公立医院医疗设备采购合同管理中的常见问题及应对策略

谢伟柯，陈伟豪（通信作者）

广州中医药大学第一附属医院设备管理处 （广东广州 510405）

医疗设备采购合同是对医疗设备采购活动双方承诺的描述[1]，是双方或者多方根据招投标或者谈判协商一致同意的结果签订的法律性文件，不能脱离招投标文件的范围[2]，其法律依据是平等、自愿、公平地书面约定合同期间的权利及义务。医疗设备采购合同是经济合同，当事人均受“经济合同法”保护和承担相应责任，如属于政府采购还应符合《政府采购法》的规定（我们探讨的均为书面形式签订的合同）。

随着经济和科技的不断发展，基本医疗服务保障体系不断完善，患者对医疗服务的需求不断提高，诸多利好促使公立医院迅猛发展；医疗设备则是医疗服务发展的核心支撑因素，引进医疗设备属于采购行为，自然离不开签订采购合同，而采购合同的规范与否，将直接影响所购置的医疗设备及其服务的优劣，不规范的采购合同存在一定的风险。

目前，部分公立医院对采购合同风险管理意识较薄弱，完全匹配不了自身对医疗设备采购增长的需求，容易造成国有资产流失、医院利益受损。现以公立医院医疗设备采购合同管理中的常见问题作为研究对象，通过与兄弟医院同行交流及分析近年来多家公立医院近1 000多份医疗设备采购合同，剖析、评估存在的问题可能带来的风险，结合政策法规，针对性地提出应对策略，为同行提供参考。

1 医疗设备采购合同管理现状及常见问题

合同管理质量直接影响医疗设备采购工作的质量，随着近年来逐步加强的内部控制，各大医院的采购合同管理质量有所提升，但仍然普遍存在一些突出的问题。

1.1 部分公立医院重采购、轻合同管理

合同管理包括合同签订及合同履约两个方面，目前部分公立医院对采购合同管理重视力度不够，相关制度不健全，重采购而轻合同管理，对经济合同所隐含的经济风险认识不充分，最终引起合同纠纷，卖方不按谈判或者招标结果进行供货及提供服务，院方利益受损。

1.2 未在30 d内完成合同签订

《政府采购法》第四十六条规定：“采购人与中标、成交供应商，应当在中标、成交通知书发出之日起30 d内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。”但通常医院采购合同会签部门多，流程不规范，审批时间长，甚至负责合同签订的工作人员对合同工作不重视，按时签订合同率极低，导致合同签订时间严重超时，甚至存在合同三四个月未完成签订的情况。合同的签订超时，无形中给医院及患者造成了极大的损失，设备晚投入，最终效益产生晚，患者不能及时获得设备带来的医疗诊疗技术。

1.3 合同签订不规范

部分医院没有固定的采购合同范本，合同签订把关不严，签订行为不规范，制度不健全，容易造成以下错误：（1）在中标通知书发出前已完成合同签订；（2）漏写合同签订日期；（3）采购标的不明确或约定不全面，甚至与招标结果不一致；（4）数量与招标结果不一致（套数或者台数）；（5）履行地点不明确，容易出现二次运费等问题；（6）合同金额与招标结果不一致或者大小写不一致，合同金额没有明确是否包含税金、运费、安装费、培训费等；（7）合同条款没有按照招投标资料一致拟定；（8）合同中存在错别字或者表述存在误解；（9）对仲裁地点条款审核不严格，合同约定仲裁地点为外地，如发生纠纷，仲裁处理将产生不必要的麻烦，对医院不利；（10）售后要求部分不明确（如保修期是否整机保修、是否存在除外内容），培训内容及人员不明确；（11）应该盖章、签名的地方漏盖、漏签（如公章、骑缝章、法人签名）。

1.4 设备采购合同履行监督不力而造成医院利益损失

主要体现在验收阶段，设备安装、验收标准与招投标、合同约定不一致，验收工作马虎、不认真、不规范[3]。甚至部分医院存在设备管理部门不参与验收，只由厂家及使用科室代表进行简单清点货物即认可验收完毕，该过程容易发生设备配套的功能软件不全、设备性能与招投标结果存在差异；设备管理部门工程技术人员没有能力鉴定是否符合采购合同要求，但又未引进第三方检测机构参与验收。此类行为，极有可能导致医院利益受损，造成国有资产流失。

1.5 保存不当

部分医院对档案不存档，易造成采购合同丢失或者相关文件缺失，或者没有按照相关管理规定，设备尚未报废，其采购合同等档案已经先行销毁，给后期设备使用中调用合同造成不必要的麻烦。

