浅谈信息化时代的文书档案管理创新方法

邓远源

摘 要：信息化时代的进步与发展，为各事业单位与市政府部门的档案管理带来了新的挑战，本文對文书档案管理的创新方法进行了分析，明确了信息技术应用为文书档案管理带来的管理方式创新、管理流程创新与服务理念创新，希望为关注此话题的人提供有效的参考。

关键词：信息化时代；文书档案；创新管理方式

文书档案管理是各事业单位与市政府部门在日常工作中不可避免的文件管理工作，信息化时代的到来，在文书档案管理过程中充分发挥信息化技术的应用，不仅能够提高文书档案管理的有效性，同时能够更好的发挥文书档案的价值，促进文书档案管理工作的质量与效率不断提升。

1 信息化时代文书档案管理创新的必要性

1.1 创新是文书档案管理事业发展的时代需求

随着信息化时代的到来，大量的数据信息占据各个领域，创新是各大事业单位必备的特长，传统的文书档案管理工作已经无法适应当前社会中各事业单位与市政府部门的大量工作，文书档案管理必须顺应时代的发展，充分结合信息时代科学技术的应用，将文书档案管理与信息技术相结合，打破了传统文书档案管理复杂、繁琐、大量的档案管理模式，实现了更加快节奏，符合信息时代创新、共享、快速发展理念的文书档案管理模式[1]。

1.2 信息技术在文书档案管理中的有效性

信息技术在文书档案管理中的应用主要依托网页管理、计算机程序、文档扫描等技术应用，将文书档案扫描成电子文档上床至专门的程序中，通过参数设置，计算机程序会对文档做出快速的归类整合，通过网络技术与信息技术的结合应用能够快速查询需要的文书档案，并将非机密性的文书档案进行共享，方便各部门进行数据查询，发挥文书档案的最大价值，信息技术在文书档案管理中的应用使得档案管理更加快捷、简便、高效，同时大大节省了人力、物力与财力，降低了管理成本。

2 信息化时代文书档案管理创新的具体方法

2.1 管理理念创新

传统的文书档案管理工作在管理理念上更加注重对管理层面，即对文书档案的收集、归纳与整理，但文书档案管理的最终目标是充分运用到日常的工作中，为工作提供充分的数据支持，文书档案管理不仅要实现自身的规范与协调，更要保证事业单位发展的协调，积极为事业单位与市政府部门的工作提供信息。传统的文书档案管理在信息共享这一环节的效率性较低，随着现阶段社会的快速发展与市场竞争力的不断提升，需要事业单位能够整合各位信息并做到工作创新，信息化时代信息共享成为主题，同时成为文书档案管理的重要理念。一方面，转变传统管理性较强的工作性质，将其转化为服务性的工作，使文书档案管理成为事业单位运作发展的基础信息，为各项工作的开展提供充足的信息支持，促进文书档案管理的与时俱进。另一方面，文书档案管理工作的社会化发展，文书档案的信息共享应当面向全社会，筛选事业单位与市政府部门中的非重要信息，将信息以公告、新闻、数据信息等形式在事业单位的官方网站、系统中进行发布，形成文书档案管理与外界信息的有效共享与联系，拓展文书档案管理工作的服务范围。

2.2 管理流程创新

随着现阶段事业单位与市政府部门的人员流通与工作内容的变化越来越多样，传统文书档案管理的具体流程中的信息收集、整理、存放、变更等管理工作已经无法跟上当前事业单位的快速发展，信息技术的应用为事业单位与市政府部门的文书档案管理优化了新的流程，使得文书档案管理效率更高。在信息收集方面，事业单位的各项工作数据会被收入到文书档案管理系统，对员工的具体工作进行实时记录，或通过纸质文件版本的扫描，形成电子文件，自动归类文件的类型与日期，大大提高了信息收集的精准性。在文书档案的整理方面，文书档案管理系统的创设使得文件分类的具体依据更为清晰明确，如时间、主题、部门等，使得管理者可以根据自身需要进行快速的信息查询与整理，提高事业单位整体的文书档案处理效率。在文书档案的存放方面，信息技术的应用为文书档案管理提供了云储存环境，使得事业单位中的数据信息能够以数字的形式在网络中储存，文书档案管理人员只需要做好备份与储存管理工作，便可以有效运用云储存中的档案信息[2]。在文书档案的库房管理方面，文书档案管理系统能够通过权限设置，为事业单位中不同部门的工作人员设置操作权限、浏览权限等，使得各事业单位与市政府部门的文书档案库房只有具有权限的人员才具备文件整理、采用与选取能力，明确了档案管理人员具备一定的职责与义务，提高文书档案管理的安全可靠性。

2.3 管理方法创新

信息化技术在文书档案管理中的应用原理主要是将事业单位与市政府部门中的各类信息都转化成数字化的形式在计算机技术应用的基础上进行数据的收集、处理、储存与管理，以深圳市经济贸易和信息化委员会对信息化文书档案管理的创新应用为例，其主要利用信息化技术收集各个地方的基础研究、前沿技术研究、重大社会公益性技术研究以及关键技术研究等相关资料，进行协调、统筹与管理，并将各类研究信息有针对性的促进高新技术企业、软件企业、技术先进型企业的建设与发展，通过高效的信息整合，指导与协调高新技术产业园区的管理与服务工作，深圳市经济贸易和信息化委员会对各类研究信息的整理与应用，主要用于预测与引导相关行业信息，协调工业、商贸业针对问题提出解决建议，将信息化文书档案管理贯穿于深圳市经济贸易和信息化委员会的始终，促进协调与管理工作开展的有效性不断提升。事业单位与市政府部门的文书档案管理方法需要不断研发创新，结合应用新型的网络平台、信息系统、移动平台等，在对文书档案进行有效管理的同时寻求适合事业单位发展的最佳管理方法。

2.4 保密管理创新

信息化时代的文书档案管理需要依托网络进行管理工作，网络平台的不稳定性为文书档案管理的保密性创设了新的挑战，加强文书档案的保密管理创新，需要管理人员结合计算机技术人员，在文书档案管理系统的使用上做好权限管理工作，为各个部门的工作人员设置能够浏览与使用数据的具备权限，严格限制各部门人员的操作范围，避免员工操作不当造成的秘密文档泄露。在文书档案的保存过程中，应当进行加密处理，计算机上必备杀毒软件的安装等，从多个层面保障事业单位的机密文档信息不会受到网络安全的威胁。另外，文书档案管理人员的基本素质的提升，同样是保障事业单位文书档案管理安全运行的必要保障，事业单位应当加强对文书档案管理人员的培训，通过计算机技术培训、信息化技术培训以及网络安全技术培训等，保障管理人员能够具有网络安全意识，当文书档案储存与管理受到网络安全问题影响时，能够及时利用熟练的计算机操作技术止损，降低事业单位的损失。在各类管理系统与软件充分发挥作用的同时，提高文书档案管理者的素质与技术水平，达到对文书档案管理各方面的创新。

3 结束语

总而言之，信息化时代文书档案管理创新的必要性为创新是文书档案管理事业发展的时代需求，信息技术在文书档案管理中的有效性。通过管理理念创新、管理流程创新、管理方法创新、保密管理创新、提高管理人员素质等具体文书档案管理创新方法的应用，能够促进文书档案管理的与时俱进。

参考文献

[1]秦凤萍.信息化时代文书档案管理创新策略研究[J].城建档案，2018（01）：81-82.

[2]王宏.信息化时代如何创新档案管理方法[J].城建档案，2017（09）：67-68.