事业单位档案信息化管理策略探讨

吴灼之

[摘 要]随着现代信息技术的快速发展，事业单位档案信息化管理日益凸显其重要性。积极转变档案管理模式，优化提升信息化管理水平，对于构建便捷高效的档案管理机制，推进信息化档案建设，保障事业单位各项工作有效运行，具有重要的作用。本文从探讨档案信息化管理的主要优势着手，分析信息化管理过程中存在的问题，并提出了优化事业单位档案信息化管理的策略，旨在为新时期事业单位管理和服务工作提供借鉴。

[关键词]事业单位;档案;信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.04.076

[中图分类号]D630;G270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）04-0-02

为了更好地顺应现代社会管理和服务需求，充分利用信息化技术成果、深度实施信息化管理已成为事业单位优化档案管理工作的必然要求。有效整合利用档案信息资源，增强信息资源共享性，提升事业单位工作效能，是档案管理工作中必须重视的重要问题。

1     事业单位档案信息化管理的主要优势

1.1   缓解档案管理工作强度

现代信息技术的快速发展、广泛应用以及办公软件的升级完善，为事业单位开展档案管理工作提供了便利，也明显地缓解了档案管理工作强度。利用搭建网络系统平台、数字化录入、网盘存储等方式，档案信息化管理工作有效克服了传统档案纸媒管理、人工录入等管理方式的弊端，实施便捷的数字化处理，促使在档案信息资源的采集、存储、管理、使用、备份、共享和查询等方面逐渐凸显越来越明显的优势。

1.2   提高档案管理工作效能

切实推进档案信息化管理，能为档案管理工作提供积极的技术支持和发展环境，优化档案管理工作效能。创新利用档案信息化管理新形式，完善软硬件管理系统，不仅能转变档案管理职能、提升管理效率、提升档案管理的科学性，而且能促进档案信息资源的共建和共享。在一些政策法规许可的范围内，事业单位内部、各部门以及其他相关事业单位和部门之间通过科学创建工作局域网、加强沟通合作，能更好地实现信息互换和资源共享，进而能够提升管理工作效能，为事业单位决策和发展提供优质的服务。

1.3   促进档案事业持续发展

在现代信息社会，信息化建设是展现事业单位整体管理水平和服务职能的重要方面。档案信息资源是新时期事业单位实施公共决策、开展公共服务的重要参考素材。积极创新管理方式方法，深入应用数字化、信息化技术手段，大力推进档案信息化管理工作，有利于促进档案管理工作实现可持续发展，为社会公共事业的规划和进步做好准备。

2     事业单位档案信息化管理存在的问题

2.1   不重视档案信息化管理

在传统档案管理的过程中，事业单位领导对档案管理的重要性认识不足，缺乏主动创新管理意识，缺少有效统筹规划，常认为档案管理只是对相关人事档案进行保管和储存，不舍得投入时间和精力，造成档案信息化管理流于形式。尤其是随着信息化管理要求的不断提出，事业单位领导以往所秉持的这种管理意识和态度已难以适应信息化的发展要求。

2.2   未能有效开发档案信息资源

信息技术发展为整合开发档案信息资源提供了便利的技术支持，但有些事业单位未能有效利用档案信息资源，采集应用档案信息资源的科学性明显不足，低水平工作、重复加工、片面建设的现象较为严重，欠缺完备的档案信息数据库，并且数据的效益性和丰富性相对薄弱，档案信息资源的开放与共享的程度极低。同时，由于某些档案信息资源常涉及重要的国家机密，许多事业单位从防止网络黑客攻击、保障信息安全考虑，并未开展档案信息资源的整合、开放、共享等，信息资源涉密管理非常严格，信息化管理常常只止于本单位系统内部。

2.3   档案管理人员信息素质較低

在信息化迅猛发展的背景下，档案管理人员的信息素养和综合素质难以胜任管理工作需求。当前，不少档案管理员工大多不是档案专业毕业，未受过专业管理培训，缺乏系统的档案管理学知识和信息化管理的新理念、新思维，知识储备单薄，对应掌握的现代信息技术、数据处理技术不熟悉，缺少信息化管理实战经验，管理工作有效性、精确性不高，常无法顺利完成相对复杂的信息化管理研究工作。

2.4   档案管理信息化应用程度低

事业单位广泛配备了电脑、打印机等档案管理设备，并在办公系统、设备更新与维护上投入了大量的资金，各种软硬件设施也日趋完备。但还有相当一部分基层事业单位仍沿用手工检索的方式，把推行“无纸化”办公等同于信息化管理，现代化档案管理系统、检索工具、数据化资源利用效率低，档案信息更新不及时，信息资源的数字化处理和共享水平差。

