文书档案管理中的缺失与对策探析

皮序宇

摘 要：文书档案管理在管理方面具备较强的专业性，在档案管理过程中要求管理方面应该不断提高档案管理的保密性，同时在档案管理过程中应该遵守相关政策和法律法规。在经济发展水平不断提高的当前形势下，相应产生的文书档案管理工作要求需不断提高，基于文书档案管理中存在的问题，应该加强解决对策的研究，以此促进文书档案管理工作更加规范化的开展。

关键词：文书档案；管理缺失；对策探析

文书档案管理工作是机关事业单位在开展行政工作时重要的工作内容，文书管理由记录的文书内容转化而来的部分记录资料统称为档案。在档案管理中，主要包含一些决议、指示、命令、通知、会议记录纪要、工作成果总结、科研成果等的内容。在机关事业单位中行政管理工作的开展情况，从文书档案管理的水平就可以看出来，同时在文书档案管理中，工作开展情况的收集整理及质量高低直接关系到所记录档案的完整性和全面性。因此，对于文书档案管理工作中出现的问题应该加强重视和解决方案的研究探析。

1 文书档案管理中存在的缺失

1.1 事业机构行政管理文书记录和档案管理联系不紧密

在档案管理中文书工作和档案管理之间应该形成密切的联系。档案和文书之间各自所起到的功能应该有互相区分的部分，同时又能显示出各自管理开展的特点，通过二者之间形成密切的配合，使得文书档案管理水平和質量达到新的要求。在事业机构行政管理工作中既要保持好档案文书记录工作和档案管理间的配合，又要形成独立的分工管理，在实际的事业行政单位中对于档案文书管理，普遍采用的是分模块式的管理。在管理过程中，文书记录管理和档案管理之间明显会产生割裂的现象。在文书档案管理中由于这种工作模式的采用使两大管理工作体系分工严谨明确，但是从另一方面来看拉开了文书记录与档案管理之间的联系，导致在事业单位档案管理中文书和档案之间转换衔接出现问题。

1.2 档案管理缺乏足够认识，管理力度不足

在事业单位行政管理工作中，档案管理在事业机构做出重大调整和战略决策时，才能够发挥出其应该有的作用。在事业机构行政工作中日常管理工作开展与文书档案管理之间的关系联系性一般。因此在行政工作日常开展过程中，对于文书档案管理就会出现不重视档案管理的价值。在管理工作中开展管理工作积极性和工作力度不足的问题普遍存在。同时，受到文书档案管理工作功能性的限制导致在管理工作中对于应该实施的管理流程进行简化，同时在管理认识上认为档案管理是一项简单而且作用不大的工作。因此，在事业单位行政管理中，对于文书档案管理资金的投入和管理基础设施的发展也不会特别重视资金的投入。同时，在文书档案管理中往往会出现这样的错误认识：在管理工作中通过投入资金和人力资源，加强文书档案的管理也不会发挥出特别明显的作用。这样就会形成错误的管理意识，对于事业机构行政管理中文书档案管理不能够创造直接价值，对提高事业机构的经济效益不会产生实质性影响的认识。因此受到错误管理工作意识的影响，在事业单位文书管理工作中只要求相关档案管理人员做好档案维护和保管，在需要调用的时候能够及时调取即可。在档案文书管理中虽然在口头工作安排上加强了对管理工作的重视，但是在实际档案管理开展过程中并未将加强管理的措施应用到实际工作中去。这样在档案管理中就会更加凸显管理工作不受重视的情况，进一步削减管理人员的工作积极性。另外在事业机构中，不同的领导人对于文书档案管理产生的作用认识不一致，同时对工作开展有效性的要求也不一样，导致在文书档案管理中出现脱节的现象，进一步对档案管理工作造成不好的影响。

2 文书档案管理规范化对策

2.1 加强各自管理职能保持紧密衔接

在事业机构档案管理工作中，由于工作开展过程中档案管理会涉及到事业单位各个部门，在文书记录形成过程中需要加强各个部门之间的沟通。同时档案管理工作开展的前提就是文书记录工作的准确记录，在档案管理过程中应该密切二者之间的联系。在行政管理工作中为了进一步提高档案管理工作开展水平，就要在管理的关键环节加强文书工作和档案管理工作之间的协调配合，通过文书工作有效开展来提高档案管理质量。所以在进行事业单位文书档案整理工作时，应该充分的对记录资料进行合理梳理，同时在文书工作开展过程中也要为档案管理打下基础。在档案管理中应该对文书记录中的一些内容进行核实和检查，确保在档案管理中不会出现资料的错误，和人为记录疏忽导致的档案问题。在规范化档案管理中应该进一步加强文书工作和档案管理工作之间的一体化发展，使事业单位档案管理工作能够规范高效开展。保证档案管理工作应该具备的水平。

2.2 强化事业单位各部门间的合作

在事业单位中对档案管理内容和质量要求严格，在档案资料的采集和整理上应该对数据和资料的准确性进行不断提高。同时，在档案管理工作中记录内容的来源主要是事业机构单位中，不同工作职能部门之间实际工作情况和数据采集而来的，因此在档案管理资料采集过程中，档案管理机构应该充分的做好部门间沟通枢纽的作用，在档案资料集中时应该对事业单位中不同部门之间的关系进行妥善的调节，确保在资料数据采集中各个部门能够进行有效配合，提升档案管理资料收集的工作效率和质量。在档案管理部门工作的人员，应该在档案文书记录中对事业单位内部的实际情况进行充分了解，在文书记录工作中积极主动和各个不同部门达成良好的工作安排，通过事业单位不同职能部门提供的资料帮助，有效把握事业单位中最新的资料和数据信息，在文书记录上做好记录资料，做到及时、准确、高效。同时在档案资料和文书记录中，应该确定围绕怎样的重心来开展工作，事业单位档案管理部门之间的人员应该加强在各部门之间走动的频率，在文书资料整理上做好相关的审核资料、收发文的整理工作等，在事业单位档案管理中展现出管理部门的参谋功能。

3 结语

在事业单位档案管理中，通过文书资料进行详细的记录和整理，将事业单位中各个不同工作部门的工作情况进行良好的记录。在档案管理工作中，文书记录和档案管理工作在开展过程中看似简单，但是在实际操作执行中却具有一定的挑战性。在事业单位行政管理中应该充分认识档案管理工作的挑战性，通过不断培养档案管理工作人员的工作技能，提高自身的素养来实现档案管理工作的高效开展。同时在事业单位日常的工作学习中，加强对档案管理人员专业知识的培训，注重在档案管理环节中文书资料采集、记录和档案管理之间形成密切的联系，同时二者之间又能够发挥出独有的功能，在文书资料收集中应该加强档案管理人员收集资料的责任心，通过对档案资料的整合分析，提高档案信息功能性的发挥，促使事业单位档案管理工作规范化科学化开展。

参考文献

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