PDCA模式对提高药品库房缺药管理质量情况实践

熊 萱，郭 栋，尹琪楠，张 远，喻冬柯，陈 瑶，童荣生*

0 引言

PDCA循环法也称为戴明轮(Deming wheel)或者持续改进螺旋，是由美国质量管理专家休哈特博士首先提出的，由戴明采纳、宣传，获得普及。其含义是将质量管理分为4个阶段，即计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)、调整(Action)，在管理活动中，按照要求把各项工作作出计划、计划实施、检查实施效果，然后将成功的纳入标准，不成功的留待下一循环去解决的工作方法[1-4]。

药品库房作为药剂科下属部门，承担着全院医疗科室的药物供给职能。但由于库房缺药的情况时有发生，对药品管理及临床用药造成了一定影响[5]。本实践基于PDCA管理模式，从原因分析、分层管理、预警系统等方面对缺药情况进行了改进[6-8]。

1 资料与方法

1.1 一般资料 选取我院2016年9-12月未采用PDCA循环法的西药库房缺药情况作为对照组，对本时间段主要供应商短缺供应情况、库房向药房零供应情况、药房对病房零供应情况做详细统计。将库房2017年1-4月进行PDCA循环管理后的药品供应情况做上述统计。在本研究阶段全院药品未发生用药调整，未发生更改配送商业情况。

1.2 方法 对照组采用传统的缺药管理模式，主要为触发性管理，即：医生医嘱处方取药——药房缺药无法完成处方调配——询问库房缺药情况；观察组由库房管理人员、会计人员、采购人员组成质量管理小组，采用PDCA循环管理模式，对库房缺药情况进行实时管理。

观察组采用的方法：(1)质量小组采用鱼骨图，对影响缺药管理质量的因素进行分析。(2)对缺药情况进行分层质量管理，设定缺药情况管理目标：根据库房管理情况，调整其缺药管理目标计划，即年零配送率<5%。(3)实施相应的供应商管理措施：①调整采购计划发送时间，将原商业公司0.5 d的备货时间延长至1.5 d；②加强商业配送管理，制定商业公司供应评分制度，将配送率作为重点考察项目，零配送情况作为重点失分项目；③对商业零配送药品实行规范化书面情况说明，提高商业公司对药品配送度的重视。(4)改进信息系统:①对采购计划中的零配送药品进行单栏红色示警显示，便于库房人员及时统计；②改进计算机系统，通过建立实时通讯模式，实时发布库房缺药信息，加强库房与药房、药房与临床的及时沟通。(5)建立紧急储备采购模式：对于临床急救廉价药品，如鱼精蛋白、间羟胺等，设立急救药品库存警戒线，对于接近警戒线的药品随时进行动态补充；及时跟进国家政策，如需建立新的质量体系面临暂停生产的药品，在无可替代品种情况下，提前向分管领导书面汇报情况，申请紧急储备量。

1.3 观察指标

1.3.1 观察两组药库缺药管理模式下供货公司的综合评分情况 主要对供货公司每次供应到位时间、供应短缺情况、急救药品供应情况进行评分，每项0～30分，总分0～90分，评分越高，表示供应公司综合服务情况越好。

1.3.2 观察两组药库的缺药频次、缺药持续时间、零配送频次及零配送率 根据药品在院内的物流图所示(见图1)，本研究所定义的缺药包含2个限定条件，即库房无库存，且药房请领情况下零配送为缺药；分别对两组库房的缺药频次进行统计。缺药持续时间为库房缺药开始到有库存供应的中间间隔时间；零配送频次为每次计划采购中应采购而供应商未配送的品种数；零配送率为零配送频次/当次计划采购品种总数。

1.3.3 两组药库缺药管理模式下药房知晓率及临床满意度比较 对各药房全员知晓缺药情况进行全覆盖盲法调查，设计药品供应临床满意度调查问卷，进行满意度评价。

图1 药品在医院内部物流图

2 结果

由库房管理人员、会计人员、采购人员组成质量管理小组，对库房缺药的原因进行评估、分析。影响药品缺货的原因有：①药品商业供应原因：供应公司备货量不足；商业流程调整；物流影响；厂家生产不足；质量评价体系和准入资格提高，药品的动态供给受到一定影响。②管理因素：库管人员的主观判断不及时；对药房及临床的通知不及时；紧急采购制度不完善。针对以上相关因素，按照PDCA循环法，制定质量管理计划并督促实施。

2.1 两组药库缺药管理模式下供货公司的综合评分对比 观察组缺药管理模式下供货公司的各项综合评分均高于对照组，差异有统计学意义(P<0.05)。见表1。

2.2 两组库房的缺药频次、零配送率比较 观察组的缺药频次、缺药持续时间、零配送频次及零配送率均低于对照组，差异均有统计学意义(P<0.05)。见表2。

2.3 两组库房的药房缺药知晓率、药品供应临床满意度比较 观察组库房在PDCA缺药管理模式下，其药房缺药知晓率、药品供应临床满意度均高于对照组，组间比较差异有统计学意义(P<0.05)。见表3。

表1 两组不同库房管理模式下的供货公司评分比较

表2 两组库房缺药频次、零配送率比较

表3 两组库房药房缺药知晓率、药品供应临床满意度比较(例，%)

3 结论

随着我国经济的发展，我国已基本告别“缺医少药”的情况。但是在临床工作中，由于药品生产企业供应不足、库房管理流程不够细化、相关环节衔接不够顺畅，导致临床某些药品的短时间短缺，从而迫使医生更换治疗方案，间接导致患者的治疗疗程增加、医疗负担增大[9]。与此同时，实行零库存管理，增大药品库房周转率，减少资金积压情况也是现代化物流管理的最佳目标，因此，精细化管理及SOP流程的制定迫在眉睫[10-12]。

本研究使用PDCA模式，对我院药品库房缺药管理情况进行优化，通过延长供货公司备货时间、进行评分考核等有效方式，提高了供货公司的供应水平，在规定时间内配送到位情况得到有效提高，药品的供应短缺情况，特别是急救廉价药品的供应短缺情况得到较大缓解[13-15]。对于急救廉价药品，国家9部门在2017年6月联合印发了《关于改革完善短缺药品供应保障机制的实施意见》，拟将鱼精蛋白、丝裂霉素等130种临床急需短缺药品列入清单管理[16]。其中50多种药品通过定点生产、协调应急生产、完善储备等措施大大缓解了供应短缺的状态，由此可预见，急救廉价药品的供应短缺情况会得到进一步的改善。

通过对供货公司的考评，特别是零配送情况的考评，提高了供货公司对配送情况的重视，同时通过对我院信息系统的改进，使得采购、库管人员可以随时掌握药品供应的到位情况，增加了药品库房工作人员的主观能动性，有效降低了我院药品库房的缺药情况。同时，通过在信息系统增加药房缺药通知模块，将缺药通知由原本的促发式改进为实时通讯模式，加强了药品供应链和临床之间的联系，进一步提高了临床满意度。

综上所述，PDCA模式可以有效提高药品库房缺药管理质量，降低药品的缺药情况，提高临床对药品供应的满意度。