固定资产投资项目档案管理存在的主要问题及对策

摘 要：固定资产投资项目档案管理是固定资产投资项目管理的重要组成部分。本文阐述了做好项目档案管理的重要性，分析了项目档案管理存在的问题，提出了加强项目档案管理的对策。

关键词：固定资产；投资项目；档案管理

固定资产投资项目是指利用国家预算内基本建设拨款、自筹资金、银行贷款等多种筹资方式，以扩大生产能力为目的进行的新建、扩建、改建等技术改造基本建设工程和设备仪器的更新或升级换代等建设项目。

固定资产投资项目档案（以下简称项目档案）指在项目论证、批复、实施、竣工验收、运行维护等各阶段形成的具有保存价值的各种载体形式的项目文件。项目档案是项目建设的一个重要组成部分，真实反映项目建设的全过程。笔者主要从事固定资产投资项目档案管理工作，结合工作实际，在此就项目档案管理中存在的主要问题和对策浅谈一些个人的看法。

1 固定资产投资项目档案管理的重要性

1.1 项目档案是项目建设的原始记录，具有留存备考作用，满足利用需要

项目档案是项目建设建设过程中产生的一系列具有保存价值的文件、图纸、照片、光盘、实物等资料，是项目建设全过程和建设成果的真实反映；是项目投产后运行、管理、维修、改造扩建及后评估的主要依据。做好项目档案管理工作是对项目过程中产生的文件资料的收集、整理、归档、保管和利用，使文件资料实现系统化和规范化的管理，为单位科研生产和发展提供利用。

1.2 固定资产投资项目档案管理是项目竣工验收通过的有力保障

近年来，国防科技工业局对国有企业建设的固定资产投资项目档案管理越来越严格，档案专项验收越来越规范。项目竣工验收前必须通过档案的专项验收，未进行档案专项验收或档案专项验收不通过的，不得进行或者通过项目竣工验收。由此可见，做好项目档案管理工作非常重要。

2 固定资产投资项目档案管理过程中存在的主要问题

2.1 档案资料收集不齐全，不能完整、准确、真实反映固定资产投资项目建设过程的全面貌

不管是项目建设单位，还是施工单位、监理单位，都偏重项目的建设进度和质量，在项目建设过程中缺乏档案收集、管理意识，且项目建设周期长，导致项目建设的过程文件收集不齐全、不准确，到项目竣工验收时移交的项目档案资料质量不高，无法满足固定资产投资项目档案验收的要求。

2.2 职责不清晰，责任机制落实不到位

项目基建部门和设备仪器采购部门认为项目档案资料归档是档案部门的事，他们只要把现有资料移交档案部门，由档案部门整理、立卷。项目基建部门和设备仪器采购部门人手不足，缺乏兼职档案员，没有明确项目档案的职责，没有真正做到“谁形成，谁整理”。在项目建设过程中，没有把固定资产项目档案管理工作纳入项目管理中，没有建立责任机制。

2.3 档案信息化管理水平低

目前大多数单位项目档案管理还处于手工操作阶段，费时、费力、效率低，管理手段落后，缺乏基本的现代化管理设备与手段，没有实现项目档案信息化管理。有的单位档案管理部门即使利用计算机管理，也仅限于简单的档案材料目录输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜质完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。项目档案管理的传统方法表现出明显的落后和不适用，不能满足利用的需要。

3 加强固定资产投资项目档案管理的对策

3.1 明确职责分工，落实责任机制，纳入岗位考核

从领导层面认识到项目档案工作的重要性，实行领导责任制和工作岗位责任制，纳入岗位考核。从项目立项开始，项目归口管理部门下达任务书，明确各部门的职责，相互协调，充分发挥各部门的工作职能，做好项目档案的收集、整理、归档工作。

3.2 建立健全档案管理制度，保证制度有效实施。

根据国家档案局、国防科技工业局以及集团公司的固定资产投资项目档案管理办法，制定符合本单位情况的固定资产投资项目档案管理制度，明确项目建设单位内部各部门和参建单位的职责。根据建设项目的具体情况制定有针对性的归档范围、归档要求等，并对项目建设部门和其他参加单位开展针对性的培训，保证制度有效实施。

3.3 开展同步管理，实行跟踪服务

项目档案工作要与项目建设工作同步管理，档案人员要直接与项目管理部门进行沟通，经常了解项目建设的进展情况和文件资料归档情况。要求基建部门在工程竣工验收后及时收集、整理文件资料，设备仪器采购部门在单台设备仪器验收后及时收集、整理文件资料，在移交文件资料时必须提供目录和移交清单，档案人员接收时要对移交清单逐一清点核对。在整理、鉴定文件资料时发现不完整、有问题的文件资料，提出异议和整改办法，并及时责成有关部门进行整改和完善，直到移交的文件资料符合归档要求。

3.4 充分利用计算机和多媒体技术，提高档案信息化管理水平

利用计算机技术实现档案自动编目和自动检索；档案自动全文（原文）存储与检索；档案业务辅助管理；计算机自动立卷；档案自动标引等。另外，利用一些多媒体设备，充分利用多媒体技术，比如用计算机、扫描仪等将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转换成数据资料，实现项目档案的数字化、信息化；利用多媒体技术设备实现图、文、声、像并茂的档案馆（室）的机构设置、工作职能、档案状况、利用方式等情況介绍及对利用者的自动化引导。

3.5 加强培训，提高档案人员综合素质

档案人员自身的综合素质在一定程度上影响着项目档案的完整性、准确性、系统性，这就要档案人员要有较高的业务素质，档案人员要积极参加各种档案业务培训，掌握项目档案收集、整理、归档的方法和技巧，提升项目档案管理质量。要加强档案法规的学习，强化档案意识，增强做好档案工作的自觉性。要有甘于奉献的精神，较强的服务意识，做好档案保管、利用工作。

固定资产投资项目档案管理工作是整个项目建设的重要环节，工作内容多而复杂，在管理过程中还会遇到很多问题，要我们在工作中不断探索解决方法，从而实现固定资产投资项目档案更好地服务于固定资产投资项目。

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作者简介

陆琳艳（1988-），女，汉，江苏省宜兴市人，助理馆员，本科，研究方向：固定资产投资项目档案管理。