关于档案管理工作引入美学理论的新思考

马 艳，钟玉衡

（1. 渤海船舶职业学院，辽宁 兴城125105；2. 渤海造船厂集团有限公司，辽宁 葫芦岛125000）

随着社会的不断进步，人类文明的程度日益提高，美学辐射的学科领域也越来越广泛，审美意识已经扩展到社会生活的方方面面。档案是人们在长期的社会实践活动中产生的最具有保存价值的历史记录，也是人类现实生活中关于美的事物、美的生活、美的规律的一种客观反映，档案中蕴藏着人间大美，档案工作也必然渗透着美学意识[1]。作为档案工作者，我们必须深刻认识到档案中真实存在的美，并不断增强对档案管理工作的审美创造，只有这样才能提高对档案的管理水平及其利用价值，促进档案管理事业的进一步提升和全面发展。

1 美学理论对档案工作 “环境美” 的要求

任何工作都离不开具体的环境，优美舒适的环境能够调动工作人员的积极情绪，获得美的体验和享受，促进工作效率的提高。档案馆库的环境建设是做好档案管理工作的基础和前提，具有重要的美学价值[2]。

档案工作的环境美，首先表现为馆内陈设摆放的布局美。为了营造清新儒雅、安静舒适的工作氛围，档案室的布局应该以整齐明亮、色彩调和、简洁大方、区域分明为原则，温馨而不显奢华。运用相对应的文化内容作为背景，适当选择带有平和、宁静、典雅倾向的冷色系，倾心打造一个利于研究和思考的工作空间，这就需要档案管理的工作人员在具体的工作中运用审美意识加以创造。例如，档案馆库内的橱柜摆放可以按照不同的色彩进行划分，相同的色彩再按照不同的样式划分，这样，将相同色彩和样式的橱柜摆放在一起，就会使人产生视觉感官上的整齐之美；对于图纸架、防磁柜、展柜等不同类型的箱柜，可以运用对称均衡的审美法则，调整空间过渡，使其大小相互照应，从而形成一种整齐中的多样美；还可以适度地利用色彩对比，改变箱柜外形单一、单调乏味的感觉，让它们散发出强烈的美学气息，进而显现出生机勃勃的变化统一之美。此外，档案馆内错落有致的案卷、摆放整齐的桌椅无不给人以整齐划一的秩序感，让美渗透到档案馆的每一个角落。

其次，舒适美也是档案工作环境美的一个重要组成部分。除了温度、湿度等必须达到“七防”标准之外，档案室的环境还应该遵循美学的原则，以整洁美观、舒适惬意为标准。档案室内的舒适与否直接影响到工作人员的工作心情和工作效率，长期处于杂乱无章的环境中会使人感觉不舒服，甚至对工作本身产生厌恶感，档案工作人员的主观精神状态、言语表达技巧、人际交往能力等也会因此受到很大的影响。

再次，档案管理工作的环境美还表现为档案馆库的建筑美。作为档案管理工作发生的外部环境，档案场馆不仅是档案工作人员具体工作的场所，更是承载华夏子孙厚重历史的地方，它贮存和积累了中华民族传统文化的财富，还与时代的档案馆观念紧密相连。在档案管库的建设上，应该以坚固实用、美观安全、便于科学保管档案为设计原则，兼顾功能性与艺术性的统一，无论是整个建筑还是其内部结构，都要求充分满足现代人需求的同时，具有一定的审美价值，只有这样才能适应档案事业的健康顺利发展。

2 美学理论对档案工作 “人的美” 的要求

“人的美”是档案管理工作的核心部分，主要包括人的外在美和内在美两个方面。档案工作人员的外在美，是通过言谈、举止、服饰、仪表、精神状态等方面呈现出来的人格魅力，并以此传递出对生活朝气蓬勃、对工作认真负责、对读者热情服务的相关信息，从而让读者获得一种宾至如归的审美体验，得到美的享受。除了这种作为自然进化高级形态的外在美，档案工作人员还需要不断地提高自身内在的素质美，内在美是档案管理工作中“人的美”的关键因素，主要表现为工作人员的人格素养和职业态度[3]。

