医院文书档案管理中PDCA循环的应用分析

马伟建 徐昊 李磊

PDCA循环就是把计划、执行、检查与处理等环节的工作融合在一起，并使其循环、和谐、高效运作的过程形式。本院为了更好地达成最新修订的《三级综合医院评审标准实施细则》中的具体要求，在全院范围内利用各种质量管理工具，改善与提升各种工作的操作质量。伴随社会经济的持续发展，各种医疗理念的持续更新，医院文书档案作为整个医院体系中的重要部分，在医院管理运作中发挥着越来越大的作用，地位越发重要[1]。至此，本文针对本院于2017年6月—2018年6月收集的1 000份文书档案为对象，运用PDCA循环法对其管理质量加以改进，现就具体思路、方法作一探讨。

1 资料与方法

1.1 一般资料

于2017年6月—2018年6月选取本院档案室汇总的文书档案1 000份，按随机数字表法进行分组，共分为两组，每组500份；对照组中，人事档案120份，技术文件档案180份，医药文书档案200份；观察组中，人事档案115份，技术文件档案190份，医药文书档案195份；两组文书档案类型比较，差异无统计学意义（P＞0.05）。

1.2 方法

对照组采用传统普通管理方案进行处理，即收集、整理、鉴定、保管、统计。

观察组则采取PDCA循环管理方法：

1.2.1 P（Plan）计划 （1）针对文书档案管理工作而言，需要能够反映出医院的现实运作及管理情况，要想达到此要求，需要妥善保管好这些文件。在实际操作中，最核心任务即构建一套完备、系统化的规章制度，以此为着眼点，不断健全与之配套的体系工作，使整个文书档案管理工作朝人性化、正规化方向发展。（2）而针对医院文书档案管理的整个过程而言，所涉及的最核心工作即收集、归档各种文案。在现实工作当中，对文书档案归档的总体范围予以明确，乃是保管文书档案的内在基础。在管理时，对文书档案的归档范围加以明确，能够提升管理效率，保障管理质量。首先，设定归档方案。在管理文书档案时，需明确合理、实用的归档方案；而在明确归档方案时，须将文书档案的形成方式、自身特征作为出发点。在日常工作中，需强化各科室之间的交流，修缮归档范围。其次，收集文书档案。当将上述工作完成后，需结合具体方针，收集文书档案；在收集时，管理人员需始终秉持负责且认真的态度。而在收集时，需把各科室的资料进行分类、统计，保障资料的完整性。最后，明确分类。对文书档案进行分类的目的是强化工作质量。所以，在对档案实施分类时，需根据各科室实况来开展。（3）不仅要建立完备的规章制度，还需规范业务流程，制定更加实用、高效的档案管理人员培训方案，提高档案管理的专业化水平与业务水平，使之与档案发展的步伐相适应。

1.2.2 D（Do）执行 （1）针对文书档案管理部门来讲，需依据《国家档案局8号令》等文件精神，提高文书档案的安全性、实效性，颁布更加实用、高效的文件，如《保密制度》《档案室管理制度》及《档案借阅制度》等，医院的文书档案内部局域网不能连接于外网，提升文书档案管理系统的安全性，并增强其可靠性与可控性，利用各种制度来为文书档案系统的正常、高效运行提供切实保障。明确岗位职责，把此些制度划归至医院的《制度汇编》当中，为操作的程序化提供了重要支撑与制度保障。（2）加强档案工作整个流程的高效化与规范性，需要从如下方面着手：首先，对整个档案管理工作加以规范。在现实工作中，针对文书档案管理部门来讲，需要依据文书档案的具体年限，来整理文书；在整理时，需要为文书档案的可靠性与完整性提供切实保障。其次，及时归档。以定期或不定期方式归档文书资料，避免出现丢失的情况。此外，对文书档案进行及时整理与填充，并进行准确分类，做到外观齐全、材料完整。

1.2.3 C（Check）检查 实际工作中，为防止操作与规章不匹配、相违背的情况，需要根据实际情况及需要，开展有效的管理与监管，预防可能出现的不良现象。在管理文书档案时，需构建一支理论体系完善、经验丰富且技能雄厚的文书档案管理队伍。以此为基础，制定一套完备的文书档案监督管理方案，做好摸查与抽查工作，使整个文书档案管理工作呈现高效化运转。

