关于高职院校学籍管理存在的问题及应对策略研究

曾定勇 常州工程职业技术学院

高职院校学籍管理是高职院校教学管理的重要组成部分，是高职院校提升教学质量的重要一环。学籍管理涉及到学生从入学到毕业权益保障实现，涉及学校办学过程及办学质量办学层次的具体表现，也涉及到教育职能管理部门、社会大众对教育公平向往和追求的一般体现。

2017年2月和6月，教育部先后发布《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校学生学籍学历电子注册办法》等高校学籍学历管理文件，各高校应严格按照教育部相关文件政策和具体要求，规范各高校学籍学历管理工作。

我院学籍管理工作伴随着学院的成长壮大走过了风风雨雨几十个年头。今年九月，因工作岗位调整，本人很荣幸走到了学院学籍管理岗位一线，现就学院学籍管理工作存在的问题及相应应对策略作一个初步探讨。

一、我院学籍管理的主要内容

我院学籍管理实行二级学籍管理模式。二级学院学籍管理人员负责新生、在校生报到筛查统计，新生入学资格审查，学生学籍异动初步审查等。教学工作部负责新生入学的编班编学号，新生在校生的学籍电子注册，学生学籍异动：新生的保留入学资格，在校生的休学保留学籍、退学、转专业，转学，留级。以及毕业信息采集、毕业生成绩审核，毕业证，肄业证，结业证及毕业证明书的审核、制作、发放，学信网学历电子注册及信息维护等出具学籍证明、成绩证明等。

二、学院现阶段学籍管理存在的问题

(一)学籍管理制度宣传不到位

学院实行了学籍管理制度多年。学籍管理制度印在学生管理手册上分发给相关老师和新生多年。但学院部分与学籍和学生工作相关的老师却存在着对学籍管理制度不熟悉，管理流程不清楚，管理主体难区分等情况。对师生学籍制度宣传成效不难看出。

岗位工作这一个月以来，了解到有一部分毕业学生毕业后才了解到自己有不合格的科目，或者毕业后仍然未积满毕业所需学分等等，更有甚者，有个别学生二年前当兵入伍，二年后回来复学，发现被当成正常在校读书的学生正常毕业且因未积满应有学分而被结业了。显然，在部分师生眼中，学籍管理工作没有引起足够的重视，学院管理宣传工作仍不到位。

(二)学籍二级管理执行有不到位的地方

高职院校普遍推行学籍管理二级管理模式。我院实行教学工作部、各二级学院的二级管理模式。要求二级责任主体对学校的有关管理制度、要求和发展方向有深刻的理解，对学籍管理工作能全盘考虑，并根据自身的优劣特点和现状处理各项事务工作。

但二级责任主体并未从主观上适应这个“二级”管理模式。二级学院学籍管理人员对工作内容理解不到位。相当一部分工作还停留在简单的收发和转达，没有就信息进行筛查，初步处理及时沟通反馈上报等。学生有学籍异动方面的需求，二级学院不主动从自身层面及学院政策方面予以解答解决，而是直接甩给教学工作部处理。教学工作部也存在学籍变动审批流程草率和不符合审批流程的情况。二级责任主体学籍管理工作分工不明确，两个部门岗位在具体工作上责权不清晰，导致工作不宜顺利开展，甚至出了问题，责任也不好划分。

(三)学籍信息化程度不够深入，录入端输出端线上处理方式受限

我院日常在校生有一万一千多人，今年在校生报到日共办理复学、休学、退学手续210 人次，新生报到日办理保留入学资格等学籍变动手续337 人次。高密度、大流量的业务处理没有线上办事流程作支撑，仅仅靠教学工作部一个人现场作咨询解答、材料收集整理、系统变动处理、证明信息反馈等压力实在不小。

而教学工作部就某个符合条件的学生学籍作出学籍变动后，校内其他部门譬如学工处、信息中心、招就办等部门获取该生学籍变动情况也存在较长时间的滞后。各部门授权获取的信息也存在不能满足该部门需要的情况，经常发生其他部门反复向教学部要数据的情况。

(四)学籍管理人员缺乏工作积极性

学籍管理工作非常繁琐，工作量巨大，又看不出实际成果。学校通常将教务工作的重心放到教学管理、教学创新和教学成果等方面，对学籍管理工作没有足够的重视，对相关人员的培训、成果认同等都不到位。

三、学籍管理存在问题应对策略

(一)针对学籍管理制度宣传不到位问题处置

以教学工作部为首的学籍管理部门，要重视学籍管理工作。应自新生进校后不久的入学教育当中，加强学生学籍管理方面的内容培训。让每一个学生都知道学籍不光关乎学校办学质量，尤其是关系到自己能否合理、正常完成预先定下的学习课程顺利毕业。学院还应该张贴必要的学籍宣传海报，在学院主页、手机新媒体等平台上作一些相关知识推送，以达到全员重视学籍管理工作，全员熟悉学籍管理制度流程的目的。

(二)针对学籍二级管理执行不到位的情况处置

教学工作部学籍处理人员应以制度为中心，是什么学籍变动，就坚持要什么审批流程。不松懈，也不绷紧，张弛有度处理好学籍管理方面的工作。

二级学院也要高度重视学籍管理这块工作。分派合适人员处理本学院内学生学籍方面的事情。理清职责，碰到问题不相互推诿，初步判断处理，不让学生不具备办事情条件情况下往教学工作部跑。

(三)针对学籍处置信息化程度不够深的处置

学院学籍管理方面的数据库管理软件亟待优化，操作软件太多，每个软件性能不一各有优劣。让本已不堪重负的工作人员更添不必要的负担。

教学工作部还应该牵头联手信息中心、学工、招就及第三方开发公司做好数据字段规范工作，做好数据利用的长效工程；设置符合我院实际的学籍管理网上办事流程，在一定程度上缓解线下学籍管理工作的压力；做好数据合理共享利用的问题等。

(四)针对学籍管理人员工作积极性不高的情况处置

学院应定期对学籍管理人员进行业务培训，让学籍管理员及时学习现有文件制度，了解国家新的政策变化，理解学籍管理工作的重难点，熟悉各项工作流程，对工作中出现的问题加强沟通。同时应该加强高职院校学籍管理人员之间的交流，相互取长补短，学习他人好的经验方法。制定激励政策，开辟岗位晋级渠道等。从年度奖励、职称评定、绩效考核、评优等方面进行一定的政策体现。

综上，健全管理机制，规范工作流程，加强学籍学历管理宣传，落实工作执行，不断提升我院学籍管理方面服务能力，我们学籍管理工作一定能做得更好。