高校档案信息资源开发利用的创新与思考

黄晓红 乌鲁木齐职业大学

随着人类社会发展进入信息时代，信息资源的重要性不断凸显，成为人们生聚发展的基础条件和综合国力竞争的重要领域。档案作为一种具有特殊作用和重要价值的信息资源，对于一个国家的经济社会发展和文化教育事业都具有不容忽视的重要意义。高校档案信息资源内容比较丰富，类型更加全面，是高校推进事业发展和塑造特色品牌的重要资源，也是新时代推进档案事业的重心所在。

一、高校档案信息资源的概念特征

所谓高校档案，一般指高校在招生工作、就业指导、党团活动、教学过程、科研活动、社会服务、日常管理等诸多环节中形成的对于学校、教师、学生乃至社会均有一定意义和保存价值的各种类型的记录材料，包括纸质文字、图片影像、音频数据等多种载体。需要注意的是，高校档案并不是针对档案内容进行的类型划分，而是依据档案的产生途径和形成来源而提出的总括性诠释，实际上是一个同档案的形成、管理、开发等范畴有着内在关联的概念。所谓信息资源，通常指以各种形式承负的具有使用价值的全部信息，既包括信息内容自身，也包括具体承载方式。因此，以高校档案信息资源的产生来源、积累过程、形成规律和实际价值作为切入点，我们可以将高校档案信息资源视为高校在教学科研、招生就业、党团组织、校园文化、社会服务、日常管理等各项活动中逐渐积淀并经过专门性的科学处理和有序加工而凝炼形成的对校方、师生、社会都有一定利用价值的档案信息总集。

一般而言，高校档案信息资源具有以下七个方面的典型特征。

(一)同享性。指高校档案信息资源不会因为使用次数而消耗或贬值，不会在使用过程中减少或消失，完全可以被不同类别的使用者反复使用和共享，这种使用不存在其他类型物质能源所具有的鲜明竞争关系。

(二)累积性。指高校档案信息资源的内容和服务能够接代传承且不断丰富，一定时期的档案资源使用者在利用档案资料的过程中，不仅会保存业有的信息资源，还会融入自己的使用成果和相关经验并累积传递给后辈使用者，而后来的使用者又必然在前人成果的基础上形成和增加新的档案信息，从而使得高校档案信息资源世代累积、生生不息。

(三)多样性。指高校档案信息资源的使用者具有多元化和差异性的使用需要，要求档案资源的开发者和管理者不能仅仅满足于提供某一类别的信息资源，要能契合受众需求提供多元丰富的信息资料，这就使得高校档案必然是多样内容和不同元素的信息合集，而合集中的每种信息也都拥有自身的独特性。

(四)历史性。指高校档案不是对现实活动和未来方向的信息反映，而是针对过往时期具有一定意义和保存价值的各项活动的原始记录，集中反映着高校来时的路和历史面貌。

(五)学理性。指高校档案信息资源是高校各个部门机构和全体师生员工在学校各项工作与各类活动中接续传承而凝炼生成的智慧结晶，其间蕴含着不少具有知识性和学理性的理论成果与数据报表。

(六)独立性。指高校档案信息资源主要来源于学校内部并由学校自行组织档案的保管存放和开发使用，无需通过社会渠道获取资料，也不用向校外机构移送材料。

(七)有限性。指高校档案信息资源的保管与开发需要大量的资金投入，而档案部门在具体时期内又只能投入一定数量的经费来集中开发一定数量或一定类型的档案资源，不可能充分满足各类型档案资源的开发需要，因而档案部门提供的有效资源必然要受到主客观条件的制约而呈现出有限性和稀缺性的特点。

二、高校档案信息资源的重要作用

高校档案是一种特色鲜明的文化资源，能够推动高校文化建设和各项事业发展。新时代加强和推进高校档案信息资源的开发利用，建立机制完善的资源分享平台，实现档案信息的创新应用，不仅能够提升高校的文化意蕴、彰显学校的特色品牌，还能为学校顶层设计和战略决策提供信息支撑，为学校各项工作提供服务支持。

(一)有利于增进高校文化的沉淀和推广。高校档案系统收录了高校历史时期形成的各类资料，记录着高校过往的奋斗足迹和曲折的发展历程，在某种程度上承载着一所高校由来已久的人文精神和厚重深沉的精神底蕴。师生了解高校历史、感悟高校精神，档案就是最可信、最真实、最直接的生动素材。高校依据适度原则开发利用档案信息资源，能够引导广大师生真切体味学校的精神理念，特别是深刻领悟和贯彻践行学校的办学宗旨与历史传统，始终保持昂扬进取的奋发精神和百折不挠的坚强意志，以主人翁的姿态和功成有我的使命积极学习工作，形成良好的育人氛围和向上的办学环境。在这一过程中，不仅高校文化传统可以得到有效的传播推广，师生还能运用现有档案资源开展文化创新活动，形成新的文化资料，进一步增加学校文化的精神积淀。

