人力资源和社会保障部门档案管理工作

马腾

摘 要：档案具有一定的法律效用和参考作用，是国家机构、社会组织和个人实践活动的历史记录。作为评价部门工作的重要依据之一，档案与单位和个人利益有着紧密的联系，档案管理的服务对象也饱含了各类人群。尽管我国人力资源和社会保障部门的组建时间较晚，但服务对象范围还是很广，档案信息和项目资源繁多，如何加强档案有效管理，最大化的发挥出档案的功能作用是当前急需解决的问题。

关键词：人力资源；社会保障；档案管理；问题与对策

人力资源和社会保障监察卷档案是形成于机构办理监察案件中的所有历史记录，包括了文字、图像、证物、声像等反映案件真实情况的具有保存价值的文书材料。一案一卷、分类保管、利于保密、方便利用是人力资源和社会保障检查卷档案管理的原则。案卷档案管理工作由人力资源和社会保障监察转满的档案管理人员负责，并在业务上接受上级人力资源和社会保障行政部门档案管理的指导和监督。

1 人力资源和社会保障档案管理中的问题

1.1 对社会保障档案的重视度低

全国各地的人力资源和社会保障部门在档案管理方面都存在同一个问题，即不够重视社会保险档案。人力资源和社会保障部门的档案管理内容不仅包括地区的医疗、工作和社会保险，还包括了求学、人口流动等其他方面的资料，在档案管理无法完全信息化的情况下，纸质档案管理仍然是重要的管理环节。在缺乏管理重视度的情况下容易出现档案归档难的问题，主要表现在经济不够发达的地区。

1.2 人事档案内容完整性不够

对于人事档案的采集，人力资源和社会保障部门依然沿用传统的收集标准，主要包括个人履历、考核鉴定情况、自传信息、教育程度和所获证书、政治历史记录和审核材料、参加中国共产党以及共青团的证明和奖惩材料等，此外还可以附有其他有关的材料。尽管涵盖了很多方面的内容，但是随着我国企业用人观念的转变，用人单位会更多的了解人才类型、专项技术、管理能力、综合心理素质以及个性发展等，但当前认识档案管理并不涉及这方面的内容。

1.3 档案管理机制完善度不高

当前人力资源和社会保障部门的档案管理主要倾向于社会保障和求职方面，就社会保险而言，档案类别和数量都是巨大的，往往在具体管理中会根据不同的性质或者类别归属到多个不同的部门进行分类管理[1]。虽然这样的管理方式能在一定程度上保证管理的秩序性，但又会出现部门沟通不到位，工作协调性的问题。某一个人的工作档案和求学档案会分属到不同的档案管理人员手中，交流沟通的效率和质量将直接影响到档案的完整性。而出现这一问题的根本原因是管理机制完善度不高导致的。

1.4 档案管理人员综合素质不高

很多地区的人力资源和社会保障部门由于档案资料管理工作的量大、琐碎和复杂，临时的聘请了一些未接受过专业学习或训练的人员，还有在平时的工作中聘请了一些兼职人员。一直以来，人们普遍的认为档案管理专业没有太大的前途，所以该职业领域的人员流动性也比较大，部分临时工由于专业不对口所以没有教好的工作积极性，另一部分员工由于自身档案管理知识和技能的不足，难以高质量的完成档案管理工作，影响了档案的完善度，进而降低了档案的使用价值。

2 完善人力资源和社会保障部门档案管理工作的策略

2.1 统一制定档案管理发展规划

改善人力资源和社会保障部门档案管理工作的第一步就是制定统一的发展规划，以摆脱以往各自为政的不和谐工作局面为目的，制定档案管理统一的计划措施，与其他有关部门建立良好的合作关系，力争在相互配合和科学合理的规划下有效开展档案管理工作，最大化的实现档案资源整合与利用。除此以外，上级领导要提高完善档案管理工作系统的重视，在深刻认识宣传档案管理必要性和重要意义的基础上指导人们尊重并大力支持人力资源和社会保障部门的档案管理工作。

