大数据环境下档案电子化管理研究

刘冰

摘 要：近年来，大数据技术发展的很快，在各行各业中应用的非常广泛，能够给工作带来极大的便利，促进各项工作的顺利开展。在档案信息管理中，大数据信息技术也能起到良好的管理效果。电子化的档案管理能够在利用科学信息技术手段的基础上，增加更多的人性化与专业化功能，提高档案管理工作的效率，使档案管理工作能够在优化的过程中，实现理想的管理效果。本文从实际出发，对大数据时代下档案管理工作的特点、存在的问题和相关措施等进行了详细分析，旨在促进档案管理工作的顺利进行。

关键词：大数据环境；档案；电子化管理；信息技术

在单位的日常管理中，档案管理是一项非常重要的工作，在单位有效進步与发展中承担着重要功能，是人才培养与日常管理的重要工具，为上级部门的考察提供了有效依据，在社会进程不断加快的过程中，大数据技术发展的越来越快，在单位的管理中发挥着积极有效的作用。在大数据环境下，档案管理工作呈现出一系列新的特点，在降低人力资源成本的同时，为档案信息的储存、调阅和整理带来了极大便利，使档案管理工作的效率得到有效提高。

1 档案电子化管理的原则

1.1 效益性原则

需要对档案电子化管理的成本与效益进行充分衡量，站在员工的角度，对员工自身的需求进行充分了解和把握。在考虑经济成本的基础上，将人力、物力、财力等进行充分整合，在可承受的范围内，选择合适的管理方法，在实际操作的过程中不断优化，增加利润空间，实现最大化的经济利益。

1.2 真实性原则

档案管理最重要的原则是真实性，必须保证档案信息的真实，符合实际情况。在档案信息真实性缺失的情况下，档案的价值就会大大降低，档案管理工作在推进的过程中会受到较大的阻碍。在实际管理的过程中，必须保证信息的真实有效，避免出现遗漏和误导现象，增强信息的完整性与科学性。

1.3 可用性原则

除了人事档案外，财务会计信息档案也是档案电子化管理的重要内容。现阶段，基本已经普及了会计电算化系统，会计信息本身就已经以电子化形式存在，但由于会计系统和档案系统之间存在技术上的不一致，甚至是不兼容，因此有可能导致部分会计信息无法录入，或在不同的系统中转换过程中造成数据偏误，影响档案信息的可用性。

1.4 安全性原则

安全性是电子档案管理中的一项重要工作，与传统的防范档案物理毁损不同，电子化档案管理需要建立完整的安全运作系统，对电脑本身的漏洞进行防御，同时设置相应的安全防护网，避免黑客的入侵，使档案信息不被盗取，增强电子档案信息的严密性，为单位各项工作的顺利进行奠定良好的基础。

2 大数据环境下档案电子化管理工作存在的问题

2.1 档案信息电子化不足

大数据以信息电子化为基础，在使用大数据技术的过程中，需要明确档案信息的电子化程度。在实践的过程中，很多档案与单位发展过程中的相关现象类似，在一定程度上阻碍了实现电子化的过程。同时，现有的档案数量较多，在整理档案的过程中需要耗费较多的人力、物力和财力，而相关档案管理人员较少，对于数据电子化的应用和实施处在比较片面的阶段，在很大程度上影响了档案的电子化进程，海量的数据信息无法通过有效渠道进行转化与传播。在人手不足的情况下，电子化的录入成为一个比较严重的问题，档案信息电子化程度较低，与当前大数据时代下的各项要求不符合，不能满足实际的需求，存在着非常明显的弊端。

2.2 电子化档案未能有效整合

档案电子化管理，与大数据技术发展的趋势具有一致性，在详细整合档案信息框架与模板的基础上，使大数据技术能够充分与档案数据信息进行有效结合，实现两者的协调发展。当前，在整理档案的时候，不能按照大数据技术的相关要求进行归类，在一定程度上影响了数据整理的效果。在运用大数据技术的时候，很多档案管理人员的技能严重欠缺，不能在有效的时间内对档案的电子化信息进行详细整合。同时，档案管理人才队伍建设相对滞后，在整合信息的时候，缺乏有效的凝聚力和专注力，与大数据技术的要求存在较大差距，在一定程度上影响了档案电子管理工作的顺利开展。

2.3 信息安全性存在一定的风险

信息系统的安全性在大数据时代下是一个比较明显的问题，虽然很多单位设置了相应的信息防护网，在一定程度上保障了电子信息的安全性。但是，由于各种因素的影响，信息网络和电子化系统本身也存在比较明显的安全风险，使档案管理工作存在一些不可避免的危险性因素，对电子档案的安全性造成较大的影响。另外，部分工作人员忽视了电子信息的安全性，在操作相关步骤的时候，没有严格依照规定的步骤和章程，降低了系统的安全防护水平，甚至出现资料泄露的情况，对单位员工的切身利益造成比较严重的影响，需要引起单位管理者的高度重视。

