五大发展理念视角下高校档案信息化建设的难点和对策①

王　青

五大发展理念视角下高校档案信息化建设的难点和对策①

王青

（江苏海事职业技术学院，江苏 南京 210000）

五大发展理念作为实现“十三五”时期发展目标的重要指导理念，对档案信息化建设起着重要的引领作用。本文以我国高校档案信息化建设的现状为出发点，探讨信息化建设过程中贯彻实行五大发展理念的难点，并提出相应对策以供参考。

五大发展理念 ；高校档案；信息化

在2015年全国档案工作暨表彰先进会议上，中央办公厅副主任陈世炬指出，各级档案部门必须牢固树立并切实贯彻创新、协调、绿色、开放、共享五大理念，在档案工作实践中，勇于冲破传统思想观念障碍，敢于涉足过去未曾涉足的盲区，着力攻克体制机制的顽疾，努力闯过阻碍发展的难关，积极推动档案事业自身实现五大发展。高校档案信息化建设，不仅对高校自身档案工作意义重大，对中国档案事业的发展也有着不容忽视的作用。因此，高校必须深入贯彻五大发展理念，克服信息化建设过程中遇到的困难，把档案信息化建设工作推向更高的层次。

一、五大发展理念视角下高校档案信息化建设的难点

1.创新

从目前高校档案信息化建设的现状来看，还存在以下几个问题。一是制度创新滞后，当前还有较多地沿用传统的管理制度。随着档案鼓舞的不断拓展以及信息化程度的加深，档案管理工作的要档案管理工作的要求会逐渐变化，这就与滞后的管理制度形成落差，最后必然会导致档案管理工作效率的降低和规范化的缺失。二是技术创新乏力。高校档案管理部门在进行信息化建设时，缺乏长远的规划和功能建设，仅对档案的基本管理进行了信息化规划，没有给后续的档案开发和利用留下空间，这就导致了档案的开发与利用系统要么独立于整个管理系统之外，要么就完全更新所有管理系统，既增加了管理成本，又降低了利用效率，大大限制了技术的创新。

2.协调

高校档案信息化建设的协调发展面临的是不平衡的问题。高校档案信息化建设内部发展的不平衡主要表现各部门之间的信息资源缺乏系统化的整合。如今档案种类愈加丰富，高校无法在每个档案种类下都设置档案管理部门，其管理主体通常只有一个。因此，档案管理部门很难对所有涉及档案资源进行统一的管理。在信息化建设中，各部门管理系统软件类型、版本的不同也阻碍了数据的互通互联，降低档案工作的效率。外部的不平衡主要表现在高校之间、地区之间的档案信息化建设的不同步，这在一定程度上也制约了档案信息化建设的系统协调发展。

3.绿色

从高校档案信息化建设的现状来看，绿色发展主要存在以下两个难点：一是档案工作与人力资源之间的矛盾。高校档案工作包括人力资源档案、科研档案、学生档案、基建档案、财务档案等，这对档案的收集、整理和归档提出了新的挑战。而由于各部门的专业性和档案收集完整性，需要较多的人力支持，因此档案管理部门容易出现超员或者人员短缺的现象，不利于资源的最大化利用。二是部分档案管理部门在进行信息化建设时没有对节能环保、绿色材料的使用作要求，导致了数据库机房存在能源浪费的现象。

4.开放

一直以来，档案部门就是较为封闭的部门，工作局限性大，公众知名度低，与社会发生的联系也较少。高校档案馆虽然承担着很多的服务型工作，但其开放程度还远远不够。主要体现在三个方面：一是对档案利用的研究不够，目前高校档案信息化建设还聚焦于管理工作，缺乏对服务利用的开发和研究，就使得档案信息化建设无法服务大众；二是档案的收集整理存在局限性，适用性较低，缺乏对用户需求的挖掘和把握，档案服务的开发缺乏针对性，现有的服务大众的模块与师生、社会需求存在脱节；三是档案管理流于形式，更新频率低，缺乏时效性，使档案的参考价值降低，无法给大众提供有价值的信息。

5.共享

由于各个高校的资金投入、技术水平等方面的差异，其在档案资源共享方面的投入也是不同的。资金充裕的高校档案信息化程度高，软硬件质量高，在搭建共享服务平台时十分容易，而部分高校还在沿用传统档案管理模式，在信息共享服务上无法投入过多资金，仅仅是参与进来就十分困难，这不仅不利于高校档案完整性和集成性的实现，同时对高校自身档案管理的持续健康发展也是极为不利的。

在信息化背景下，高校档案工作共享发展面临的信息安全威胁更加多样，其造成的破坏力也更大并且难以预防和补救。高校档案共享发展面临的信息安全威胁主要在个人隐私上，高校存放了大量档案资料，包括师生个人信息、科技档案信息等高价值的档案信息，在共享发展中如果泄露，会对高校、师生造成巨大影响。

二、五大发展理念视角下高校档案信息化建设的对策

1.坚持创新发展，实现信息化建设的动力转换

完善的档案管理制度是制度创新的基础，高校应建立系统、完整的档案管理制度以支持档案管理工作。首先，应将档案管理工作进一步细化，对档案收集、整理、归档等操作做出统一化的规定，让各项工作都在统一标准下进行，如此便有利于档案的汇总和分类，给其他档案工作提供更明确清晰的参考。第二，明确权责划分，细分到个人，让各部门和各管理人员进一步明确职能范围，让各部门在保持一定独立性的同时更好的联系在一起，共同推进档案管理的规范创新。第三，根据实际工作需要以及未来档案管理工作的发展趋势，及时创新档案管理制度，如信息化操作守则、信息安全规范守则等规定都要及时更新。

