对事业单位档案归档管理要点分析

于洋

摘 要：本文主要分析当前事业单位档案归档管理工作中存在的问题，根据事业单位档案归档管理工作的现实需要，探讨优化档案归档管理的方法，从而加强档案归档管理资源的优化配置工作。

关键词：事业单位；档案；归档管理

档案归档管理是事业单位档案管理工作的基础，应当调动基层事业单位档案管理人员的积极性，形成科学化、标准化与体系化的档案归档管理工作制度，丰富档案归档管理方法，全面提高事业单位档案归档管理有效性。

1 事业单位档案归档管理问题

1.1 归档管理重视不足

事业单位档案管理工作主要集中在信息化与数字化改革上，事业单位档案归档管理工作的重视不足，归档工作的随意性相对较大，归档管理不满足新时期事业单位档案管理工作的需要，还缺乏专业化、规范化、标准化的归档管理工作制度。首先，基层事业单位缺乏基本的档案运转机制，事业单位各部门人员缺乏主动归档的意识，不能定期的进行档案的分类整理，没能达到及时进行档案存储的工作要求。还有的基层单位未能形成良好的档案管理机制，事业单位领导对档案存储管理重视不足，因此容易造成档案丢失的问题。还有的基层事业单位档案存储管理的设备更新不足，新型的信息化档案存储设施设备配置不足，档案管理工作的流程繁琐，没能有效的提高档案管理人员、业务人员对存档工作的积极性，因此不利于达到高效存储事业单位档案目标，影响了事业单位档案管理的体系，不利于达到高效、合理、全面、系统进行档案存储目标。

1.2 缺乏专业存档人员

事业单位档案管理工作日益向着明确分工，确定岗位与科学实施的方向发展。但是有些基层事业单位不重视档案存储管理，没能配备专业的档案存储管理人员，档案存储管理人员的专业技能性与操作有效性较低，因此影响了事业单位档案存储管理的科学性和有效性。例如，部分事业单位档案管理人员缺乏专业的档案管理工作素质，从事档案存储管理员经常处在变动之中，没能形成完善的存储档案文件的工作体系，导致档案存储管理的系统性与科学性水平较低。其次，有些事业单位档案管理人员未能充分的认识到档案存储工作的重要性，没能发挥档案管理中档案存储工作的基础性作用，导致一些负责档案存储管理人员存在着疏忽大意的问题。第三，还有的事业单位档案管理人员的工作履职意识较低，档案管理人员不能对档案数据信息进行有效整理，领导没能给予必要的监督检查，因此影响了事业单位档案存档管理的科学性和有效性。

2 事业单位档案存档管理价值

2.1 提高档案管理效率

事业单位积极的开展档案存储管理工作，有助于形成事业单位档案管理的运转体系，为进一步实现事业单位档案的信息化工作给予了必要支持。通过建立有效的立卷、阅卷、转递机制有还助于提高事业单位档案的运转效率，满足社会各阶段对档案管理的认知。特别是当前对档案信息要求越来越高情况下，加强档案归档管理水平，可以有效进行档案文件信息的核对，能满足新时期社会对事业单位档案的使用需要。对事业单位档案文件的归档管理形式进行创新，档案归档管理体系的优化建设，可以更好采纳借鉴新型的档案的管理方法，发挥信息技术在档案管理中的应用价值和内涵，做到运用网络化的方式达到提高档案管理效率的目标，解决传统档案管理问题，形成科学的档案的运转管理机制。

2.2 优化档案管理结构

传统的事业单位档案管理主要由专职档案管理部门人员进行操作，这无疑使海量信息环境下档案管理工作的质量下降，档案文件管理的难度上升。新时期更加重视档案文件的存储工作，可以形成有效配合的档案文件管理机制，发挥各部门在档案文件存储管理方面的价值。通过提高档案存储水平，可以有效的优化档案管理结构，丰富档案管理的运转体系，从而更好的适应档案工作形式的变化，实现对档案资源的充分补充，首先，档案的优化管理正在向着多结构与多元化的方向发展，档案存储管理不仅满足了基层相关工作需要，可以加强档案资源的优化配置，做到在面向市场的大环境上提高事业单位档案存储的效率，满足各级政府部门与社会组织及群众的档案现实使用需要。其次，加强事业单位档案管理工作的沟通，基于档案归档管理的需要，形成各部门协调参与档案管理的机制，可以发挥档案管理专职人员在归档管理档案方面的价值，从而达到有效调整档案资源，全面提高档案管理系统性效果。

3 事业单位档案归档管理要点

3.1 完善归档管理制度

当前事业单位档案文件归档管理应当形成完善的管理制度，創新事业单位档案管理办法，形成优化的事业单位档案归档管理工作体系。首先，对事业单位档案归档管理应当形成科学的化的运转体系，注重明确档案文件资源的归档管理机制，在确定档案文件归档管理职责的基础上，明确档案文件存储的时间、地点，归档核对的方法等，全面提高档案归档管理有效性。其次，对以往的档案归档管理工作进行梳理，重点梳理归档管理工作流程中存在的问题，着力体现档案文件归档管理的科学性与合理性，消除传统档案文件归档管理不科学的因素，达到优化档案文件归档管理程序，提高档案归档管理有效性目标。第三，加强对档案归档管理工作的宣传，在形成有效规范制度的基础上提高归档管理操作性，发挥各级干部的管理监督作用，有效严格的执行相关程序，从而达到提高单位档案归档管理科学性的目标，解决事业单位档案归档管理具体问题效果。

3.2 提高存档工作水平

为了更好的保证事业单位档案归档管理的质量，有效的保证档案处在安全的环境下，还要提高档案归档管理技术人员的专业素养。首先，对档案归档管理人员进行专门培训，促进档案管理人员明确存档操作的一般步骤，促进档案管理人员掌握新形势下档案归档操作的基本方法。其次，提高档案管理人员在纸制档案文件存档管理能力的基础上，还要提高档案管理人员进行信息化存档管理工作的技术水平，促进档案管理人员掌握纸制档案与电子档案进行同步归档的能力，重点提高归档管理时的档案核查能力，保证档案数据信息的可靠性与真实性。第三，事业单位还要经常性的对档案进行复查和检查，对档案归档管理工作进行有效跟踪检查，从而对档案管理人员进行具体考核，并且基于核查结果优化管理制度，提高档案管理工作水平。

3.3 提高归档管理实用性

为了对事业单位档案归档管理形成促进机制，还要提高档案归档管理实用性，发挥事业单位档案归档管理实用价值，促进档案归档管理人员真正认识到归档管理的重要性，促进归档管理人员主动提高管理意识。首先，注重在事业单位档案管理信息系统建设的背景下发挥档案归档管理的实用价值，注重体现档案文件存档工作对档案信息共享的基础作用。其次，实现档案管理的现代化，注重优化档案归档管理工作程序，从而有效的避免档案管理漏洞，达到有效减少档案管理损失的目标。第三，提高事业单位档案归档管理工作的保密性，保证档案管理人员按照相关制度办事，促进档案管理人员严格的遵守相关制度规定，这样才能提高归档管理总体质量，体现归档管理的严肃性。

4 结论

提高事业单位档案归档管理工作效性，应当形成科学化的档案归档管理工作机制，创新事业单位档案归档管理的科学化方法，在有效更新管理制度、信息化管理设备与管理方法的基础上，形成综合型的档案管理机制，真正的体现事业单位档案归档管理工作价值。

参考文献

[1]张克非.新时期事业单位档案管理工作的思考[J].理论观察，2014（6）.

[2]王新敏.浅谈事业单位档案管理信息化[J].科技创业家，2013（7）.