关于企业档案管理体制改革的探讨

屈 荣

（陕西省水务集团有限公司，陕西 西安 710000）

现如今，我国的经济体制改革日渐完善，但一些企业的档案管理体制还没能很好地跟上当前的经济形势，仍制约着企业的发展，使企业在档案管理中不能占据主动地位。在当前的经济形势下，如何将企业的档案管理工作做到更加适应新形势，是当前各企业档案管理人员需要认真思考的一个重要课题。

一、企业档案管理的具体作用和现状

档案管理工作是一项具有服务性、政治性的管理工作。一方面，它起着服务社会、服务企业以及服务企业中各个机构和部门的作用；另一方面，它又管理着企业中各个部门所产生的历史文件，保障整个企业的机密文件得到符合规定的存档，保障文档的机要性，因此，它又是一项具有政治性的管理工作。档案管理不仅仅是记录企业历史文化的一种形式，它还服务于社会：在符合规范、符合法律的情形下，对档案进行公开，对社会中很多的企业都具有极为重要的意义，他们可以通过借鉴类似企业中成功的例子，促进自家企业的发展。因此，档案管理无论是对社会来说，还是对企业本身来说都是极为重要的，它是企业管理中不可或缺的一个步骤。

随着时代的发展，当前社会上的企业档案管理工作以及管理方式有着很大的变化，因此，企业档案管理工作的发展，也面临着巨大的挑战。随着科学技术的发展，信息技术越来越广泛地被运用于人们生活中，企业档案的生成方式也变得复杂多样了起来。电子档案的诞生给传统的纸质档案管理工作，带来了巨大的冲击。因此，企业档案管理方式的变革，就成为了企业档案管理工作发展的过程中至关重要的一步。企业档案管理工作的变革，意味着企业档案管理工作将在优化纸质档案管理工作的基础上，运用信息技术和各类信息系统管理电子档案或纸质档案的部分信息，这是企业档案管理工作中优化用户服务，提高档案管理人员工作效率的必要方法，也是企业档案管理工作发展的必然方向。因此，传统的企业档案管理工作在变革过程中，有着不少问题，也面临着不少挑战。

二、企业档案管理中的短板问题

（一）企业档案管理模式过于单一，缺乏更强的综合性和针对性管理

现如今，众多的企业在档案管理上仍沿用单一的档案管理模式，将所有档案集中管理这一较为传统的管理办法，从现如今的经济形势来看传统的档案管理模式已经不能满足企业的需求，如果仍沿用就会给企业的发展带上枷锁。一些企业可能会有众多的经营领域，或者一些企业会有跨地区甚至跨国经营，在这些企业中若是继续使用传统的档案集中统一管理的模式，将会使企业的档案过于杂乱，并且会加重管理人员的工作量，稍不留心就可能出现错误。因此制定出更加具有针对性和综合性的档案管理模式已迫在眉睫。

（二）对档案管理工作的重视程度不够，管理效率较低

现今部分企业的档案管理思维缺乏系统性，管理方式不够严谨，具体表现为：不能很好地认清档案管理的重要性，认为档案管理对企业的发展没有多大关系，管理模式僵化草率，此外部分企业对档案管理工作的投入不足，甚至有些企业将档案管理工作“外包”，这就更加降低了企业的管理效率，使企业在档案管理这一方面处于被动状态，难以适应当前的社会经济的发展。

（三）缺少学习优秀企业的机会，档案管理手段落后

现如今，档案管理工作在一些优秀的企业中得到了较高的重视。档案管理工作相对烦琐复杂，需要耗费较大的人力和资金，在这些优秀的企业中档案管理工作都有具体的预算，将成本控制到最低，以此来扩大企业的利润空间，另外，这些优秀的企业运用数字化管理手段，使档案管理工作更加简单快捷，通过数字化集成系统，将每份档案都做到清晰明了。然而，一些企业认不清档案管理工作的重要性，档案管理工作人员得不到有效的学习机会，仍然在使用落后的管理手段，这就使企业在竞争中处于了不利的地位。

