关于新时期人事档案的收集归档工作探讨

王慧鸿

摘 要：本文主要针对新时期人事档案的收集归档工作展开深入研究，通过在人事档案收集归档工作中存在的问题，重点阐述了有针对性的优化措施，比如：制定完善的收集归档制度、加强计算机技术的应用、积极收集多方积累、提高人事档案管理人员的专业素养等，从而促进人事档案收集归档工作的顺利进行。

关键词：人事档案；收集归档工作；档案管理

在信息资源中，人事档案是重要的构成内容，在行政、教育等方面，发挥着不可比拟的作用和人士，这已经成为了相关人员共同关注的话题之一。在新时期下，通过人事档案的收集归档工作的开展，可以促进档案管理工作的顺利推进，将我国人才资源优势充分发挥出来，培养出一大批优秀的档案管理人才，更好地开发和应用人力资源。

1 人事档案管理的相关概述

对于人事档案来说，主要对个人的人生经历、政治面貌等情况进行了详细记录，属于重要的文件材料。在个人工作学习出现变化以后，人事档案也会随之迁移，其作用主要集中在证明、参考等方面。每个人的人事档案都是不同的。结合我国档案法的相关规定，对于毕业生的人事档案来说，个人不能随意进行截取或销毁。所以开展人事档案的管理收集归档工作是至关重要的。

一般来说，人事档案的收集范围，主要包括：首先，履历资料，这主要体现出个人的基本信息情况，比如出生地、社会关系等。不同类型的人员在提交履历表过程最后弄，要结合实际规定，以此来进行填写。其次，自传资料，这主要是指自传内容的入团或入党申请书等。其次，鉴定和考察材料。其中，各种鉴定和登记表主要包括考核登记表、民主评议等，其作用主要集中在证明、鉴定专业技能等方面。

2 新时期人事档案的收集归档工作中存在的问题

2.1 缺少完善的收集归档工作制度

现阶段，在《干部人事档案材料收集、归档规定》中，明确规定了干部人事档案材料的收集归档要求，但是在实际上，这类要求形同虚设，与工作实际情况出现了极大的差距，导致收集归档制度较不完善，而且执行力度也严重缺失。

2.2 缺少先进的人事档案管理方法

现阶段，一些人事档案管理工作的重视程度严重不足，所以对于管理的扶持力度呈现出明显的下降趋势。而在信息化不断普及过程中，计算机技术已经得到了广泛的应用，这对档案管理工作的开展具有极大的促进作用[1]，但是手工操作人事档案现象仍然会出现，一定程度上导致一些地方的人事档案管理方法较不先进，人事档案较为滞缓，从而对优秀人才投入市场产生了极大的负面作用。

2.3 人事档案材料收集较为片面

在干部人事档案中，具有较多的材料，可以充分表现出干部历史表现情况，但是在实际上，反映干部现实表现的材料并不多，比如关于干部经济工作评价材料、相关部门的处理意见等。同时，针对干部因病、工伤以及意外事故的相关材料，也没有进行全面细致的收集，一定程度上导致干部人事档案材料很难将干部面貌充分反映出来，进而不利于提高干部人事档案利用效率。

2.4 人事档案管理人员专业素质有待提升

现阶段，一些事业单位没有对人事档案予以高度的重视，进而导致人事档案管理人员频繁出现更换现象，进而导致人事档案工作人员的职业责任感严重缺失， 从而不利于提高人事档案收集归档的质量。

3 新时期人事档案的收集归档工作的优化措施

3.1 制定完善的收集归档制度

结合相关规定要求和实际工作，构建完善的收集归档制度是至关重要的。具体来说：

首先，结合《干部人事档案材料收集归档规定》，要将收集归档范围进行明确化。针对材料收集归档，决定权并不再形成材料的部门，而是要对相关法律法规要求进行深入分析。

其次，将移交和归档时限进行明确化。干部人事档案材料形成部门，在材料形成的30天之内，要结合要求提交给干部档案管理部门归档，并将移交手续履行到位。如果材料满足归档要求，在接收之日开始的30天之内，要妥善放置到本人档案中，争取在一年以内整理归档。

最后，对于人事部门来说，对于新招收和调动人员的档案，要及时转交给干部档案管理 部门，防止个人档案的移交出现滞后现象，进而增加了材料归档的难度性，使人员的档案出现缺失现象。

3.2 加强计算机技术的应用

现阶段，在信息技术的强大推动下，计算机技术得到了广泛的应用，可以促进人事档案收集、整理工作的顺利进行，将工作流程进行简化处理，并确保办事效率的稳步提升。现阶段，在信息时代出现以后，要将计算机网络优势充分发挥出来，通过网络方式，不断提高档案传输效率，进而促进人事档案管理工作的顺利进行。同时，干部人事档案管理部门也要创新工作方式，加强投入建设，构建网络平台，为干部人事档案材料的收集和归档提供便利性[2]。在办公信息化过程中，要收集干部人事档案电子公文，而且也可以保证收集干部人事档案材料的完整性和全面性。将干部人事档案收集和归档的质量提升上来。

3.3 积极收集、多方积累

对于干部人事档案材料来说，来源于不同的部门，具有较为广泛的涉及范围。通过分析干部档案材料的形成规律和特点，是提高收集工作水平的重要方法。对于档案管理人员来说，必须要善于观察和思考，做好调查分析，充分掌握档案材料的来源，了解获取渠道，从而促进干部人事档案材料收集工作的顺利进行，将收集工作的主动权充分体现出来，防止出现被动化的局面。

1）开展经常性的收集工作。在开展经常性的收集工作过程中，要引導档案管理人员提高对档案材料收集工作的高度重视。干部档案内容的连续性，可以看出收集工作是较为漫长的过程，属于经常性的收集工作任务。同时，结合部门实际情况，还要与材料形成部门保持密切的交流和协作，促进收集工作的顺利推进。

2）制定完善的收集工作制度。首先，递交制度，对于干部档案管理部门来说，要加强移交和转递制度的构建，及时获得干部档案的归档材料，而干部人事单干管理 部门还要制定可行的归档范围、时间以及履行的相关手续等，转发给各个单位予以执行[3]，避免出现归档材料积压、滞留等现象。其次，登记制度，要想充分掌握收集工作情况，还要结合收到的时间顺序，以此来逐步登记已经收集的归档材料，防止档案材料出现遗失现象。

3.4 提高人事档案管理人员的专业素养

在事业单位发展过程中，事业单位明确提出了对工作人员素质要求，而提高人事档案管理人员的工作能力也是至关重要的。对于事业单位领导来说，要加强培养人事档案管理人员的专业技能，将人事档案工作人员的知识水平和业务能力提升上来，促进人事档案收集归档工作的顺利进行。因此，各级领导者要定期开展人事档案管理业务培训，传播更多先进的人事档案管理理论和方法。

4 结束语

总而言之，在人事档案中，加强收集归档是至关重要的，可以不断提高档案资源，充分满足档案管理工作需求，确保人事档案收集归档工作水平的稳步提升。

参考文献

[1]贺武征.立足档案收集 做好事业单位干部人事档案的管理工作[J].办公室业务，2017（23）：133.

[2]董艳艳.关于加强事业单位人事档案收集归档工作的思考[J].黑龙江档案，2017（02）：82.

[3]林晓娟.事业单位人事档案管理工作存在的问题及应对之策[J].黑龙江档案，2016（03）：115.