浅述档案信息资源开发利用工作

张国钰

摘 要：在知识经济条件下，人们对档案的需求呈现多元化。档案部门只有以丰富馆藏、优化结构为基础，以利用现代化技术手段和提高档案管理队伍整体素质为条件，才能深化对档案信息的开发，满足社会的利用需求。

关键词：档案信息资源；开发利用；条件

在知识经济条件下，人们对档案的需求呈现多元化。档案部门只有以丰富馆藏、优化结构为基础，以利用现代化技术手段和提高档案管理队伍整体素质为条件，才能深化对档案信息的开发，满足社会的利用需求。

1 丰富馆藏和优化结构是开发利用档案信息资源的基础

档案工作要想满足社会信息需求，服务经济建设，档案馆（室）就必须保存门类齐全、内容丰富、结构合理和价值珍贵的档案资料。因此，丰富的馆藏是开发利用档案信息资源的物质基础和先决条件，改变档案馆（室）内存缺乏、门类单一的现状，广泛收集优质信息资源来进一步丰富馆（室）藏是开发利用档案信息资源的中心工作。由于历史原因，目前绝大部分档案馆所保存的档案以反映机关工作活动为主。这些档案在平反冤假错案、编史修志等项工作中，确实起到了无法替代的作用。但是，在知识经济条件下，人们对档案信息需求的内容将呈多元化趋势，这就将出现馆藏档案与社会需要不相适应的矛盾。一方面社会需要的档案信息的范围不断扩大；另一方面档案馆又缺乏可供各方面利用的信息资料。这就需要积极开展档案收集工作。收集工作质量的高低会直接影响到档案工作与其它环节的工作质量。只有门类齐全、结构合理的馆藏档案资源，才能满足利用者的各種信息需求。为此，档案工作者应加强调查研究，掌握档案信息的利用规律，使馆藏档案尽可能与利用者需求相吻合。在收集过程中我们不仅要收集足够数量的档案材料，还必须尽量保证档案信息的优质化，齐全和完整。收集后的档案要进行系统的管理，档案的分类组卷要能反映一定的历史联系，有章可循，让人看了一目了然。案卷的排列要有规律，力争一实现规范化、标准化，保证查找的顺利，方便人们的利用。简而言之，就是要使档案信息由无序状态变为有序状态。在馆藏档案的收集中，要改变过去坐等接收的办法，要面向社会，通过各种方式，开辟多条渠道，积极主动地进行收集。总的说来，馆藏档案要体现在广度、质量和特色三个方面。在接收档案的内容上要注意宏观和微观的结合，广采博收，以质量为中心，把散存于社会上的真正优质的档案信息资源收全、存好、用活。首先，在广泛调研掌握立档单位档案状况的基础上，制定接收计划，把属于本馆范围的各种档案资料接收进馆；其次，要从有利于保护，有利于保护档案作用的实际出发，加快进馆速度；最后，要不断扩大档案的收集范围，注意收集保存各个时期、各门类、各载体、各类型的档案。就种类而言，不但要注重党政档案的收集，也要注重科技档案、专业档案等的收集，还要注意征集有保存和开发价值的集体、个人所有的档案；从年代上看，既要有早期的档案，也要有现代的档案、资料；从内容上看，既要有反映机关日常工作的档案，也要有知名人物、典型单位的档案；从载体上看，既要有纸质的又要有音像、光盘，软盘以及实物性档案材料，尤其是具有地方特色、民族特色的档案，以优化馆藏结构，逐步建立起内容丰富、形象鲜明、特色凸显的馆藏体系。只有馆藏丰富了，才能为开发利用档案信息资源奠定坚实的物质基础。此外，还要建立健全切实可行的规章制度，强化有关人员的档案意识，提高其业务素质和责任感，做到凡属归档范围内的档案材料都能够按要求归档，该进馆的档案都能够进馆。只有积累起门类齐全、内容丰富、质量较高的档案信息资源，才能扩大信息量更好地为经济建设和社会利用服务。

2 提高档案人员的综合素质是开发利用档案信息资源的重要条件

档案信息资源的开发利用是一项涉及面广、综合性较强的工作。在档案信息资源开发利用工作中，档案人员是档案信息资源开发利用的主体，他们的素质直接影响开发利用的成效。因此，只有不断提高档案人员的综合素质，才能使档案信息资源开发利用工作更优质、高效地开展。档案人员队伍必须具备合理的知识结构和素养，以适应档案信息资源开发利用对档案人员素质的要求。具体来看，应具备以下三种素质：1）良好的知识素养档案工作本身就是一项“今世赖之以知古，后世赖之以知今”的万年百世之事。传统档案都是用语一言文字一记载的，档案工作者时时刻刻都在跟文字材料打交道。档案是历史的记录，每一时期的档案都与当时的社会历史有一定的联系，只有懂得历史，了解档案产生的历史背景，才能够准确鉴别档案真伪，准确鉴定档案价值，并管好和用好档案，开发档案信息利用的价值。这就要求档案人员必须具备一定的语言文字素养和丰富的历史文化知识。同时，档案人员还要广泛接触各行各业的利用者，时刻都离不开语言表达、文字交流，所以档案工作者只有具备丰厚的语言文字功底，才能够准确了解档案内容，满足利用者的需求。随着中国加入世贸组织，中外交流的领域日益扩大，档案信息资源开发利用的范围也在不断拓展和延仲，这就要求档案人员还必须具备一定的外语知识，能够熟练处理有关档案信息资源开发利用的外文资料。此外，档案人员具备一定的法律知识，依法开发利用档案信息资源的能力也是必要的。2）熟练的信息处理能力。因特网的广泛应用和发展，使世界范围内的信息资源共享成为现实。它大大拓宽了人类的信息空间，并日益成为档案信息资源开发利用工作的管理平台和技术支撑。目前，全国省级以上档案馆（局）已基本建立档案信息网。在不久的将来，市、县档案馆（局）也都建立起网站后，档案馆不仅成为各种档案信息的保管基地，而且会成为这些信息的开发利用中心。因此，档案人员不仅要适应网络信息技术操作的要求，还要具备运用数字化、网络化技术手段进行档案（文件）信息管理系统的软件开发、档案信息网站的设计与维护、数字档案馆的构建等能力。所以档案人员只有具备了熟练的信息处理能力，才能够深层次地开发利用档案信息资源，真正实现档案信息资源共享。