APP下载

关于新时期人事档案的收集归档工作探讨

2019-03-22王慧鸿

卷宗 2019年7期
关键词:人事档案档案管理

王慧鸿

摘 要:本文主要针对新时期人事档案的收集归档工作展开深入研究,通过在人事档案收集归档工作中存在的问题,重点阐述了有针对性的优化措施,比如:制定完善的收集归档制度、加强计算机技术的应用、积极收集多方积累、提高人事档案管理人员的专业素养等,从而促进人事档案收集归档工作的顺利进行。

关键词:人事档案;收集归档工作;档案管理

在信息资源中,人事档案是重要的构成内容,在行政、教育等方面,发挥着不可比拟的作用和人士,这已经成为了相关人员共同关注的话题之一。在新时期下,通过人事档案的收集归档工作的开展,可以促进档案管理工作的顺利推进,将我国人才资源优势充分发挥出来,培养出一大批优秀的档案管理人才,更好地开发和应用人力资源。

1 人事档案管理的相关概述

对于人事档案来说,主要对个人的人生经历、政治面貌等情况进行了详细记录,属于重要的文件材料。在个人工作学习出现变化以后,人事档案也会随之迁移,其作用主要集中在证明、参考等方面。每个人的人事档案都是不同的。结合我国档案法的相关规定,对于毕业生的人事档案来说,个人不能随意进行截取或销毁。所以开展人事档案的管理收集归档工作是至关重要的。

一般来说,人事档案的收集范围,主要包括:首先,履历资料,这主要体现出个人的基本信息情况,比如出生地、社会关系等。不同类型的人员在提交履历表过程最后弄,要结合实际规定,以此来进行填写。其次,自传资料,这主要是指自传内容的入团或入党申请书等。其次,鉴定和考察材料。其中,各种鉴定和登记表主要包括考核登记表、民主评议等,其作用主要集中在证明、鉴定专业技能等方面。

2 新时期人事档案的收集归档工作中存在的问题

2.1 缺少完善的收集归档工作制度

现阶段,在《干部人事档案材料收集、归档规定》中,明确规定了干部人事档案材料的收集归档要求,但是在实际上,这类要求形同虚设,与工作实际情况出现了极大的差距,导致收集归档制度较不完善,而且执行力度也严重缺失。

2.2 缺少先进的人事档案管理方法

现阶段,一些人事档案管理工作的重视程度严重不足,所以对于管理的扶持力度呈现出明显的下降趋势。而在信息化不断普及过程中,计算机技术已经得到了广泛的应用,这对档案管理工作的开展具有极大的促进作用[1],但是手工操作人事档案现象仍然会出现,一定程度上导致一些地方的人事档案管理方法较不先进,人事档案较为滞缓,从而对优秀人才投入市场产生了极大的负面作用。

2.3 人事档案材料收集较为片面

在干部人事档案中,具有较多的材料,可以充分表现出干部历史表现情况,但是在实际上,反映干部现实表现的材料并不多,比如关于干部经济工作评价材料、相关部门的处理意见等。同时,针对干部因病、工伤以及意外事故的相关材料,也没有进行全面细致的收集,一定程度上导致干部人事档案材料很难将干部面貌充分反映出来,进而不利于提高干部人事档案利用效率。

2.4 人事档案管理人员专业素质有待提升

现阶段,一些事业单位没有对人事档案予以高度的重视,进而导致人事档案管理人员频繁出现更换现象,进而导致人事档案工作人员的职业责任感严重缺失, 从而不利于提高人事档案收集归档的质量。

3 新时期人事档案的收集归档工作的优化措施

3.1 制定完善的收集归档制度

结合相关规定要求和实际工作,构建完善的收集归档制度是至关重要的。具体来说:

