论铁路企业文书档案利用工作高效性

曹鹏

摘 要：我国铁路建设规模逐渐扩大，促进了交通运输行业的繁荣发展，为了帮助铁路企业更加高效地开展日常工作，文书档案的利用成了关键点。文书档案不仅记录着过往经营发展的历史轨迹，而且能够为未来工作的开展提供参考，是企业总结经验教训、制定长远战略方针的重要资料。但是，在当前文书档案利用工作中也存在很多问题，比如管理人员素质水平低、利用效率不高等等。本文将通过分析铁路企业文书档案利用工作存在的问题，探索促进铁路企业文书档案利用工作高效性的策略，为铁路企业的长远发展提供参考。

关键词：铁路企业；文书档案；利用工作；高效性

在新时期铁路企业的发展过程中，面临的工作内容更加繁杂，由此产生的档案资料也越来越多，加强文书档案的管理与利用，是档案管理部门的主要工作职责。尤其是在市场竞争越来越激烈的情况下，铁路企业只有不断完善内部管理工作，改革与创新发展模式，才能够满足现代化建设对企业提出的新要求。通过文书档案的高效利用，能够明确企业过往发展中出现的偏差，通过档案资料的提取、分析与整理，能够为领导人员制定科学合理的决策奠定基础。在铁路企业当前文书档案管理中，往往存在重视程度低和利用模式落后等问题，不仅不利于档案资料发挥其应有的价值，而且限制了企业管理工作的改进。因此，应该根据企业发展的实际状况，提升文书档案的利用效率，转变传统档案管理模式。

1 铁路企业文书档案利用工作的意义

在铁路企业行政管理中产生的历史记录，都会保存到企业文书档案中，比如会议记录、法令和规章制度等等。在维护职工权益、日常事务处理和民事纠纷处理等工作中，文书档案能够发挥着至关重要的作用[1]。文书档案是对铁路企业发展历史的记录，能够为学术研究和编史修志等工作开展奠定基础，是提升档案管理工作水平的重要环节。尤其是在信息化时代，铁路公司产生的文件资料更加复杂多样，如何高效利用这些文书档案，关系到企业的长远发展。因此，铁路企业对于文书档案的利用工作越来越重视，是促进我国铁路建设水平不断提高的关键点。

2 铁路企业文书档案利用工作存在的问题

2.1 文书档案管理人员综合素质低

铁路企业文书档案的利用效率，与管理人员的综合素质密切相关。但是，在铁路企业档案管理中，由于缺乏专业人才，导致管理工作的规范性缺失，工作人员的专业知识与技能匮乏，不利于文书档案的高效利用。此外，工作人员对于档案管理与利用的重视程度不高，导致对文件的限制性与保密性认识不足，给文书档案安全带来威胁。在信息化的时代，很多管理人员没有熟练掌握网络信息技术，导致企业文书档案管理的信息化建设受到阻碍，不利于文件的检索、整理与分析。

2.2 档案利用模式落后

在当前铁路企业文书档案利用工作中，依旧采用传统的管理模式，人工查阅与检索的方式极大限制了工作效率的提升。而且文书档案的保存缺乏规范性，导致很多重要资料的缺失或者损毁，无形之中增加了工作人员的工作负担。企业对于计算机的使用仅停留在存储功能上，未建立完善的数字化网络系统，导致文书档案的利用效率低[2]。

2.3 文书档案质量较低

由于工作人员对文书档案的管理缺乏重视，导致在文件资料的收集与整理中缺乏规范性与专业性，这就会导致文书档案的质量较低，不能够为利用者提供完整、真实和可靠的信息。

3 促进铁路企业文书档案利用工作高效性的策略

3.1 提升工作人员综合素质

工作人员的综合素质，直接关系到文书档案的利用效率，也是铁路企业其它工作能否顺利开展的关键。因此，文书档案管理人员应该转变管理理念，意识到文书档案管理与利用对于企业的重要性，掌握丰富的档案专业知识的同时，不断培养自身爱岗敬业精神与责任意识。对于文书档案的保密工作，关系到整个企业的发展利益，因此文书档案管理人员应该强化职业操守，在工作中不做违背职业道德的事情。文书档案的利用是服务于铁路企业其他工作的，工作人员应该培养服务意识，为提升服务质量奠定基础。档案管理人员参加继续教育，有助于更新自身知识体系，学习前沿档案专业知识，提升自身工作水平，为文书档案利用工作效率的提升提供保障。明确库藏档案工作流程，不断拓展自身知识边界，实现综合素质的提升。

