数字化时代办公室档案管理模式优化路径探析

摘 要：行政机关在处理行政事务过程中会产生大量的信息资源，并形成大量的办公文书档案。随着数字化时代的到来以及办公自动化技术的普及，档案归口管理部门要适应时代发展，就必要运用数字化技术加强改革創新，充分挖掘办公文书档案的价值，更好地服务于其他单位和其他部门的工作。本论文立足于数字化时代背景，从数字化、信息化和智能化的角度出发，对办公室档案管理模式予以分析，并就办公室档案管理模式的优化提出相关建议。希望通过本研究，能够为档案归口管理部门提供充实的理论参考和帮助。

关键词：档案；办公室；数字化；优化

1 办公室档案管理的基本理论概述

1.1 办公室档案管理的内涵

档案主要是某类信息资源的集合体，办公室档案中的档案内容则主要与行政事务相关。在长期的社会实践中，各个单位形成了一套专有的档案管理机制。办公室档案管理主要分为档案收集、档案归类、档案分析以及档案利用等几个层面，与单位其他工作息息相关、紧密相连。一方面，单位其他部门形成的信息资源都会归集到档案归口管理部门。工作人员对档案进行管理，能够为其他部门日后查询相关资料和进行决策提供帮助。尤其是工作周期较长的工作中，信息资源往往具有成套性，信息资源的丢失将会给日后工作的开展增加难度。因此，办公室档案价值重大，理应得到各个单位重视。另一方面，办公室档案管理实质上是一种凭证管理。档案详细的记录了某项工作进程，起到一个凭证作用。

1.2 办公室档案管理的基本特征

一方面，价值明显。相较于其他文件，办公文书档案具有实用性和有益性。档案归口管理部门工作人员需要对大量的信息资源进行筛选和分析后，才能形成办公文书档案。同时，办公文书档案的排版讲究，能够提升相关主体查阅信息资源的效能。由于办公文书档案蕴含着工作人员的心血，是信息资源中具有保存价值的精华部分的组成，所以办公文书档案价值明显。另一方面，具有知识属性。各个单位的工作情况和知识成果都积累在文献资源当中。办公文书档案中蕴含着丰富的知识，是单位某一时期工作的再现和浓缩，可以为单位拟定决策和计划提供依据。

2 办公档案管理模式的优化原则

2.1 坚持人才建设原则

办公室档案管理的核心要素是人才，人才的工作经验固然会影响档案管理效率和质量，但从长远来看，人才的综合素质、专业技能以及创新水平，才是真正影响档案管理效率和质量的要素[1]。为此，办公室优化档案管理模式过程中必须要坚持人才建设原则，建设一支高水平管理队伍。首先，单位要加快培训机制改革，优化培训内容。单位除了为档案管理人员提供日常培训外，还可以组织相应的交流活动，给工作人员交流空间。单位要加强与档案馆和其他档案专业管理部门的联系与合作，通过人才交流的方式提升工作人员的整体素质。其次，单位要优化培训内容，提升数字化技术运用与信息化技术运用在培训内容中所占的比重，真正做到与时俱进。最后，工作人员要有前瞻意识，根据办公室档案管理工作的变化，主动加强理论学习和专业技能学习，优化自身知识结构，更好的服务于档案管理工作，增强档案管理的实效性。

2.2 坚持统筹规划原则

数字化时代办公室优化档案管理模式过程中，必然会变动档案管理工作的内容以及流程。为此，单位应当改革管理体制，建立与数字化时代相适应的管理机制。首先，在档案管理流程上，根据线上和线下两套管理模式，设置双轨制的管理机制，提升档案管理工作的针对性，为工作人员提供明确指引。其次，在档案管理规范层面，单位要统一档案管理的格式以及流程，规范工作人员行为，推动档案管理工作走向体系化和科学化。最后，在责任落实和绩效考核上，针对不同档案管理岗位，设置不同的考核指标和责任落实指标，督促工作人员切实完成档案管理工作。