首先,结合《干部人事档案材料收集归档规定》,要将收集归档范围进行明确化。针对材料收集归档,决定权并不再形成材料的部门,而是要对相关法律法规要求进行深入分析。

其次,将移交和归档时限进行明确化。干部人事档案材料形成部门,在材料形成的30天之内,要结合要求提交给干部档案管理部门归档,并将移交手续履行到位。如果材料满足归档要求,在接收之日开始的30天之内,要妥善放置到本人档案中,争取在一年以内整理归档。

最后,对于人事部门来说,对于新招收和调动人员的档案,要及时转交给干部档案管理 部门,防止个人档案的移交出现滞后现象,进而增加了材料归档的难度性,使人员的档案出现缺失现象。

3.2 加强计算机技术的应用

现阶段,在信息技术的强大推动下,计算机技术得到了广泛的应用,可以促进人事档案收集、整理工作的顺利进行,将工作流程进行简化处理,并确保办事效率的稳步提升。现阶段,在信息时代出现以后,要将计算机网络优势充分发挥出来,通过网络方式,不断提高档案传输效率,进而促进人事档案管理工作的顺利进行。同时,干部人事档案管理部门也要创新工作方式,加强投入建设,构建网络平台,为干部人事档案材料的收集和归档提供便利性[2]。在办公信息化过程中,要收集干部人事档案电子公文,而且也可以保证收集干部人事档案材料的完整性和全面性。将干部人事档案收集和归档的质量提升上来。

3.3 积极收集、多方积累

对于干部人事档案材料来说,来源于不同的部门,具有较为广泛的涉及范围。通过分析干部档案材料的形成规律和特点,是提高收集工作水平的重要方法。对于档案管理人员来说,必须要善于观察和思考,做好调查分析,充分掌握档案材料的来源,了解获取渠道,从而促进干部人事档案材料收集工作的顺利进行,将收集工作的主动权充分体现出来,防止出现被动化的局面。

1)开展经常性的收集工作。在开展经常性的收集工作过程中,要引導档案管理人员提高对档案材料收集工作的高度重视。干部档案内容的连续性,可以看出收集工作是较为漫长的过程,属于经常性的收集工作任务。同时,结合部门实际情况,还要与材料形成部门保持密切的交流和协作,促进收集工作的顺利推进。

2)制定完善的收集工作制度。首先,递交制度,对于干部档案管理部门来说,要加强移交和转递制度的构建,及时获得干部档案的归档材料,而干部人事单干管理 部门还要制定可行的归档范围、时间以及履行的相关手续等,转发给各个单位予以执行[3],避免出现归档材料积压、滞留等现象。其次,登记制度,要想充分掌握收集工作情况,还要结合收到的时间顺序,以此来逐步登记已经收集的归档材料,防止档案材料出现遗失现象。

3.4 提高人事档案管理人员的专业素养

在事业单位发展过程中,事业单位明确提出了对工作人员素质要求,而提高人事档案管理人员的工作能力也是至关重要的。对于事业单位领导来说,要加强培养人事档案管理人员的专业技能,将人事档案工作人员的知识水平和业务能力提升上来,促进人事档案收集归档工作的顺利进行。因此,各级领导者要定期开展人事档案管理业务培训,传播更多先进的人事档案管理理论和方法。

4 结束语

总而言之,在人事档案中,加强收集归档是至关重要的,可以不断提高档案资源,充分满足档案管理工作需求,确保人事档案收集归档工作水平的稳步提升。

参考文献

[1]贺武征.立足档案收集 做好事业单位干部人事档案的管理工作[J].办公室业务,2017(23):133.

[2]董艳艳.关于加强事业单位人事档案收集归档工作的思考[J].黑龙江档案,2017(02):82.

[3]林晓娟.事业单位人事档案管理工作存在的问题及应对之策[J].黑龙江档案,2016(03):115.

猜你喜欢

人事档案档案管理
如何规范档案管理
档案管理中的电子档案管理
档案管理与企业内部控制关系的思考
运动员人事档案管理工作分析
论科研项目档案管理
加强工程项目档案管理的有效途径
电子档案管理的一些认识和思考