3 大数据环境下加强档案电子化管理的建议

3.1 重视人才队伍建设

人才在档案电子化管理中发挥着至关重要的作用，尤其是一线技术人员，在电子档案管理中扮演着不可替代的角色，在人才培养不到位的情况下，档案信息往往出现电子化不足、档案整合有误等现象，导致信息安全性存在一定的风险。因此，必须重视人才的质量，使人才在电子档案信息管理中充分发挥出自身的作用。具体来说，需要在结合实际情况的基础上，招聘质量高、专业技能丰富、知识理论完备的人员进行档案的管理，加强招聘环节在人才队伍中的力度，为档案信息的电子化管理储备更多的优秀人才。同时，需要加强对档案信息管理人才的培养，帮助员工掌握计算机技术和电子信息技术，强化其专业理论知识基础。除此以外，可以定期进行考核，使档案信息管理人员能够找到自身的不足，在实际工作中不断提升自身的专业技能，提高履职能力，不断适应新时代下对档案管理人员的要求，增强档案信息管理的电子化进程，使档案信息管理工作能够实现自身的价值，为单位的发展奠定良好的基础。

3.2 加快档案电子化建设

现阶段，管理者需要充分重视大数据信息技术，在利用这项技术的过程中，增强档案电子化管理的科学性与有效性，使管理人员的积极性与主动性得到有效提升。在实践的过程中，档案管理者需要对现有存量的档案及时进行转换，建立并维护好现有的信息系统，保证信息系统能够安全稳定的运行，避免在使用过程中出现一些不可解决的问题，为档案管理的电子化建设提供便利性条件。加快档案电子化建设，还要建立必要的制度，強化电子管理方式的使用，结合单位的实际情况不断进行优化，逐渐适应大数据的要求，实现档案电子化建设。比如，在会计档案信息化管理中，传统的会计凭证是纸质的，在保存过程中需要耗费较多的人力，并且占用较大的空间。信息技术的发展使会计凭证能够在电脑上自动生成，电子发票、电子合同和电子凭证等的数量明显增加，在有效整合数据信息的基础上，采取合适的方式及时进行保存，强化电子档案的落实与管理。

3.3 优化档案电子化管理方法

在优化电子档案的过程中，需要将电子档案的格式放在一个重要性位置，保证其标准化和规整化。比如，在签订业务合同的时候，可以在范式合同文本的基础上，将信息进行整理和校对，减少信息之间的差距和不同，增强信息的一致性。同时，不同信息具有各自的识别特征，如合同对方、合同金额、合同内容等，在标准化的过程中，可以使档案管理工作能够在正确的轨道上顺利进行，在短时间内进行信息的查找和归类，使信息能够快速高效的整合，进一步提高电子化管理水平。同时，可以使用档案资源电子化目录超链接到档案的方法，经过详细分类，将电子信息进行汇集和整理，即先将电子信息进行适当分类，整理成方便使用者查询和检索的目录信息，在超链接关联之后，使目录和档案内容能够更加清晰明确。采用这种方法，是从使用者的角度出发，使用部分信息链接到档案信息里，充分发挥信息技术的优势，使档案搜索和管理的效率得到有效提高。

3.4 加强电子档案信息共享

需要重视电子档案信息的内在价值，在相互共享的过程中，在规定的范围内，使档案信息能够积极的活跃起来，增强信息的流动性与适应性，最大程度的挖掘出信息的内涵，提高信息的使用效率。电子档案信息不是单个的，具有多样的类型，在管理的过程中能够发挥出各自的用途，使信息在整合的同时，能够实现最大化的效果。不同部门、院系的管理人员需要明确自身的职责，通过登录电子档案信息管理系统，对学校内的电子档案信息及时进行获取，提高档案信息资源的服务质量，在一体化整合的过程中，实现信息资源服务的“一站式”，满足不同用户的不同需求。在着眼于单位内部档案电子信息管理的同时，需要将视野放在外部，积极走出去，不断学习档案电子化管理的重点，借鉴其模式中的优点，积累丰富的经验，与本单位的实际情况相互结合，为单位的顺利发展奠定良好的基础，促进单位档案电子化管理的进程，实现理想的经济效益和社会效益。

4 结语

在大数据环境下，档案电子化管理呈现出信息化、科技化和专业化的特点，需要在结合实际情况的基础上，使档案管理工作实现新的进步与发展。在实际管理的过程中，需要对当前档案管理中存在的问题进行详细分析，在整合各种有效资源的基础上，加快档案电子化建设，重视人才队伍建设，优化档案电子化管理方法，加强电子档案信息共享等，使档案管理的电子化水平能够得到不断提高，为单位的健康稳定发展奠定良好的基础。

参考文献

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