1.2.4 A（Action）处理 针对文书档案管理人员，需做好定期考核工作，切实做到档案管理回头看，从中找出所存在的问题，尤其是在检查、执行及计划中所存在的问题，就其产生的原因进行系统化分析，制定具体的调整与干预措施，使整个档案管理工作朝向规范化、标准化方向发展。如在办理文书档案时，经常会出现“中梗阻”情况，对此，需要对其流程加以改进，做到按时限办理，逐步提升三日归档率与当日办理率。此外，对于办公室工作人员，需做好相关实践经验的总结工作，使档案管理工作更好的衔接于下一个质量循环当中。

1.3 评价指标

对比两组文书档案管理效果与档案管理总合格率。（1）文书档案管理效果[2]。由档案室主任采用十分制，对文书档案管理人员进行评价，高效：8～10分；一般：5～7分，不满意：0～4分；（2）档案管理总合格率[3]。同样由档案室主任对各档案合格率采用十分制进行评价，正确：8～10分，达标：5～7分，不合格：0～4分。

1.4 统计学方法

采用SPSS 23.0处理数据，计数资料用百分比表示，采用χ2检验，P＜0.05表示差异具有统计学意义。

2 结果

2.1 两组文书档案管理效果

观察组文书档案管理有效率明显高于对照组（P＜0.05），见表1。

表1 两组文书档案管理效果对比

2.2 两组文书档案管理总合格率对比

观察组文书档案管理总合格率高于对照组（P＜0.05），见表2。

表2 两组文书档案管理总合格率对比

3 讨论

PDCA循环理论最早由著名管理学家戴明所提出（美国），P即计划（Plan），依据任务具体的达成目标及相关要求，进行各种科学、合理计划的制定；D即执行（Do），实施总体或全局性的运作，推动计划的高效开展；C即检查（Check），系统化、全面性及针对性的总结与评价管理结果[4]；A即行动（Action），在实际评估结果过程中，或多或少的会出现问题，此时，需采取切实可行的措施，对其加以改进与完善。在每次循环过程中，新知识会替代之前旧的知识，另外，前一循环中所存在的问题，在新的循环中会得到解决，因此，能大幅提升整体管理水平[5]。从根本上来讲，每次循环的持续，均为处理水平及工作效能的前进与提高，使整体水平在持续改进中得到升级与优化，因而能够更好的满足新的要求或需要。由于PDCA循环始终处于周而复始的运转状态，各环节紧密衔接，彼此间相互制约与补充，所以，PDCA循环又被人称之为质量环[6-7]。医院文书档案主要指由医院日常管理运作中所形成的公文积累，其在整个档案管理体系中占据着关键地位，乃是医院各种重要活动或重大事件的最根本且最原始的资料记载，具有丰富的参考价值，有着重要的凭证作用[8-10]。医院文书档案对于医院整体发展发挥着重要价值与作用。从医院的角度来分析，档案管理构成了其生存与发展的内在基础，同时还是医院办公室日常运行的基础文案，包含诸多衔接有序的过程或行为，如收集、整理、归档、立卷及销毁等[11-12]。伴随医院持续、完善化发展，在其整个管理架构中，文书档案管理所起到的作用将会越来越大，其管理水平的高低，直接影响着医院的基础管理水平。

本院在文书档案管理中应用PDCA循环后，取得良好效果。由本次研究结果可知，采用PDCA循环的观察组，其文书档案管理有效率为96.40%，明显高于采用传统管理方式的对照组（89.00%）；另外，观察组文书档案管理总合格率为89.58%，均明显高于对照组（75.00%）。由此结果可知，借助于PDCA循环，能够大幅提升医院文书档案的管理水平，改善硬件条件，健全管理制度；此外，还能大幅提升医院文书档案的归档效率与办理效率。当需要指出的是，在实际应用PDCA循环时，仍然存在许多有待改善的地方，医院在文书档案管理方面仍存在一些不足与缺陷，因此，在下一阶段PDCA循环中，应对这些不足加以强化，使其效能得到最大程度发挥。

综上所述，在医院文书档案管理中，通过采用PDCA循环法，不仅能提升管理效率，而且还能提高管理质量，具有较高的应用价值。