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浅析住房公积金档案的特点及档案管理

2019-03-18陈育红

卷宗 2019年5期
关键词:住房公积金档案工作问题

陈育红

摘 要:近几年,随着经济的发展,我国住房公积金提取数额也在不断增长。众所周知,住房公积金是市场经济的主要组成部分,在档案管理中一些问题相继出现,如何加强档案管理是工作人员急需面对与解决的重要问题。笔者根据自己多年的工作经验,就当前住房公积金的管理工作现状,提出了一些问题与解决方案,供同业人士借鉴与参考。

关键词:住房公积金;档案工作;问题;对策

随着制度的完善,国家住房公积金管理工作不断深化开展,为保证人们的利益,公积金档案管理变得更加重要,作为为人们提供有效服务的工作,如何发挥出有效的利用价值,需要进一步分析,本文将通过相关工作经验总结,提出如何提高公积金档案管理的路径,希望分析能够助力相关工作人员有效开展档案管理工作。

1 住房公积金档案的特点

1.1 形成过程具有动态性

就住房公积金档案的特点来说,它与普通的档案还有着一定的差异,尤其是住房公积金档案具有的动态性,简单来说,住房公积金档案与普通档案相比,住房公积金档案分为贷款前、贷款中及贷款后,并且在时间方面也相对较长,所以,在对住房公积金档案进行管理时,并不能根据还款时间进行管理,这样就会大大延长档案管理时间,也给相应的工作人员在档案管理过程中加大了工作量。因此,对住房公积金档案进行管理时,都是在借款者提出貸款需求和申请后,档案就自动形成,然而住房公积金档案形成后并不是说明贷款工作的结束,而是在还款过程中要不断将新的内容增加到档案中,直到借款者将住房公积金贷款还清为止。所以,住房公积金档案具有动态性,无论是内容还是时间方面都明显表现出这一特点。

1.2 档案使用十分频繁

住房公积金档案在管理时间方面相对较长,所以在这个过程中也会经常将档案调出使用,在对住房公积金档案使用上会出现十分频繁的现象。例如在还款过程中出现问题就要对档案进行使用、在抵押物品时也要对档案进行使用等等,所以,在还款过程中无论在哪个步骤出现问题都要使用住房公积金档案。

1.3 档案材料具有特殊性

在住房公积金档案中,因为所涉及的内容相对较多,并且较为复杂,在办理的过程中也要与多个部门进行沟通交涉,所以在档案材料方面也会存在一定的差异性,也就是说明了住房公积金档案材料具有一定的特殊性。例如,用户想要使用住房公积金进行买房,在使用住房公积金。

2 住房公积金档案管理工作中存在的问题

2.1 档案资源没有做到合理与充分的利用

住房公积金档案管理工作由于硬件与软件两方面的落后,也就从很大程度上导致了档案资源无法得到充分的利用,另一方面,档案文件一般都是来自于其它社会部门,每个部门的管理系统都不一样,所以在实际管理中很难做到融合。

2.2 档案管理人员的综合素质有待提高

随着公积金档案管理工作的业务量增大,导致工作人员匮乏的现象发生,因此,有一些管理人员是临时委派或从别的部门调遣,在专业知识方面很匮乏,在实际档案管理工作中也只能做一些日常的工作,对于计算机技术与一些专业技能知识并不了解,这会严重影响到档案部门的工作效率。还有一个原因,有些地方的档案管理人员文化程度不达标,知识面比较窄,思想与管理水平己经严重落伍,接受培训的机会也比较少,这一系列的原因都己经成为档案管理工作混乱的根源。

3 加强住房公积金档案管理的策略

3.1 提高对公积金档案管理的认识

在对住房公积金档案进行管理时,很多档案管理人员都将住房公积金档案与普通档案放在同一位置,忽视了公积金档案管理的重要性。因此,对于这样的情况,有必要提高档案管理人员对公积金档案管理的认识。首先将住房公积金档案与普通档案进行分区放置,并针对档案管理工作人员的具体情况科学合理的制定管理条例,不但可以对档案管理工作人员进行一定的约束,还能更好的促进档案管理人员的工作,另外,也要不断完善奖惩机制,更能有效提高档案工作人员的工作效率和工作质量,还能有效提高管理人员对公积金档案管理的认识。

3.2 加强档案管理软件与硬件设施的建设

针对当前住房公积金档案管理基础设施落后的情况,国家机关和地方政府应当加强对档案管理软硬件设施的建设工作。首先,要加快档案管理配套的软件建设,如先进的档案检索系统、档案管理系统平台、档案监测系统等等。其次,为顺应信息时代发展的需要,加强数字档案管理建设,实现档案的无纸化管理,并对特别重要的档案采取纸质和数字双保险的存档方式,推进档案管理更好地为住房公积金管理服务。再次,要加大在这方面的资金投入,按照《档案法》“十一防”的要求建设档案室,通过增加各种设施来改善档案室的环境,同时为了建设现代化的档案管理体系,必须配备足够的计算机、服务器、防盗系统等一系列的硬件设施。

3.3 提高档案管理人员的业务技能与综合素养

档案管理人员是档案管理工作的核心力量,占据着主导地位,所以我们必须高度重视工作人员的专业知识技能与综合素质的提高,这就体现在实际工作中,要不断对工作人员进行专业培训,使他们可以熟练掌握各项工作技能与知识,在思想上,还要培养他们与时俱进的意识,不断适应现代化工作的进程,在工作中善于学习与实践,逐渐学会各项业务知识。专业人员都知道,住房公积金档案管理工作是具有很强的专业性的工作,因此,工作人员的专业知识技能与综合素质的加强是非常有必要的。

4 结语

综上所述,住房公积金直接关系到职工的利益,因此,若想提高住房公积金的管理效率,就需要我们加强档案管理,要及时了解其发展态势,掌握其发展规律,才可以清楚其中所存在的问题,因地制宜地解决问题,创新其管理方式,更好地为我国公积金事业的稳定发展作出贡献。另一方面,当前的公积金档案管理工作存在着一系列问题,如果各级相关部门能够重视起来,管理工作会得到很大的提高,一些工作当中的困难也就不再是难以克服的问题,各方面的工作也能得到很大的提升。

参考文献

[1]杨志斌.践行”四心”服务理念打造优质服务品牌推动公积金档案工作创新发展[J].黑龙江档案,2015(5).

[2]刘晓燕.浅谈住房公积金档案的特点及档案管理[J].办公\室业务,2018(06):133.

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