3 办公室档案管理模式的优化路径

3.1 开辟新型智能化管理方式和服务方式

数字化时代，办公文书档案大多呈现为电子文件格式。尤其是互联网技术的迅猛发展，更是使得档案归口管理部门工作人员可以直接在互联网终端对文书档案进行管理和服务。为此，单位可以借助数字化技术和互联网技术这两项有力工具，开辟新型智能化管理方式和服务方式。首先，从提升档案资源利用率的视角出发，单位可以加强与其他行政机关和社会组织的档案联系，选择具有交叉职能或者交叉服务的单位进行合作，建立档案共享机制。以国土行政机关为例，国土部门的工作会涉及到规划以及环保，国土行政机关与规划行政机关和环保行政机关构建档案共享机制，能够提升档案资源利用率[2]。因此，各个单位可以根据本单位档案的性质和特点，探索上下级单位之间以及跨区域之间的档案合作，减少单位档案管理成本。其次，从提升档案服务效能的视角出发，单位可以构建智能化档案查询终端和利用终端。单位可以开发微信公众号或者官方APP，通过互联网技术将微信公众号或者APP与本单位档案管理系统进行连接，并以此为平台为相关需求主体提供档案服务。通过该种方式，不仅能够使相关主体更为便捷的查询到相关档案，也能够减少单位的服务成本。最后，单位可以探索搭建智能化管理平台，以本单位档案管理系统为依托，将档案管理工作全部移至线上终端，对档案流程进行重构，实现档案管理的现代化和科技化。

3.2 利用数字化技术加强对档案资源的安全管理

档案资源是否安全，决定了档案是否有存在的价值。尤其是部分涉及国家秘密和单位秘密的档案资源，更是需要安全管理。首先，单位可以通过云储存技术来搭建档案备份机制，全方位对本单位的档案资源进行备份。单位将数字档案上传至云储存终端，并对云储存终端进行加密，能够有效抵御互联网病毒程序。同时，单位在档案资源丢失后，也能够迅速通过档案资源下载的方式来还原档案，确保档案管理工作不脱节。其次，单位可以通过缩微技术对档案进行管理。尤其是部分涉及技术的图纸类档案资源，对其进行扫描处理，可能会影响数字档案的清晰度。此时，工作人员通过高像素相机对这类档案进行拍照后，在计算机上进行缩微处理并形成档案胶卷，能够更好的保障档案质量，提升档案管理的安全性。最后，单位可以通过数字水印技术对档案进行管理，在涉密档案中加入单位专属的数字代码和水印，将档案资源转化为只可读的状态，可以有效防止档案被非法更改。总而言之，工作人员要树立现代化档案管理思维，积极借鉴其他单位的档案管理模式，充分运用数字化技术进行创新，才能推动单位档案管理工作迈向更高的层次。

4 结束语

在信息资源传输速率加快的现阶段，档案的价值不言而喻。具体到办公文书类档案，办公文书档案能够为单位管理人员提供决策参考，为管理工作提供追溯作用，是行政工作重要组成部分。办公室文书档案管理工作是一项系统性工程，需要充分挖掘并利用一切有利条件和现有技术。随着数字化时代的到来，档案归口管理部门工作人员要充分发挥积极性、主动性和主体性，建设办公文书档案信息网络，使办公文书档案真正服务于行政工作和社会。对办公室档案管理模式进行分析，得出一系列优化路径，有助于档案归口管理部门改进工作机制和工作方法，提升档案管理成效。

参考文献

[1]王智华.如何提升办公室档案管理工作效率[J].科技经济导刊，2019，27（03）：225.

[2]潘翠平.办公室档案数字化的重要性研究微探[J].办公室业务，2018（23）：53.

作者简介

周晓梅（1979-），女，汉，内蒙古赤峰市红山区人，本科，毕业于内蒙古大学，馆员，研究方向：办公室档案管理。