3     优化事业单位档案信息化管理的策略

深度应用信息技术和网络技术手段，转变档案管理模式，提升事业单位档案信息化管理实效，应综合考虑多方面的因素。

3.1   加强领导，合理规划

一方面，要加强领导，重视发挥档案管理在事业单位发展和决策过程中的辅助作用，依照国家标准严抓档案信息化管理。事业单位要把信息化建设作为强化管理的一项重要工作内容，科学配置档案管理办公室和专职管理人员，加大信息化建设所需的软硬件设备和技术升级投入，严格档案工作程序，提升管理水平。另一方面，事业单位要深入开展调研活动，研究制订有利于促进事业单位长远发展的档案信息化管理总体规划，并结合管理目标和实际需求，灵活设计合理的远近期管理目标、具体管理办法，顺利推进档案信息化管理。

3.2   完善制度，规范监管

健全完善的管理制度、规范有序的监管办法，将为优化档案管理提供保障。首先，事业单位要严格根据《档案法》和国家档案管理条例，联系本单位的实际情况，建立健全档案信息化管理制度，灵活设计档案管理工作考核办法，依法严格治档，杜绝以权谋私现象，助推档案管理工作顺利开展。其次，要强化对档案信息化管理的有效制约和监督。事业单位要坚持依法依规，切实融通事业系统内部监督与外部监督，充分利用管理公开和社会监督形式，勇于接受新闻媒体和群众监督，及时排查档案管理过程中的隐患，营造一个安全高效的信息化管理环境。再次，完善档案管理学习制度。事业单位要持续开展学习我国《档案法》《档案法实施办法》以及其他各种法律法令中相关的档案管理规定，深化档案管理制度认识，更加规范有序地开展档案管理工作。最后，事业单位要完善管理评估体系，对档案管理工作进行合理考核，以更好地保证信息化管理实效，真正将档案信息化管理工作做细、做好。

3.3   转变观念，优育人才

优质高效的档案信息化管理需要积极转变管理观念，需要配置优秀的管理人才和富有凝聚力的管理团队。第一，促进单位领导和管理人员转变观念，树立优化实施档案管理的正确认识，明确了解档案信息化管理的内涵、优势、不足和重要意义，增强信息化应用意识。第二，加大档案管理人才的培养与引进。在管理工作实践中，事业单位可以利用内部竞聘、对外人才招聘、邀请专家讲座指导等有效形式，建立较为合理的管理人才队伍，让更多具有良好责任心、具备档案专业素养、综合素质较强的人才充实加入档案管理的行列。第三，加强轮训学习，更新管理知识，熟练掌握信息化管理方法和技能，不断提高管理人员的能力和素质。事业单位必须对管理人员的计算机专业知识、应用技能、综合素质等进行有针对性培训，注重考核管理业务能力，提高他们对档案管理的思想认识，培养出高素质的、热心致力于档案管理事业的人才队伍。第四，激励管理人员善于运用先进科学知识开展档案管理工作。档案管理实质就是知识管理。事业单位要鼓励管理人员在日常工作中多坚持学习，灵活利用掌握的新知识、新技术和新方法来开展档案信息化管理活动。

3.4   完备设施，提升效能

为有效提高信息化管理水平和效能，事业单位必须加大资金投放力度，注重应用性软硬件信息化基础设施建设。首先，事业单位要根据国家档案管理标准，充分利用便捷的信息技术手段，开发、建设优良的档案管理操作系统，并配备标准化管理设备，创建一个科学实用的档案信息运营网站，实施信息化操作和管理。网络化服务是档案信息化管理的基本要求和主要方式，通过丰富生动的网页形式提供相应的档案信息服务，可以便捷地实现网络浏览、查询、检索、归档、下载等多样功能，适时更新档案数据信息。其次，要不断提升档案信息资源管理数字化程度。借助信息化、数字化管理進程，有利于进一步促进事业单位各部门之间的在线信息资源传递和互通共享。事业单位各个部门要及时整合相关档案信息资源，按照档案管理体系组织创编成有机的资源整体，借助档案管理操作系统优化实施信息化管理。最后，事业单位还要不断提升网络技术和工作平台建设能力，重视各种丰富的、具有管理参考价值的音频、视频、图像、电子文档等档案资料的数字化搜集、存储、管理、维护，充实档案信息资源数据库，提高档案管理的数字化效果，以更好地为发展决策、工作考核和人才培养提供有益参考。

4     结 语

档案信息化管理是一项系统性的工程，事关事业单位能否持续发展。在管理实践中，事业单位还应坚持努力，结合实际管理工作需要和具体问题，加强信息化管理，不断提高管理工作效能，以更好地为事业单位管理和决策服务。

主要参考文献

[1]王爱萍.关于如何推进事业单位档案管理信息化建设的思考[J].黑龙江档案，2017（4）.

[2]高娟.事业单位档案管理信息化建设中的问题与解决路径分析[J].劳动保障世界，2018（2）.

[3]陈莉.事业单位档案信息化建设相关问题探究[J].人力资源管理，2017，（10）.