(二)有利于提升高校品牌的特色和影响。高校档案信息不仅可以为高校师生提供服务，还可以面向社会用户提供相关服务，满足他们了解高校历史、查询高校政策、探寻高校精神的各种需求，在收获经济效益之时实现宣传学校的社会效益，促使社会公众在这样的近距离接触和感悟中认识到高校服务社会的初衷和独树一帜的特色。而且，高校适当面向社会公布一些历史档案，如优秀校友材料、优秀教师事迹、优秀教研成果情况，通过这些档案信息能够充分展示学校的宗旨追求和精神底气、教师的工作业绩和奉献情怀、学生的优异表现和远大志向，可以有效呈现出学校的创新能力、办学实力和品牌形象，增加社会大众对高校自身和高等教育的认知与信心。

(三)有利于推动档案事业的发展和进步。高校加强和推进档案信息资源的开发与利用，构建科学合理的档案管理体系和创新应用机制，能够为高校档案事业的长足发展提供必要的物质基础。开发利用档案信息是以改进服务支持为目的、以满足用户需求为根本，是要保证以师生为主体的用户可以灵活便捷高效地使用档案资源，从中选取有关信息为己所用。这一工作能够有效宣传档案部门的工作成绩和档案事业的重要意义，引起学校领导层面和各部门机构对档案信息的重视和关注，促使各部门自觉提高档案意识，正确认识档案工作对于学校发展的价值与作用，从而积极支持档案部门的工作，推动档案开发利用程度的提高和档案事业的进步发展。

三、高校档案信息资源的开发思路

高校档案信息资源博大丰富，在现代技术条件下进行开发利用必须科学把握其中的关键环节，特别是要处理好传统资源数字化、信息资源统筹化、档案资料整合性、内容信息共享性等关键性问题。为此，高校可以从以下几个方面着手对档案信息资源进行创新性地开发利用。

(一)扎实推进传统档案信息资源数字化建设。档案信息拥有实体、虚拟两种基本保存方式。实体形式是传统的档案保存方式，包括纸质文档、磁带胶片、光碟磁盘等形式，信息内容和承载实体共生共存，大都可以直接读取阅看。虚拟形式是信息时代应运而生的新型档案保存方式，是需要通过电子设备来读取编核的数字文件，实现了信息内容和承载工具的分离。档案信息数字化就是运用现代信息技术将传统档案转变为数字档案，将档案的保存形式从实体转变为虚拟，这是数字时代档案事业发展变革的确定趋势。高校要开发利用档案信息资源，必须以传统档案的数字化作为前提和基础。数字档案在存储载体和内容呈现方面都有着革命性的突破，以简捷的形式形象地凝缩和展示着信息内容，没有时空限制的藩篱，能够有效提高档案资料的管理水平和使用效率。高校必须利用电子技术将传统档案进行数字化的处理，以电子文件的形式统一存储，为实现档案资源的整合共享建立必要前提，并推动档案信息资源向主动服务的方向转型变革。

(二)努力推动高校档案信息资源的整合与共享。只有对档案信息进行合理整合、实现共享利用，才能充分发挥档案资源的价值和作用。高校要依据整体性、系统性、服务性等三项原则对档案信息进行优化配置，促使分散零乱的各种信息成为脉络清晰、条理清楚的有机整体。高校既要分类别、分专题地实现档案部门信息资源的“小整合”，还要依托智慧校园技术，建立学校其他部门的业务管理系统与档案部门管理系统之间的信息连接网络，保证部门数据的即时传递和信息资料的自动归档，实现学校内部档案信息资源的“大整合”。在此基础上，高校要通过构建校园档案信息平台、高校档案资源联盟等多种机制，积极推动档案资源的共享利用，将档案资料的潜性价值转化为实际功用。每所高校的档案信息都有与众不同的特色内涵，实现资源共享能够在更广阔的范围内宣传学校品牌，加强院校联系，提高高校档案信息建设能力，为开发利用档案资源提供更加蓬勃的工作后劲。当然，由于高校档案资源的多样化和差异性，一部分资源只能为特定用户开放，因而档案资源分享并非无保留的绝对共享，而是有限制的相对共享。

(三)积极探索高校档案信息资源的个性化服务机制。高校档案资源的服务受众普遍具有较高的文化素养，对于档案资料的学术性和知识性更为关注，利用档案信息的层次也更加深入，这就要求高校结合用户特定需求和馆藏档案特色而提供和开发个性化的档案服务机制。为此，高校可以在档案系统中引入信息推送技术，记录用户使用习惯和兴趣热点，据此主动检索和筛查档案信息，经过科学地排序分类后推送给用户。针对具有科研信息需求的用户群体，可以定期推送有关学术期刊或档案文献的目录、摘要等信息。针对具有动态信息需求的用户群体，可以通过分析其历史记录和需求习惯，主动推荐有关档案信息，帮助他们优化检索策略、提高使用效率。

四、结语

随着信息时代档案事业的不断发展，合理开发和高效利用高校档案资源已经成为当务之急。高校要充分认识档案资源对于学校内涵提升和事业发展的重要作用，结合档案资源的特点和用户群体的需求，以创新性的举措建立健全数字化、信息化的档案资源利用和服务机制，为档案事业的科学发展奠定坚实基础。