明确档案信息化建设各阶段的特点和要求，根据所处建设阶段有针对性的进行技术创新。要以需求为导向，技术支撑为基础着力推动技术创新与制度创新的深度融合，以制度创新推动技术创新的规范性和可持续性，以技术创新推动服务创新的丰富性和针对性。

2.坚持协调发展，实现信息化建设的同步推进

坚持高校档案工作信息化建设的协调发展，必须解决不平衡的问题。针对高校内部的发展不平衡问题，应着力加强档案管理部门与各部门的协调联系，推进档案内容的规范化，对现有档案进行全面的查缺补漏，保证其完整性。保证档案在各个载体中格式的异质性，对纸质档案的电子档案进行同步的信息更新，出现不一致的情况要仔细核查，确保档案的真实性和有效性。明确档案管理和档案收集的主体，推进档案信息化建设协调统一的发展。

针对地区间的发展不平衡，首先要平衡信息化建设的资金配制，以先进带后进，推动信息化建设的协调发展。第二，高校要根据财务状况进行信息化建设的成本核算，资金较少的学校可先进行微信公众号服务、微博账号等成本较低的自媒体工具推动信息化建设。第三，高校档案管理部门要与档案局、人社局等相关部门互通信息化建设进度，合作拟定信息化建设计划，推进地区内的档案信息化协调发展。

3.坚持绿色发展，促进信息化建设持续发展

首先提高工作效率，实行智能化办公，降低管理成本。信息化建设与智能化办公是相辅相成的，高校应在信息化建设过程中逐渐将智能办公的理念和方式融入到方方面面，如扁平化管理、一体化办公等方式都是提高工作效率、降低管理成本的方法，同时还能一定程度上解决人员配置不平衡的情况。此外，还应加强信息化建设的针对性，不盲目购买设备、扩展功能，而是要以需求为导向，根据现实情况逐步提升信息化建设的高度，把建设成本合理分配到信息化建设的每个阶段，促进档案信息化建设持续健康的发展。

第二，在环境设计中要把生态环保的理念作为环境建设的标准，以绿色建筑的要求作为建筑设计标准，同时注重硬件设备、机房的能源节约，让管理人员形成良好的工作习惯，杜绝能源浪费的现象。

4.坚持开放发展，提升档案服务能力

坚持档案开放发展首先要以师生需求和社会公众需求为导向，以计算机网络为基础建立完善的用户服务体系，促进档案信息服务与信息化建设的无缝衔接。一是积极将档案信息服务模式与信息化建设深入融合，在管理方式和工作方式信息化的基础上，探索信息化背景下传统档案信息服务的创新与改进，着力推进档案个性化服务。二是要以个性化需求为导向，不断托管档案信息服务的渠道，提升档案信息模式的适用场景，借助网站、自媒体、移动应用程序完善线上和线下服务模式的同步和融合。

第二，加强档案信息化建设与公共职能部门的合作与沟通。在管理系统、数据库系统等相关系统中预留与政府相关部门、社会相关机构的数据接口，在建设成熟后进行数据的对接工作。此外不断加强高校之间的档案信息化建设的工作交流，工作中要不断加强与兄弟院校，尤其是信息化建设水平较高院校的交流合作，取长补短，在开放中不断扩展自身的事业。

5.坚持共享发展，建立档案共享平台

坚持共享发展，首先要依托信息化建设建立共享服务平台。共享服务平台的建立主要从两个方面开展：一是高校内部。高校内部的档案共享是档案共享服务的基础，首先要保证各部门之间的档案畅通互联，通过档案的整合收集对各个部门产生的档案数据进行整合和分析，以形成一份真实、准确、集成、系统的档案，为高校内各部门之间的档案共享打下良好基础；二是高校之间的档案共享。高校间的档案共享服务首先要注重数据的互通互联，建立良好的通信基础设施以保证各单位之间的沟通效率。三是要逐步完善共享服务平台的功能，根据现实情况和未来发展趋势，阶段性的丰富共享服务平台功能。

第二，要保证档案管理系统和档案共享平台的信息安全能力，及时更新系统，修补系统漏洞。关注国际信息安全事件，提前做好预防工作，同时做好电子档案的备份工作，分辨在联网和不联网的状态下进行备份，以防在遭受病毒和系统攻击后遗失相关的信息，对师生造成困扰。

高校档案信息化建设，不仅是高校档案工作的必然发展趋势，也是我国档案事业发展的要求。高校档案管理人员必须牢固树立并切实贯彻创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，正确认识五大发展理念背景下高校档案信息化建设的痛点和难点，通过技术创新与制度的深度融合、信息化建设的同步推进、信息化建设的持续发展、服务能力的不断提升和档案共享体系的完善，为加快高校档案信息化建设做出积极贡献。

[1]白晨皓.让“五大发展理念”在档案系统落地开花[J].四川档案,2016(2).

[2]冯文博,宋竹,安琪.树立五大发展理念 推动档案工作跨越式发展[J].黑龙江档案, 2017(1).

[3]范晓莉.将五大发展理念作为引领档案工作的灵魂和主线[J].秘书工作,2016(4).

[4]陈清钦.“五大发展理念”下的高校档案信息化建设探析[J].兰台世界,2017(17).

2019—02—25

①本文系2018年江苏省高校档案研究会科研课题《五大发展理念视角下高校档案工作信息化建设研究》的研究成果，编号：jsgdf2018-06。

王青（1985—），女，江苏海事职业技术学院人事处人事档案室管理员。

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1673-4564（2019）02-0104-03