2.2 加强档案管理基础条件的建设

首先是优化档案管理环境，確保管理工作设施设备的齐全性，可以将办公和档案分开进行独立设置，在档案库内安装空调、抽湿器等，在日常工作中做好防虫、防火的预防和控制措施，为档案管理提供一个干燥整洁的良好环境，同时在档案室内配备专用的电脑设备；其次是配备足够的管理人员，由于档案管理工作本身的复杂性较高，加之是人力资源和社会保障部门的资料，其内容涉及范围很广，这个档案管理人员造成了很大的工作压力与负荷，所以要基于以人为本和工作实际需求考虑，做好档案管理人力资源保障[2]；最后要尽量的缓和资金投入紧张问题，所有工作顺利开展的前提条件都是经费，适当增加档案管理工作的经费投入，便能从根本上促进工作有效性的提升。

2.3 完善档案管理机制和制度的建设

一方面要坚持完善人力资源和社会保障部门档案管理机制，在配备好专职档案管理人员，彻底解决好人手不足问题的情况下，避免一人多用导致各部门工作不协调的问题出现，同时明确划分每个负责人的职责；另一方面要加强档案管理制度的建设，立足于当地人力资源和社会保障部门的档案管理现状对有关制度进行修改和完善，并实现激励机制和绩效考核机制的建立与健全，尽可能的激发管理人员工作热情和积极性，提高档案管理工作的效率。

2.4 强化档案管理工作的信息化建设

随着信息技术的发展，各行各业都迎来了工作模式的改革，为了提高档案管理工作的效率和质量，加强信息化建设是必然发展道路。建立起专业的档案数据库，让档案管理工作的收集、统计、整合与利用环节变得更加高效，彻底打破传统管理模式里的时空限制。充分借助网络技术支撑档案资料的统计、收集和调阅，与此同时要将安全性保证放在信息化建设全程，为了有效避免出现资料拷贝、外泄的情况，要建设好有关数据库，做好硬件设备和专用网络的建设[3]。最后要基于信息化建设做好档案电子化管理制度建设，保证所有管理操作都能有章可循，让每一位操作人员都能科学合理的使用数据库，不让信息资源被破坏或者泄露。

2.5 致力于提高档案管理人员的综合素质

档案管理人才队伍的建设不仅需要准确的寻找对口的人才，还需要做好对在职人员的培训和教育，在满足实际工作内容需要的同时，提高对管理人员心态变化的重视，提高管理人员对待工作的耐心和稳定性，简单说来就是在做好工作人员业务和能力培养的同时，做好相应的思想教育，让工作人员的责任心和积极性有所提高。以发展为出发点，可建立工作创新机制，让档案管理人员有平台和空间反馈日常工作中的问题，通过获取更多的意见和改善建议来促进档案管理工作的进步。尤其是一线工作人员，对于档案管理工作有更为深刻的体会，其所提出的管理意见具有较大的实际价值，避免档案管理工作闭门造车。

3 结语

总而言之，人力资源和社会保障部门的档案管理工作需要紧跟时代发展的步伐，不断对自身现有的问题进行分析和总结，并根据当前的档案管理服务需求和工作模式的改变来有效的提高档案管理效果，同时为广大民主和有关机构的人员提供更加便利的档案使用体验和查阅服务。对于管理技术方面的改善，不仅要做好硬件设施设备的建设与配备，还要注重工作人员档案管理理念和思维的转化，进而才能充分利用先进技术，让其为档案管理工作的优化发挥应有的价值。

参考文献

[1]梅英华.人力资源和社会保障部门档案管理工作的实践与认识[J].农家参谋，2017（20）：267.

[2]王雪莹.试论新时期人力资源和社会保障局人事档案管理的有效性[J].西部皮革，2016，38（2）：143-143.

[3]李清华.人力资源和社会保障档案管理的方法及应用[J].兰台世界，2016（s1）.