结语

综上所述，在信息化环境之下，档案管理工作必然需要不断的创新发展，尤其是在管理工作中适当加入信息化、科学化等元素，同时在满足新形势需求之下不断创新和完善档案管理的理念意识，持续创新探索，在原本的实体档案管理模式中逐渐脱离和转变，创新全新档案管理理念，从而推动我国档案管理事业可以持续性发展。

参考文献

[1]档案信息化建设标准研究——以苏州市文档管理中心为例[J].中国档案，2017，13（11）：233-234.

[2]沈梦滢.镇江市档案局圆满完成2017年度省级数字档案馆（室）创建工作[J].档案与建设，2018，31（1）：95-95.