“互联网+”背景下高校档案管理工作的对策

孙伟娜

摘 要：在互联网技术飞速发展的今天，很多行业都开始将信息技术融合到自身的发展当中，信息技术为传统行业带来了根本性的变革，解放了的劳动力，改变了许多传统的工作方式，为行业的发展带来了新的机遇。档案管理工作也不例外，在互联网+的背景下，不断优化改革档案工作的结构，为档案管理工作提供了更加便捷的通道。高校档案管理者也以此为契机，寻找互联网信息技术为传统高校档案管理工作所带来的更多的可能性。

关键词：互联网+；传统档案管理；高校档案管理

互联网的发展势头迅猛，“互联网+”则是互联网发展的新业态，是传统互联网的升级，引入大数据等一系列前沿信息技术，推动“互联网+”逐渐趋于成熟。高校档案管理在新的信息技术发展的背景下，开始打破传统的发展局限，在体系改革上寻求新的转变。因为档案工作要求有一定的保密性，在传统的运输、存储及加工的过程当中，认为可控性不高，容易出现疏漏，信息技术平台则能很好地解决这一问题。

1 传统的高校档案管理工作的特点

从某种意义上说，高校档案管理工作为高校有序高效地开展招生、教学、科研等工作提供了保障，也为各项工作的顺利进行奠定了基础。总的来收，传统的高校档案管理工作比较耗费人力和物力，主要有以下特点：

1.1 收集工作量大

传统的高校档案管理工作从收集开始就面临着任务重，人力资源配置跟不上的问题。纸质化的档案信息资源的搜集难以做到全面，搜集的工作量是非常大的，从高校的学科建设角度考虑，每一门学科都应该设立专门的学科负责任来进行学科档案的搜集工作，然而实际情况是，高校通常在档案管理工作上没有给出那么丰富的人力资源预算，常常是依靠有限的人力去搜寻尽可能多的学科档案信息，有时候也难免会出现偏差[1]。

1.2 整理难度大

我们说高校的学科体系比较庞杂，对搜集的大量档案信息资源的整理也是一个比较棘手的问题，在做分类工作的时候，对有些交叉学科的具体类别难以准确定义，这就是说在进行相应学科档案整理时，对从事档案工作人员的专业素养也是要求极高的。但是，从过去的一些高校的档案管理工作人员的背景来看，有较高专业水准的也是很有限的，这说明，高校档案建设对人才的引进还需要再加大力度。

1.3 存档过程繁杂

传统的高校档案管理工作的存档过程也是比较繁杂的，纸质化的档案资源的存储难度大，且到一定时期必须进行复选和剔除，剔除工作的工作量比较大，而且需要在全面分析学科发展现状的基础上，对现存学科档案再进行整理，最后再进行新的档案存档。因为存储空间的限制，因而在空间规划上也是需要花费较大的气力去研究的。

1.4 档案的存储要求高

纸质化的档案信息资源在存储时对存储环境的要求较高，因为纸质材料比较脆弱，不易保护，比如火灾或者水灾等对档案的伤害有时候是毁灭性的，并且由此造成的损失通常比较惨重，甚至无法挽回，所以高校传统的档案管理工作对存储档案的环境也要纳入考量的

范围[2]。

2 “互联网+”背景下的高校档案管理

随着现代信息技术的发展，传统的档案管理工作在逐渐向数字化转变，有的高校则将两者进行很好的结合，取长补短，创造了新环境下的高校档案管理工作的有机条件。在“互联网+”背景下的高校档案管理工作主要是从以下几个方面进行建设的：

2.1 建立电子文件管理系统

我们都知道，互联网的发展大致分为三个阶段，在web1.0时代，它的服务特征主要表现为单机服务，到了web2.0时代，则开始了双向服务，那么在web3.0时代则要致力于实现机器来进行语义分析[3]。传统的高校档案管理工作基本还处于1.0时代，无法达到让信息技术手段很好地服务于档案管理工作。所以，在“互联网+”背景下，建立属于高校自己的电子文件管理系统是很有必要的，电子文件管理系统能为高校的档案管理工作节省很大的人力和物力，且实现了文档电子化，也能解决传统档案储存不便的问题。

电子文件管理系统的建立要依据高校的需求，建立符合本校发展的系统，在前期的需求分析阶段，就要针对各个高校不同的风格，来和有关负责人进行洽谈和协商；在系统的设计阶段，则要进一步加强和高校的对接工作，尤其是档案管理工作者，设计出切实可行的方案；在最后的系统实施阶段，也就是在整个系统正式投入使用之前应该加强对系统的反复试验，找出在实际运行过程的当中存在的种种问题，及时解决，进一步优化系统。

2.2 建立数字化档案信息资源

传统的高校档案管理因为资源载体的限制，因而在发展上受到了很大的限制，档案的存在形式较为单一，无论是人事档案还是学科档案都相对片面，单一的存在形式也让档案失去了一部分的生命力。数字化信息资源的建立为高校档案管理工作带来了历史性的变革，使得档案管理工作迈向了新的台阶[4]。

建立数字化档案信息资源的首要步骤则是设计属于自己的信息管理系统，我们前面说了信息系统开发的步骤，这里就不再赘述；其次，在电子信息系统的基础上全面实施档案资源的数字化，在这个过程当中，系统的权限设置也是需要仔细研究的，系统权限设置体现了整个高校档案管理的人事配置及相互间的关系，有时候，某些岗位也会有相应的流动性，那么如何在人员变动的情况下，及时收回权限或者變更权限也是值得注意的问题，因为数字化的信息资源具有整体性、系统性的特点，牵一发而动全身；最后，在档案信息系统使用过程中，还应该注意系统的维护，系统在使用过程的当中要及时发现问题，做好后期的维护工作，数字化的信息系统为高校的档案管理工作带来了很大的便利，一定要注意信息系统的定期的检修。

3 总结

高校的档案管理工作目前正处于转型阶段，在“互联网+”背景下，从传统向数字化的过渡首先要从档案管理工作者的观念上转变，再着手于具体的实施细节。互联网时代带给我们的不只有机遇，还有更大的挑战，我们需要在不断的实践中充分认识到“互联网+”的利弊，从而果断取舍，在档案管理工作中，过度数字化是否真的有利于高校的档案管理，这一系列问题还有待于进一步的实证检验。

参考文献

[1]刘可.“互联网+”背景下高校档案管理存在的问题及对策探讨[J].科技创新导报，2017，14（12）：182-183.

[2]莫振琳.“互联网+”背景下高校财务档案信息化管理研究[J].财经界（学术版），2017（17）：111.

[3]梁韵.“互联网+”环境下高校档案信息资源共享的思考[J].城建档案，2018（07）：99-100.

[4]徐向龙，凌群英.“互联网+”背景下高校档案O2O服务模式研究[J].铜陵学院学报，2018，17（03）：88-90.