高校教学档案管理的问题与对策

摘 要：信息技术的发展促进了教育制度的改革步伐，同时高效档案管理工作也时代的推动下发生了很大的变化，各种各样的管理模式、管理理念逐渐受到了更多学校的青睐。想要抓好高校教育管理体制，就需要从思想、教育、体制、管理等多个方面来进行加强。文章中探讨了当前高校档案管理工作中所存在的问题，同时也就提高档案管理的工作效率提出了几点建议，给予参考。

关键词：高校教学；档案管理；问题；对策

高校档案管理是高校教学管理的主要内容之一，其反映了教学活动过程中的客观材料，同时也是衡量教学水平和教学质量的依据。传统的教学档案管理多以纸质文献为主，效率不高且效果不佳。所以在信息化全覆盖的教育体系中，传统教学档案管理也面临了巨大的挑战，因此高校档案管理必须要顺应时代发展的要求，在管理模式上进行调整与完善。

1 高校教学档案管理存在的问题

1.1 教学档案管理制度不健全

高校教学档案是教学整个过程的真实记录，当前有些高校对教学档案的管理工作较为忽视，管理意识模糊，管理制度也不健全。甚至很多高校没有建立教学档案管理制度，只是依靠日常对于教学档案的认识进行教学档案的建立与管理。同时也存在一些院系、教师没有在平时对保存教学档案管理的习惯，没有建立相关的明文规定，所以领导方面对此也不予关注，更不要说去督促和监管，再加上一些部门及教师只为省事，教学档案管理工作并不规范。

1.2 部分高校教学档案管理设备落后

很多高校在教学档案管理中依然采用着传统的管理模式。如教师教学信息整理完毕后交至教务处，而教务处并没有按照档案管理的要求进行统计、分类等；教师在档案使用时，检索信息的效率较低、准确性不高、材料不完善、流程也非常复杂，教学档案管理处于原始状态。这些高校的管理模式并没有紧随时代的发展，利用现代化的科学管理设备及系统平台。对于图片、视频教学信息，没有进行信息化管理，使教学档案管理利用占用的时间长，管理效率不高，造成教师检索信息花费的时间较长 。

1.3 高校教学档案管理队伍结构不尽合理

很多高校教学档案的管理工作人员都是由年龄较大的教师负责，他们在新颖的教学方法、管理方法上的接受能力不足，无法针对不同教学档案进行合理的归类整理。此外，即便有一些年轻的一线教师及行政人员也兼任教学档案管理工作，但是他们的档案管理专业知识不足，思想及管理经验不到位，具体职能较为模糊。

2 加强高校教学档案管理的建议

2.1 提高对教学档案管理重要性的认识

首先，思想观念的提升时提高档案管理工作重视程度的关键，要求相关的教学管理部门、各院系的负责人等都需要加强对教学档案工作重要性的认识，定期组织学习关于《高等学校档案管理办法》的相关内容，完善教学档案管理制度，明确责任，由上至下的提高对教学档案管理的关注度，支持和重视教学档案管理工作。其次，要加强教学档案管理的资金量，设置专项经费，及时更新软硬件设施，配备档案室及档案管理仪器，给予教学档案管理工作基础方面的保障。最后。要配备专业的档案管理人员，提高教学档案管理人员的素质。学校相关部门也要加强对档案管理工作的重视，将科级管理人员纳入到档案管理专项管理当中。并且注重档案管理软件的开发与研究，提高教学档案的收集、整理、立卷及检索，从而提高教学档案的利用率。

2.2 规范教学档案内容，促进管理规范化、系统化

网络技术不断的更新与提高每天都会产生大量的数据，而教学档案也不例外。当前高校教学档案管理办法及手段都存在一定的问题，而这些问题严重的阻碍了教学档案信息化管理的良好发展。所以规范教学档案内容，形式及类型极为重要。例如，在教学档案管理当中业务档案包含了教学大纲、课程标准、课程计划、教案、讲稿、课件等相关的文件材料。教师从备课开始就需要将各方面的材料依照统一的格式上传至教务管理系统当中，以此来实行电子化、数字化管理。而教学档案也要依照格式统一、数据规范、便于阅读及共享的基本原则，制定出合理的、统一的收集标准及归档分类标准。与此同时，高校教学档案管理也要积极的采用国际标准答案管理体系，并定期检查和梳理各类档案。根据国家出台的《电子文件归档与管理规范》、《CGD电子文件光盘存储、归档与档案管理规范》等相关标准，及各个高校的实际情况，建立适合自己学校的教学档案管理规定，制定出统一性，科学性的归档，阅读，归还等相关流程。通过这样的方式来给予教学档案的权威性及真实性的有力保障。

2.3 建立合理的教学档案管理制度

一套完善的规章制度是教学档案管理工作有序开展及促进档案管理工作顺利进行的有力保障，因此建立合理的、切实可行的规范性管理制度十分必要。此外，也要配备专业的、专职的教学档案管理人员，并明确他们教学档案管理所要承担的责任与义务。同时对相关的软件、硬件配套设施进行完善，对教学档案管理工作的开展进行定期的考核，也要主动积极的向上级业务管理部门提出合理化的建议，接受上级业务管理部门的监督与指导。将教学档案管理工作及教学管理工作有效地结合在一起，从而促进档案管理工作质量及效率的提高。

2.4 提升管理人员的素质水平。

想要提高教学档案管理人员的整体素质，首先思想最为重要。而思想素质的提升不止是指政治立场也包括对其本职工作的认真态度。教学档案管理人员要具备强烈的责任感与敬业精神，尤其是对上层领导所提供的教学管理决策要具备一定的执行力，同时，帮助领导制定相关的教学管理措施，以及每学年度的教学计划。可见如果没有过硬的思想素质对整个学校未来发展的影响将是灾难性的。其次，教学档案管理人员必须具备专业的业务能力。很多教学档案管理人员多为半路出家的老教师，专业素质不强。这就要求相关部门做好他们的再教育工作，比如可以通过进修、脱产上研究生班，也可以通过自学来不断提高自身的业务素质。

3 结束语

高校教学档案管理是对高校教学活动的真实记录，是教学反思过程中的重要依据，其中蕴含着丰富的教学和科研价值。高校档案管理还需要不断的提高与完善，从管理队伍到基本设施都须顺应时代的发展要求，加强制度的創新及思想的创新，才能促进高校的良好发展。

参考文献

[1]胡维维.高校教学档案管理_问题与对策[J].安徽农业大学学报，2017（5）：63-65.

[2]姚国勤.高校教学档案管理存在的问题及对策[J].办公自动化，2016（16）：46-48.

作者简介

尹丹丹，国防大学政治学院，上海，工程师，硕士。