2 医疗设备采购合同管理应对策略

2.1 制定完整、健全的合同管理制度及规范

全院所有医疗设备采购合同归口管理部门共同参与制定合同管理规范制度，应详尽规范包含但不限于合同签订的范围，审核和审批流程，合同签订程序及流程，合同履行的监督，法律责任追究办法，档案的科学管理及盖章流程要求等。必要时，明确各部门在经济合同审阅中的职责和权限，落实岗位责任。

2.2 制定规范的设备采购合同模板

合同模板的制定务必相关部门共同参与，设备管理部门、招标管理部门、财务部门、审计部门、监察部门、医院办公室及主管院领导集思广益，最后由医院法律顾问进行合规审核。最终的合同模板格式应具有通用性，包含当事人的名称和住所（地址），采购设备项目的名称、品牌、产地、型号、规格、采购数量、采购单价、采购总价（是否含税费、运费、安装费、调试费等）、技术要求、详细配置清单、供货期、履行合同的相关要求，设备安装地点（具体到安装科室及楼层为佳，如不能确定，务必注明“按院方确定安装”）与方式，保修期（特别注意整机还是主机，是否存在除外内容），付款方式（包含质保金预留情况），售后承诺等合同基本内容[4]；详细的还包含高值备件消耗品（耗材）价格、易损件价格、安装验收标准等；总体要求条理清晰、条款齐全、语言规范、权责分明、无空白条款、时效上具有可追溯性[5]。

2.3 完善合同会签制度，利用信息化管理手段落实采购合同签订督办机制

医院所有与合同签订有关的部门（如使用科室、设备管理部门、招标管理部门、财务部门、审计部门、监察部门及主管院领导，甚至法律顾问）都应该积极参与进来。设备管理部门负责整体合同的初审，然后传阅会签；同时要明确各部门在会签合同过程中各自审阅的侧重点，使用部门着重审阅技术及配置需求；设备管理部门负责审核卖方的资质、证件、履约能力等综合情况；招标管理部门负责审核合同范围是否符合招标结果；财务部门着重审阅资金情况、合同价格款项、付款方式及与财务相关的手续；审计部门详细审查合同内容、签订合同的流程合规性及合理性；监察部门负责全过程进行监督；如有法律顾问参与，其主要对合同条款的合法性及合规性进行最终审核；医院办公室负责最终审定盖章。

利用信息化方式管理合同签订流程，避免纸质版重复会签、修改烦琐造成时间上的浪费。关键是设备管理部门协同审计部门、财务处、信息管理部门等相关部门梳理流程，明确各部门审批所需时间，通过完善合同管理系统或者办公自动化（OA）系统实现合同签订每个环节的实时监控，各部门超时审核及时提醒并发出警告，严重超时自动发信息提醒主管院长，实行督办、问责[6]；条件允许，甚至可以引入奖惩机制，提高效率，使合同在自收到中标通知书之日起30 d内完成签订。

2.4 较大型医疗设备合同可尝试引进第三方验收

该项主要针对重采购、轻履约的现象，如大型医用设备CT、MRI、DSA等，可积极引进计量检测院、检测所、性能检测机构等第三方检测机构参与验收，甚至可以邀请外院医学工程技术专家及临床使用专家协同验收。协同医院使用部门、职能部门、厂家、供应商多方参与，最终以第三方检测机构出具的性能检测报告作为依据，连同医院货物验收报告一起作为付款凭证，第三方的引入及外院专家的参与，将极大地提高采购合同的验收质量，确保配置齐全及医院权益。

2.5 重视采购合同档案管理

医疗设备采购合同签订完，编号后，由设备管理部门及医院办公室负责纸质版合同的归档保存。正式合同应扫描电子存储。此外，当发生合同变更或解除时，设备管理部门务必联合合同相关会签部门进行审核，所变更合同务必交医院办公室档案管理员统一归档，确保档案一致性。合同档案应该加强信息化管理，方便使用中查阅（如维修、更新等）。

档案还应参照《医疗卫生机构医学装备管理办法》（卫规财发〔2011〕24号）第三十一条“医疗卫生机构应当健全医学装备档案管理制度，按照集中统一管理的原则，做到档案齐全、账目明晰、完整准确。档案保管期限至医学装备报废为止。国家有特殊要求的，从其规定”和《政府采购法》第四十二条“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年。采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料”的规定保管。

3 小结

医疗设备采购合同管理存在各种风险，院方务必提高风险控制意识，以科学的态度和方法通过规范化管理，组织落实医疗设备采购合同的签订及履行，做到有章可循、权限明确、责任清晰，避免合同风险，提高合同执行质量，确保医院利益不受损失，为医疗设备精细化管理提供依据。综合以上，规范的合同管理将在防止纠纷、预防违约中起到关键作用。院方务必细化管理设备采购合同工作，做到“管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化”，把握好每个节点，重视过程的痕迹管理。