浅论机关事业单位数字化档案管理工作

2019-03-21重庆市秀山县膏田镇文广中心

传播力研究 2019年36期

重庆市秀山县膏田镇文广中心

一、机关事业单位数字化档案管理工作的现状

(一)软、硬件设施投入不足

软、硬件设施是机关事业单位开展档案管理工作的物质基础。然而，当前部分单位虽然也对与档案管理工作相关的软、硬件设施进行了投入，但是从整体投入情况来看还较为欠缺。有的单位对硬件设备投入不足，应用于档案管理的计算机、扫描仪等设备过于陈旧，部分单位是将办公室等其他部门使用过的淘汰设备移至档案管理部门使用，导致设备故障频出，已不能适应现代化档案管理需要。有的单位对软件投入不足，不能对档案管理系统进行及时更新和升级，导致系统应用功能与业务发展存在差距，不能满足新业务的档案管理需求。

(二)档案管理人才缺乏

对档案进行数字化管理，向机关事业单位的档案管理人员提出了更高要求，不仅要求他们具备一定的本单位工作经验，熟悉单位的整个业务流程，而且还要求他们能够掌握和应用计算机、网络信息等现代技术，具备较高的综合素质。从目前的情况看，只有极少数单位的档案管理人员能够满足要求，大多数单位的人员均难以达到标准。多数单位的档案管理人员均由办公室、综合科等其他部门的人员调任，他们虽然有着丰富的本单位业务经验，但是年龄普遍偏大，思想较为保守，对新事物、新技术接受难、掌握慢，加之本身档案业务知识缺乏，对数字化档案管理工作的开展形成了现实阻力。

二、机关事业单位数字化档案管理工作的改进措施

(一)加大设施投入，定时进行更新维护

机关事业单位应重视档案管理工作的数字化，合理编制和分配预算，加大档案管理软、硬件设施的投入，使其能够满足现代档案管理工作的需要。一是，要加大硬件设施的投入。评估现有档案管理设备，对于陈旧落后、技术性能指标不合格的设备进行更换。在进行新档案管理设备的采购过程中，应考虑新设备的技术先进性，但并非需要采购技术指标最为领先的设备，应综合考虑影响因素，力争在预算、技术性能、最佳使用年限之间保持平衡。二是，要加大软件设施的投入。采用的档案管理软件系统影响着硬件设备性能的发挥，所以在加大硬件设施投入的同时，也需要对软件设施进行必要的投入。所购入或开发的软件系统应考虑单位档案管理的业务实际，应使软件系统功能和档案管理业务需求之间达到合理匹配。定期对软件系统进行更新和维护，确保系统功能的完善性。尤其是在出现新档案管理业务时，应对现有系统功能进行检查，分析是否能够满足新业务的需要，不能满足的，及时进行功能完善。

(二)重视安全问题，增强档案系统防护

较之传统的档案管理方法，在对档案进行数字化管理的条件下，安全问题更加突显，档案数据更容易被泄露和窜改，更难以被察觉和发现，而且安全问题一旦发生，所产生的影响和损失更加巨大。因此，机关事业单位必须重视档案安全管理问题，切实加强档案管理系统的安全防护。一是，加强档案硬件储存设备的安全防护。加强储存设备存放地点的安全防护，强化日常安全管理，做好防火、防盗、防潮工作。定期对硬件设备进行检查，确定其储存性能是否完备，所储存的信息是否完整，发现存在储存设备性能不佳的，及时更换储存设备，确保档案信息不受影响。二是，加强档案管理系统的安全防护。所采用的档案管理系统必须具备安全防护功能，对系统中的操作均须在后台进行记录，做到任何操作均有迹可寻。对系统访问进行限制，严禁无关人员进入档案管理系统，设定相应权限，用户只有在自身的权限范围内对数据进行有限的查看、录入或更改。安装必要的网络安全软件和杀毒软件，防范系统入侵风险。定期对档案管理系统进行安全排查，争取将安全隐患消除在信息安全问题发生以前。

(三)加强队伍建设，培训招聘相互结合

高素质复合型人员对开展数字化档案管理工作至关重要，机关事业单位要通过培训和招聘相结合的方式提高人员素质，加强队伍建设。通过对现有员工进行培训，及时补齐档案管理业务短板；通过对新员工进行招聘，提高档案管理团队的技术能力；通过新老员工之间的配合，形成团队人员的优势互补。一是，要对现有档案管理人员进行培训。可以外聘档案管理专家对现有人员进行培训，培训重点应放在档案业务知识、系统软件应用等现有人员掌握薄弱的方面。与此同时，要注重对现有人员自学能力的培养，使其在业务实践过程中不断发现自身的不足，不断进行自我提高和完善。二是，要招聘档案管理专业人才。根据岗位性质和内容制定招聘标准，对应聘人员的从业经验、业务能力等方面进行严格审查，择优录取。应控制招聘人员数量，使人员数量满足档案管理业务的合理需要，既不能为了减少人员费用支出而随意缩减数量，也不能一味的开展档案管理工作而不求效率的随意调增数量。