浅谈企业科研课题档案管理的几点认识

向阳

摘 要：科研档案是企业创新发展的基础和动力，是企业科研活动的真实记录，是企业科研管理工作的重要组成部分。本文根据企业科研档案管理的发展现状及科研档案的类型和范围，分析了当前科研课题档案管理存在的问题，提出相应的建议，为进一步规范科研课题档案管理工作奠定基础。

关键词：科研档案；类型；存在问题；建议

1987年国家科委与国家档案局发布的《科学技术研究档案暂行规定》（以下简称“暂行规定”）实施以来，企业按照《暂行规定》的要求，结合科研管理工作的实际，制定了相关规章制度，明确科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节，将科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理、知识产权管理等紧密结合。作为企业档案工作的重要组成部分，科研档案管理工作逐步规范和加强，科研档案管理工作水平得到全面提升。

1 科研课题项目档案管理现状

1.1 完善的档案管理体制及管理要求

笔者所在的企业属国家大型企业，下属8家研究院，13家二级公司，档案工作实行统一领导、分级管理的体制，即实行集团公司-院（公司）-厂（所）的三级管理。各级档案工作机构具有双重职能，既是本单位档案工作的行政管理部门，又是收集、保管档案和提供利用服务的机构。本企业档案工作在主管副总经理领导下，设履行档案工作双重职能的工作机构，对企业档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导。

科研课题项目文件的归档工作由项目承担单位完成，项目承担单位对课题研究中形成的文件材料负责做好预立卷工作并及时归档，档案部门针对课题立项计划，提出文件材料的归档要求，由课题负责人指派专人负责文件材料的收集、积累工作，档案部门下发资料积累袋，指导相关人员进行文件收集、积累工作，并定期进行指导咨询。

对中断的课题或项目，由科技管理部门通知课题负责人整理已形成的文件资料，包括该课题或项目未能完成的说明及管理部门的认可文件，并向档案管理部门移交；

1.2 科研课题项目档案的类型

企业科研课题项目档案主要包括预先研究课题、计算机应用课题、软科学研究课题、情报研究课题、技术革新课题、引进技术课题、成果（专利）课题、标准课题、工艺攻关课题等方面。

2 科研课题档案管理工作中存在的问题

2.1 科研课题文件归档组织管理问题

在许多科研生产单位中只是将文件的归档计划作为单位档案工作计划的一部分，在科研项目管理流程中没有归档工作的节点。因此，许多科研人员认为完成研制任务就可以了，将归档工作作为多余的任务，管理部门也难以考核。

2.2 收集归档难度大问题

1）课题管理部门对归档工作的认识不到位，主要问题是部门领导的认识问题，科研人员的认识问题。他们出于技术保护和部门自身利益的考虑，对课题文件的信息安全存有戒心，不愿意归档。

2）档案部门对本单位的课题研制情况不清，本单位有多少在研课题，在研的有多少、新立项的有多少、课题准备结题的有多少。往往是课题开评审会前档案部门才介入，因此对过程情况不了解，造成文件收集不全，不利于课题研制过程中文件材料的管理、控制。

近年来，随着科研管理要求不断提高、完善和全面，档案管理已基本实现“三纳入”，但“四同步”的落实仍有欠缺。档案管理人员在科研课题研制过程中介入不够，加之档案人员档案管理知识和专业技能相对不高，与科研技术部门、业务部门不能有效沟通，不了解项目研制的目标、概括、进展等情况，业务监督、业务指导流于形式。这样一来，档案部门对于科研课题档案的形成、积累过程无法真正了解和把控。

3 对加强和完善科研课题项目档案管理的建议

1）实施科研项目制度化管理，以确保科研项目归档文件资料的完整、准确、系统、有效。一方面档案部门要与课题组加强联系，了解课题进展情况，做好跟踪、指导、检查工作，加大档案宣传力度，增强课题组成员的档案意识；另一方面在课题实施前应明确提出由课题负责人负责课题项目的归档工作，形成积累袋制度，并指定专人负责课题研制过程中文件的收集、积累、预立卷工作。课题完成后由课题负责人负责归档文件的完整性、准确性、系统性、有效性，这样才能充分发挥课题制的优势，做好课题项目文件资料的归档工作。

2）科研课题档案管理要纳入到项目管理计划中，制定科研课题项目归档考核制度。对科研课题项目归档情况进行考核，要明确课题或项目负责人的职责，并实行考核，规定以文件归档做为项目或课题完成的节点。

3）科研课题档案管理与科研课题项目管理同步发展切实做到“四参加”“四同步”。档案部门与科研管理部门加强协调与配合，课题项目立项同时提出项目文件材料形成、积累、整理和归档要求；检查科研课题项目计划进度的同时检查文件材料的形成和积累情况；科研课题完成的同时要对文件材料进行归档审查、科研课题项目工作总结、考核的同时要进行科研课题项目档案工作的总结与考核。档案部门要参加课题评审会，检查文件材料的完整、准确、系统、有效情况；科研课题申报科技成果奖以及科技人员提职、考核时，必须由檔案部门出具专题归档情况证明材料，对文件资料归档不全或未归档的项目，不能视为完成任务，单位不予以申报成果奖，从而有效控制了科研课题档案的完整性。科技管理部门在科技计划项目管理中对档案管理有明确要求，在新的科研课题做计划时，即对文件资料归档工作提出要求，课题项目一开始就由档案人员参加协调会，了解项目进展及文件资料生成情况，指导相关人员进行文件资料的收集、整理、归档工作，保证了项目档案的完整、准确、系统、有效。

4）对涉及专利、成果或有技术保护要求的档案，建立“技术保护单”制度。首先由课题负责人提出技术保护要求，并填写技术保护单，提出具体的保护要求，档案部门严格执行管理制度，实行专人管理，在数据采集项中不填写详细条目，利用时，需征询提出技术保护要求的人员或部门的意见后，方可查阅。

5）对科研课题项目加强合同管理，在科研课题项目下发合同或任务书时，明确提出文件资料的归档要求，明确科研课题项目文件的归档范围、归档时间、归档单位及责任人。项目完成后，由科研课题项目实施部门对科研课题项目实施过程中产生的具有保存价值的文件进行系统整理，移交档案部门归档。

6）档案部门要加强科研档案的开发利用。科学研究的特点就是继承与创新，档案人员要加强科研档案的开发与利用，让科研人员更好的了解和掌握企业在本领域的科研水平，已形成的新工艺、新技术，使研发人员获得有价值的参考资料和数据，加快科研项目的进展，提高档案部门的地位与作用。

7）档案人员要加强培训，拓展知识领域。科研课题档案具有很强的依据性，并且类型多样，需要档案人员既要了解和掌握档案专业知识，又要熟悉科研管理流程，因此档案人员要加强学习，及时补充专业知识及信息技术与网络知识，通过在岗培训，短期学习或在职进修等形式，扩大知识层次，以胜任好工作。

4 结束语

科研课题档案是企业科研发展的基础和动力，科研管理过程中形成的档案资料，全过程的记录了企业整个科研活动，因此要加强科研课题档案管理工作，将科研课题档案工作纳入计划、纳入考核，强化归档要求，以促进企业创新与发展。

参考文献

[1]1987年国家档案局颁布《科学技术研究档案暂行规定》