首先，是敬业精神的美。档案管理工作是一个精细、琐碎的劳动过程，直接服务于广大人民群众，这种工作性质直接决定了档案管理工作人员的一举一动、一颦一笑都必须展示出高尚的人格魅力，时刻做到甘为人梯、默默奉献。此外，档案管理工作人员还须拥有丰富的专业知识和娴熟的专业技能，不断提高辨别“真、善、美”的能力，尤其是在知识高速更新的今天，对档案工作者的素质要求越来越高，只有这样才能更好地为读者用户提供高效、优质的服务，做到工作中的尽善尽美。

其次，是职业道德的美。档案管理工作是一项服务性、条件性很强的工作，不为名利、热情周到地为档案利用对象提供优质服务是一名档案工作人员职业道德素质的最基本要求。这就需要他们在日复一日、年复一年的重复繁琐的劳动中不断升华自己，追求高尚的灵魂，体现出作为一名档案人的无私与奉献精神。这份工作也许无法轰轰烈烈，却功在当代，利在千秋。正是一代又一代档案工作人员的坚持和努力，才使得华夏文明得以传承，才让职业道德之美渗透到档案工作的方方面面，让档案工作人员在平凡的岗位上折射出非凡的人格魅力。

3 美学理论对档案工作 “客体美” 的要求

美存在于世间万物中，它以自然界的客观存在为基础和前提，离开了具体的事物，美便不复存在。作为审美对象的档案，因为有了物质载体的存在而变得具体、形象，档案信息总要记录在一定的物质载体之上，各种形态的物质载体又总是以自己独特的形态出现在人们的视野之中，给档案利用者带来不同的审美感受[4]。

档案工作的客体美，首先表现为档案材料的多样美。从甲骨档案、铭文档案、敦煌经卷、居延汉简到纸质档案，它们分别是构筑在甲骨、青铜器、丝帛、竹简和纸张这些本身就极具欣赏和研究价值的材料之上，其中蕴含的美显而易见，档案利用者查询档案的过程其实就是认识美、感受美、欣赏美、创造美的过程。随着人类文明的进步，档案的材料又从纸张扩充到缩微、磁带、光盘、胶片、硬盘等多种合成材料，使档案不仅拥有了稳定、客观的静态之美，更让它具备了能够承载鲜活史实的动态力量。

其次，档案工作的客体美还表现为格式美。除去材料的多样性，档案统一规范的格式也呈现出整齐一致、有节奏的秩序美。一个案卷从标题、具体内容、文件起止日期、保管期限到采用的字体字号都有明文规定。根据《国家机关公文格式》相关规定：公文主要分为眉首、主体、版记三大部分；文字内容一律采用从左至右撰写、横排的格式；标题使用2 号小标宋体字，居中；正文使用3 号仿宋字体；一般每页排22 行，每行排28 个字（不含页码）；公文版心尺寸为156 mm×225 mm（不含页码）。清楚、明确的规定使档案资料翻阅起来更为方便，也使公文本身显得更加严密谨慎，同时遵循了美学的原则，给档案利用者呈现出直观的统一之美，使其阅读时的视线既流畅又舒适，内心感到十分愉悦。

再次，档案工作的客体美还表现为摆放美。档案资料的摆放是整个档案管理工作中重要的一环，具有承上启下的作用。能够科学合理、错落有致地摆放档案资料，是对每一个档案工作人员提出的最基本要求，这就需要他们在工作中充分发挥审美的创造力，让档案馆库呈现出散发自身独特魅力的美感。众多类别的档案资料如果被简单粗暴、毫无头绪地堆放在一起，不仅会给档案利用者的查阅带来麻烦，也会使档案工作者所做的一切努力前功尽弃。根据档案案卷整理的相关规定，案卷的摆放需要遵循文件材料形成的规律进行分类、组合、排列等，排列的方法要前后一致，依次排列，同一门类的案卷中按照上级、本级、同级和下级的顺序排列。

总之，在档案学科日渐贴近百姓生活，日渐服务于社会各方的今天，档案工作不但客观地记录了人类历史的“真”，更体现出档案管理人员自身人格的“善”，以及他们在平凡工作岗位上创造出来的劳动的“美”。只有在档案管理工作中充分挖掘和发挥美学理论的力量，我们才能从传统的模式和陈腐的观念中解放出来，不断发现档案工作中所蕴含的美，才能为全社会的档案利用者提供更好更优质的服务。

[责任编辑：刘 月]