3.2 创新文书档案利用模式

在信息化时代，文书档案涉及的工作内容更加多样化，如果还采用传统的管理与利用模式，不仅会给工作人员造成极大的工作压力，而且会大大降低工作效率，不利于促进文书档案利用工作的高效性。在很多企业的档案管理中，逐步开展信息化建设工作，实现文书档案的数字化管理与利用，是现代化铁路企业发展的重要环节[3]。需要对纸质文书档案进行扫描，并录入到计算机中生成电子档案进行保存。铁路企业要想提升文书档案的利用效率，还需要建立完善的档案信息数字化网络系统，能够对档案信息进行快速检索。数据分析技术的应用，能够对有效信息进行快速提取和分析，为领导人员做出科學决策提供可靠的数据支持。文书档案的数字化建设，是提升档案管理与利用规范性的重要环节，也是真正发挥文书档案功能价值的关键点。

3.3 规范档案收集工作

档案收集工作的质量，决定着文书档案价值的发挥效果。对于铁路企业工作中产生的文件资料进行有效收集，能够为利用效率的提升奠定基础。首先应该设置档案资料收集的专门机构，落实岗位责任，明确工作人员的职责。其次应该对企业工作动向进行掌握，避免遗漏会议文件资料和个人文件资料，保障文书档案的全面性。加强保密检查工作与文书档案管理工作的有效结合，对档案文件的真实性、全面性与可靠性进行审核，为文书档案的高效利用提供保障。

3.4 建立健全档案管理制度

制度是一切工作开展的保障，也是提升工作效率与规范性的前提。因此，在铁路企业文书档案利用工作中，应该建立完善的制度，为企业发展提供必要的服务[4]。加强档案目标管理，对档案工作部署进行有效控制，保障文书档案资料收集、整理和移交的规范化，避免在此过程中出现违规操作行为。为此可以建立相应的奖惩制度，对于工作态度积极、认真负责的员工进行表彰，对态度散漫、违规操作的员工进行相应处罚，以此提升工作人员的积极性。档案管理制度的建立，是提升文书档案真实性与全面性的重要途径。

3.5 提高文书档案利用的重视程度

在新时期铁路企业发展的过程中，文书档案的利用显得尤为重要。文书档案管理人员应该加强宣传，对相关政策及档案管理与利用的重要性进行宣传，提升档案管理员工的责任意识。还应该提升档案利用者的重视程度，明确利用工作效率对企业发展的重要意义。

4 结语

文书档案能够为铁路企业管理工作的开展提供凭证与参考，是新时期铁路企业创新发展模式的重要依据，也是总结过往经验教训、制定科学战略规划的前提。针对目前文书档案利用工作中存在的人员综合素质低、工作模式陈旧等问题，应该提高文书档案利用的重视程度、建立健全档案管理制度、规范档案收集工作、创新文书档案利用模式、提升工作人员综合素质，为企业管理水平的提升奠定基础，促进企业经济效益与社会效益的提升。

参考文献

[1]王居华.对铁路企业文书档案利用工作高效性的探讨[J].办公室业务，2018（08）：133.

[2]王锋利.做好铁路文书档案管理的实践与思考[J].陕西档案，2018（02）：37+36.

[3]王居华.铁路企业档案管理工作的问题及对策分析[J].办公室业务，2017（20）：156.

[4]程琼.铁路企业如何做好文书档案管理工作[J].陕西档案，2014（04）：37.