对加强人事档案管理工作的几点建议

摘 要：在单位的管理与发展之中，人力资源管理方面占有举足轻重的地位，而人力资源管理工作的基础就是对于其自身员工的人事档案的管理工作，因此对于人事档案的管理工作由于其自身的重要意义，在单位的管理方面也有着极为重要的作用。本文将基于人事档案管理的价值方面对于人事档案管理的意义，现有的问题以及相应的解决办法方面给出相应的见解，供参考使用。

关键词：人事档案管理；价值及意义；信息化管理

作为对于企事业人力管理工作中的重要环节，对于人事档案的管理能力及管理水平，直接影响这该单位的竞争力。就该方面来看，企事业对于人事档案的管理应当应该给予充分的重视，同时还应该根据现阶段的发展情况及时的调整，企事业对于人力资源管理的方法与技术，使其跟得上科技的发展，顺应时代的潮流。

1 对于人事档案管理的重要意义

1）提高档案的管理水平。对于人事档案的信息化建设，是指将人事档案的相关内容进行统计、生成并计入归档，整个过程对于企事业员工的信息有一个充分的采集与存储，同时还能够为单位对于人力资源的管理提供一定程度的数据支撑，对于单位内部的人事调动问题以及相关的任免问题的解决提供了较为便利的条件，对于单位的更好的发展有一定的推动作用。同时完善的人事档案管理工作是对于单位档案管理水平的一种提升，是单位完备的保障体系的体现。

2）保障人事方面的公平、公正。对于人力资源的管理多是给予对员工人事档案的内容进行的，在薪酬、业绩以及职称方面，都需要对人事档案进行参考。同时由于涉及到相关的任用信息，所以为了保障各项工作的合理有效的开展，以及评选程序的公平公正，企事业都需要对人事档案进行相应的整理、存档，以保证各项工作的效率，同时还可以通过相关数据确保企事业相关工作的公平、公开。

3）顺应信息化发展。信息技术的发展，使得越来越多的方面都在依赖大数据进行操作。采用信息化的管理方式对人事档案进行管理，是适应当今时代發展之举。同时还可以借助信息化在数据统计方面的优势，为人力资源管理的更好进行提供一定的便利条件，方便企事业对于单位员工更好的管理，同时是能够顺应当今时代信息化发展的潮流。

2 目前人事档案管理中存在的问题

1）相关配套设施不全。在对于人事档案的管理方面，尤其是采用信息化的管理模式上，一些地方的相关的配套设施并不能够满足相应的需求，使得在对于档案管理方面的发展速度方面就相对较慢。造成该方面原因的主要问题就是，对于采用信息化管理人事档案的认识还不足，对于信息化方面的技术投入较少，使得在相关的设备方面有所欠缺，最终抑制了对于人力档案管理的发展。能否为档案信息化的建设提供一个较为完善的平台，是关系到人事档案管理能否更好发展的决定性因素。

2）工作人员专业水平有限。在一些企事业单位中，对于人力档案管理的重视程度较低，使得在相关的工作岗位人员的选择上也缺乏相应的重视度，这就会导致在人事档案方面工作的人员其专业素质较低，对于档案管理的重视程度也较低，所以在一定程度上阻碍了人事档案管理工作的进行。工作人员的专业水平有限将会直接影响到对于档案管理工作的准确性以及工作效率，会直接影响人事档案管理的质量。

3）对于信息化的标准不统一。在推进人事档案的信息化管理方面，需要对于相关内容建立统一的标准。现阶段不同的企事业单位或是同一单位不同的地区之间，采用不同的管理标准，这就使得信息在交流起来就十分的困难，同时不利于人员岗位的流动，不利于人力资源工作的更好的展开。没有统一的信息化管理标准，实际上是隔离了各单位之间的联系，使数据与信息不能够进行有效的传递，不利于对于人事档案的更好的管理。同时，网络安全问题也是影响信息化人力档案管理模式的一大重要影响因素，其严重危害到员工的人身信息安全以及企事业的内部机密。

3 如何加强对于人事档案的管理工作

1）加强过程监督，注重使用保密。能否准确的、规范的完成对于人事档案材料进行整理，是评判档案管理工作的标准。档案管理人员在收集相关资料时，就应该注意保证相应内容的完整性；在对于档案资料的审核方面，应该针对不同的问题采取不同的应对方法，对于有问题的档案资料应该及时的上报主管人员进行审查。在对于档案的整理以及传递方面，应做到准确分类、严守程序，对于档案信息及时的登记，以确保对于人事档案管理程序的规范化。

对于人事档案的管理方面，应该注重对于相关内容以及信息的保密性。在对于人事档案的管理方面，应该注意对于相关内容的保护，对于查阅档案资料的人员，应该严格把控，同时档案人员也应该规范自身的行为。通过完整而规范的体系，确保对于人事档案保存工作的机密性与安全性。

2）加强对于资金的投入。加强对于人事档案管理方面的资金投入，主要是侧重于其在硬件设施方面的支持。通过对于计算机、扫描仪等专业设备的引进，来提高对于人力档案工作的效率，同时信息化的模式下，可以使信息更好的保存，与传统的储存方式相比，它具有易保存、易查找、不易损坏的特点，能够更好的提升人事档案管理的管理水平和管理能力。高科技的硬件设施是实施人事档案信息化管理的基本条件，同时也是对于人事档案管理的必然趋势，由此可见加大对于人事档案管理方面资金投入的重要意义。

3）提高从业人员的专业水平。就人事档案的管理而言，其是一个极为复杂而繁琐的工作，遂于相关的工作人员有着很高的要求。针对这方面的因素，相关部门在对于该职位人员的引进方面就应该对其相应的能力进行一定的考察，同时在后期还应该不断地对相关的工作人员进行适当的培训，以确保其专业能力与职业操守。由于人事档案管理工作的特殊性，所以需要相关的工作人员应该拥有较高的职业道德以及敬业精神。能够真正的完成的自己的工作，同时按照相关的规定切实的保护好相关内容的安全与完整。

4）统一信息化管理标准，加强安全防护。对于人事档案的管理方面应该实施统一的信息化管理的标准，使得必要的信息的交流能够有效的进行，同时还应该注意健全对于相关系统的安全防护工作，利用一定的防火墙技术实现对于信息的保护工作。人事档案的信息化管理模式是档案管理模式发展的必然，因此更好的推进对于信息化的重视以及对于数据库的管理工作，是对于建设现代化的人事档案管理体系的重要环节。

4 结束语

在加强对于人事档案的管理工作方面，应该重视对于资金的投入、工作人员的专业素质的重视以及信息化管理标准的统一，只有通过不断地规范人事档案地相关的工作流程，才能够保障人事档案管理工作的更好的进行，同时确保人力资源管理工作的有效开展。通过对于人事档案管理工作的规范，能够在一定程度上促进企事业单位的更好发展，提高其竞争力。

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作者简介

姚永红（1969-），女，土家族，重庆市酉阳县，大专，档案系列中级馆员，研究方向：档案管理。