新时期民政档案信息化管理与利用问题初论

党丽萍

摘 要：民政档案管理和一般的档案管理工作存在差别，其要更加系统和综合。当前社会不断的发展，信息技术发展的速度也不断提升，这也让民政档案的数量日益增加。另外，民政档案中包含很多的内容，所以对其进行管理以及利用都有很大的难度。这就需要找出当前在管理及利用方面的问题，进而采取有效的措施进行解决，本文分析了新时期民政档案信息化管理与利用问题。

关键词：新时期；民政档案；信息化管理；利用问题

以往的档案管理方式已经无法满足当前的发展需求，所以，在档案管理中应用信息化，可以有效的提升档案管理的效率和效果，利用网络能够快速的查询及传递档案信息，促进档案管理利用效率的提升，還可以有效的减少管理成本。所以，在信息时代，民政部门就需要加强民政系统档案的信息化建设，充分发挥出信息技术以及档案的作用，有效的利用档案，发挥出其价值，提升民政档案信息化管理及利用的水平。

1 新时期民政档案信息化管理与利用问题

1.1 对于档案信息化建设缺乏深刻的认识

就现阶段而言，很多民政档案管理的人员对于信息化建设并不看重，他们缺乏正确、全面的认识，他们觉得信息化建设无法本质上的改变档案管理工作，将档案信息化建设当做一种应付上级检查的任务[1]。在这样的观念影响下，管理人员对于档案信息化建设的有关工作不够支持以及配合。另外，档案管理工作量比较多，任务较多，这就让工作人员的心理压力不断提升，对民政档案信息化建设的效果造成了消极的影响。

1.2 信息化民政档案利用程度偏低

民政档案有一定的社会功能属性，所以，在一定程度上能够当做民政业务的开发以及拓展的信息基础，然而当前实际情况是民政档案只提供给一些部门间查阅，还停留在内部，并没有将这些信息进行公开，公众就无法利用档案信息，这就限制了信息化民政档案的利用效率，让档案无法充分发挥出其价值。民政工作档案有很多种类的资源且数量很多，所以，有关管理人员在开展这方面的管理和利用时，并未体现出民政档案具有的特性以及特色，没有为民服务。

1.3 缺乏完整的信息化档案管理的条件与设备

要提升民政档案信息化管理的水平，就需要确保基础设施的齐全，在信息化建设之前需要购置很多的硬件设备，对于这些设备的后期维护也需要花费较多的成本，所以，构建完善的信息化办公系统，建造系统的民政档案管理利用条件并非是一蹴而就的，而是不断投入的[2]。现阶段各种环境设施以及设备还不齐全时，每个地方的民政管理系统中应用的硬件设备也存在差异，加上软件系统是用来运载管理内容的，但是要想实现这方面的统一还需要很长的时间，因为各方面的因素导致信息化管理模式的发展受到了影响。除此之外，就信息化人才建设层面来看，一些工作人员不能及时的适应新鲜事物、缺乏较强的计算机技术应用意识以及操作技术，这就对档案管理和利用信息化工作的推进造成了消极影响。

2 新时期民政档案信息化管理与利用的有效策略

2.1 转变管理职能，创设全新的服务机制

当前时代不断发展，现阶段对于档案管理工作也提出了更高的要求，这就要求民政档案是管理和利用需要做出改变，让档案管理工作是在创新和发展的。要想做到这一点，就需要改变管理人员，特别是从事民政档案工作一线、基层的人员的理念，改变他们之前的档案管理观念，对信息化管理职能进行转变，建立新的服务机制，变被动为主动，将档案进行公开，给群众提供相应的查询服务。

2.2 利用信息化特点，突显民政档案工作的特色

计算机技术的显著特点是资源共享，所以，民政档案管理人员就需要在信息化管理和利用中有效的发挥出这一特点，体现出工作的特色[3]。管理人员需要扫描不同类型的档案管理，对这些做出转换及整合，将一些能够进行公开的档案资源在平台上进行公开，这就需要建设民政信息公示系统，在这一平台中公开档案资源，再利用有效的信息化管理系统，把这些档案资源集合到一起，构建数据库。信息技术人员需要对公开民政档案数据库中的部分资料信息做出新的划分，依据种类进行归纳，这样需要查阅相关资料的人就可以利用互联网或者是收集来查看和获取资料，满足他们的需求。只有实现这个功能，才能真正解决民政档案利用效率低的问题，让其能够有效提升社会属性，全面的发挥出应有的价值，有效的为人民提供服务。

2.3 完善信息化基础建设，加强投入

民政部门要想更好的进行档案信息化管理及利用，就需要注重提升工作人员的素质，让他们充分认识到信息化建设对档案工作的重要作用，将档案管理信息化加入到工作战略思想中，通过采取有效的措施，提升档案管理工作的水平，推动民政事业的发展[4]。在进行信息化建设中还需要加强对人员队伍的控制，提升他们的技术水平，进而满足当前岗位对工作人员提出的要求，需要组织管理工作人员进行学习和培训，对相关方面的内容加强学习，如，计算机应用、现代管理技术、数字化等，让他们可以及时的掌握最新的档案管理方式、技术以及设备，有效的对技术进行操作，还需要注重学习相关的法律法规，正确的把握这一工作的要求，进而不断提升自己满足档案管理工作的发展需要，在新时期更好的推动民政档案管理工作的开展。

2.4 完善档案信息管理体系

要想有效的进行民政档案管理工作，还需要有健全的管理体系，所以，这就需要依据民政工作的要求以及档案管理的法律法规，科学、合理的建设档案信息化管理体系，还需要按照工作的实际需要，制定相关的管理制度以及规定，明确管理保障体系，为工作的实际开展提供规范以及指导，提升档案信息数据的控制有效性。电子档案是档案管理中不可或缺的一部分内容，在对这些档案进行管理的过程中，需要加强对归档的监督，要正确的进行指导，进而提升管理的水平。当前要加强电子档案管理，构建全国民政档案大数据，实现实时共享，同时保证这些档案资源的有效性，能够一直可以读取，提升档案信息的利用率，不断对管理制度进行优化和健全，让民政档案信息化管理和利用工作能够更好的开展，充分发挥出不同民政档案的价值。

3 结束语

综上所述，在民政系统工作中，档案是其工作的依据和基础，因此，民政档案具有重要作用，是能够让民政工作正常运转的保障，新时期，对于民政档案信息化工作也提出了更高的要求，这就要通过有效的措施，有效的加强信息化建设，提升档案信息化管理水平，提升其利用效率。

参考文献

[1]姚洋.新时期民政档案信息化的管理与利用[J].办公室业务，2015（23）.

[2]田东鑫.新时期民政档案信息化管理与利用问题探讨[J].管理观察，2016（29）.

[3]黄丽，王英.探析档案管理模式改革的困境与出路[J].办公室业务，2016（13）.

[4]冯锦青.档案信息化、数字化和网络化三者之间的关系[J].办公室业务，2016（13）.