现代办公技术对档案管理的影响及对策

史春梅

摘 要：当前随着我国国民经济的快速发展，我国的经济水平实力在飞快的提升，同时我国的科学技术水平也在很大程度上得到了提升。当前随着信息化时代的到来，传统的档案管理办法已经不能适用于当前时代的发展，当前我们的文件已经由原来的纸质文件改变成了电子版的文件，这两者之间有着巨大的不同，因此也给我们的档案管理工作带来了巨大的挑战，需要跟上时代的步伐，将现代化的办公技术应用到实际的档案管理工作中。在以前，我们进行档案管理工作，管理的文件一般都是纸质版的文件，而且大部分都是由人工进行档案管理工作的。因此，在实际的操作过程中，非常容易出现差错，因为疏忽，酿成大错，因此我们的档案管理工作，需要现代化的办公技术。

关键词：现代办公技术；档案管理工作

当前随着我国国民经济的快速发展，我国的经济水平实力在飞快的提升，同时科学技术水平也在很大程度上得到了提升。我们的档案管理工作者根据我们时代的变化，也开始逐渐认识到现代化办公技术对档案管理工作进行的重要性。它能够改变传统的人工管理档案的方法，提高档案管理工作的效率，减少不必要的工作疏忽，给档案管理工作带来新的发展机会。我们所提到的现代化办公技术指的就是，以计算机系统为基础，应用计算机技术进行对档案的管理工作，这也是为什么使用现代化办公技术快捷的地方，它可以根据计算机的操作系统，将这些电子版的文件进行分類整合，并且对它们加以汇总，最后完成好对档案的管理工作，这能在很大程度上提高档案管理者的工作效率。

1 现代办公技术对档案管理的影响

1.1 改变了传统的管理方法

在上文当中，我们已经提到了，电子版文件的档案管理工作的进行是要依托计算机整个系统来进行的，因此他的基础是计算机技术。所以我们的现代化办公技术将传统的纸质文件改变成了电子版的文件。在这里，我们需要注意电子版文件，它与我们传统的纸质文件是有着很大的不同的。电子版文件从它的起草，修改，到最后的成形，这一系列的过程都是要靠着计算机系统完成的。因此，一旦电子版文件修改完成好那么就可以进行直接的档案管理，直接将文件进行归档工作，这非常有利于提高档案管理的工作效率，同时也可以为档案管理工作者减轻工作上的负担和工作难度。为了适应现在的时代变化，从事档案管理工作的人员，需要对传统的档案管理方法进行改变，将现代化的办公技术应用到其中，从而提升它的工作效率，促进档案管理工作的有序进行。

1.2 改变了对档案管理者的工作要求

以前，我们进行档案管理工作，一般都是要依靠人工进行，那时大家对档案管理的认识不够清晰，也没有完全认识到档案管理工作的重要性，一般把它看成一项可有可无的工作，那个时候并不需要档案管理工作者具备很高的专业素质，但是现在我们将现代化的办公技术应用到档案管理工作中，这就需要从事这项工作的工作人员具备专业的素质，因为要进行现代办公技术的具体使用，就需要工作人员要先掌握一定的专业技术，这样才能更好的进行并且完成工作，这是使用现代化办公技术与我们传统的档案管理工作方法不同的地方，从事相关工作的档案管理工作人员一定要不断提升自身的专业素质，可以多去参考书籍，利用剩余时间进行技术学习，同时单位也可以为他们提供定期的培训，提升这些工作人员的工作能力，更好的为企业服务，努力完成好企业的档案管理工作。

2 现代办公技术对档案管理的对策

2.1 区分电子文件与纸质文件的区别

在前边，我们已经提到，电子文件和纸质文件是存在着很大的差距的，它们之间有着很大的不同，具有不同的特征，因此，在进行档案管理工作时，不能只是简单的将电子版文件与纸质版文件相比较，将原来传统的对待纸质文件的方法，进行变通，深刻认识到电子版文件与纸质版文件的区别。电子版文件是具备它自身独特的特点的，它主要是依靠计算机系统进行档案管理工作，在对它进行管理的时候，不需要除了计算机以外的其他更多的媒介，这可以为企业减少很多不必要的成本。因此，如果电子版文件的处理，离开了计算机网络，那么对它的档案管理工作将无法继续进行，这一点需要相关工作人员提起注意。

2.2 保证电子文件的真实性和完整性

保证电子文件的真实性和完整性这是使用现代化办公技术的前提和基础，同时电子版文件的两个基本特征就是它的真实性和完整性。因此，从事档案管理工作的工作人员一定要注意这一点，如果电子文件失去了它的真实性和完整性，那么对它进行档案管理也就失去了原有的意义和价值。为了保证电子版文件的真实性和完整性，企业可以建立一个比较完善的文件的整理系统，这样就可以保证在对电子文件进行处理的过程中的规范性，也能够在最大程度上保证电子文件的真实性和完整性。

2.3 切实提高档案管理工作者的专业素质

现在我们将现代化的办公技术应用到档案管理工作中，这就需要从事这项工作的工作人员具备专业的素质，因为要进行现代办公技术的具体使用，就需要工作人员要先掌握一定的专业技术，这样才能更好的进行并且完成工作，这是使用现代化办公技术与我们传统的档案管理工作方法不同的地方，从事相关工作的档案管理工作人员一定要不断提升自身的专业素质，可以多去参考书籍，利用剩余时间进行技术学习，同时单位也可以为他们提供定期的培训，提升这些工作人员的工作能力，更好的为企业服务，努力完成好企业的档案管理工作。

3 结束语

当前随着信息化时代的到来，传统的档案管理办法已经不能适用于当前时代的发展，我们的文件已经由原来的纸质文件改变成了电子版的文件，这两者之间有着巨大的不同，因此也给我们的档案管理工作带来了巨大的挑战，需要跟上时代的步伐，将现代化的办公技术应用到实际的档案管理工作中。

参考文献

[1]陈炜.现代信息技术对企业档案管理的影响与对策[J].办公室业务，2018（21）：173.

[2]陈燕女.现代信息技术对企业档案管理的影响和对策[J].科技经济导刊，2018，26（10）：21.