（四）档案管理人员综合素质不够高，专业能力不够强

在企业档案管理工作中，档案管理工作人员的能力和素质，是做好档案管理工作的重要因素。档案管理工作人员不仅要有极强的档案管理意识，对档案管理工作有很强的积极性，热爱档案管理工作，还要有很强的法律意识，懂得档案保密的重要性，熟悉档案管理工作的专业知识，具有较强的综合能力。同时，档案管理工作作为一项服务性质的工作，其管理人员的服务意识也是很重要。但是，在企业档案管理这一重要工作中，工作者的综合素质和能力均不高，工作效率低，对于工作的保密意识弱，有些工作人员，不但专业能力不足，服务意识还比较差，甚至因为一些小事与用户产生矛盾，影响用户体验和公司的整体形象，这就是很多情况下，档案管理工作状况百出的原因。

三、完善企业档案管理的几点意见

（一）企业的档案管理模式要符合市场化需求

企业想要更好地生存和发展就必须要根据市场的变化而变化，只有顺应市场的变化企业才能有更大的发展空间。档案管理的管理模式也是一样必须遵循市场的需要，因为市场将决定着资源的配置，档案管理的优良与否是企业能否在市场化竞争中胜出的基础，因此企业的档案管理必须符合市场的需要。企业档案信息资源的管理为企业的发展提供着指导和建议，档案管理工作必须在市场中开展，这就需要做好档案的信息储存和开发工作，不断地改革创新，使档案中的信息为企业的发展更好地服务。

（二）企业的档案管理要更加专业化

档案的专业化管理要从两方面入手，一是要严格按照政府的要求进行，接受政府在这一方面的监督和指导，但要减少政府在企业自主管理中的干预，另一方面要接受社会的监督和指导，使档案管理工作更加符合社会发展的需要。从未来的发展形势看，企业自主管理档案这一趋势是必然的，只依靠政府的管理是不符合社会的发展形势的，所以企业必须加强自主管理档案的能力，积极创新，使企业档案管理更加专业化。

（三）走信息化一体道路是企业档案管理的一条新路径

在企业的档案管理工作中通过利用信息一体化技术可以使企业的档案管理工作变得更加方便快捷，信息一体化这一路径也是档案管理这项工作较为理想的一种选择。企业可以成立专业的信息管理部门来为档案管理服务，这样不但可以将档案中的信息进行有效地采集和处理，也可以更好地分析出对企业发展有利的信息，此外信息一体化还能监督控制档案的流动过程，更好地协调档案中的信息。利用计算机技术将档案以图片或视频的形式录入，这样可以更加直观地提取出档案中的信息，从而提高档案管理的效率。

（四）增强档案管理人员的专业能力和综合素质

另外，由于档案管理人员的专业能力和综合素质对于档案管理这一工作的影响较大，提升档案管理人员综合素质和专业能力，就成为提高档案质量和效率的主要途径。为了加强档案管理人员的专业能力和综合素质，首先要从根源上改变档案管理人员整体素质较差的情况，因此企业在人员招聘的过程中，应该严格把关，以员工的能力和素质作为衡量标准，选择和录用合适的员工。此外，为了提高已有工作人员的综合素质和专业能力，企业应该定期举办企业文化活动，并定期对工作人员进行档案管理知识的普及、培训，同时，对员工进行法律方面的培训和相关制度的培训，以此提高员工的能力，提高员工的工作质量和工作效率。最后，制定相应的规章管理制度，优化原有的档案管理制度和相关规范，保障档案管理工作的规范性、合法性、高效性，从而保障档案管理工作的质量。

综上所述，企业的档案管理工作要不断地改革创新，使之能更好地适应新的社会经济形势。另外要加强企业的自主管理档案的能力，提升企业档案管理人员的专业素质，解放思想，使企业的档案管理更加专业化。此外还要利用先进的技术手段，将企业档案管理工作更加简洁，提升管理效率。企业的档案管理工作是企业管理中一项不可缺少的工作，只有利用科学合理的管理手段才能使档案中的信息更好地为企业的发展做出贡献。