浅议中小城建档案馆信息化建设的现状与对策

张绍滨

黑龙江省双鸭山市城建档案馆 黑龙江 双鸭山 155100

城建档案馆信息化建设是利用互联网信息技术技术，依托现代化设备，建立科学化的管理系统，优化档案资源管理的效率，提高档案信息安全。有的中小城建档案馆信息化建设已经能够满足日常工作的需求，但是还存在一些问题，所以要进一步推动中小城建档案管信息化建设。

一、中小城建档案馆建设现状

（一）基础设施不断完善

随着我国经济、科技的不断发展，中小城建档案馆的基础设备也在不断完善。档案管理需要设备和系统的支持，科技的发展使得硬件设施的性能越来越好，价格也越来越低廉。经济的发展使中小城市的资金越来越充足，所以在城建档案馆的建设中投入了大量的资金和设备，越来越多的中小城建档案馆开始了信息化管理。而且，城建档案管理系统的更新优化，有利于各种信息、资源的整合，提高工作效率和质量，在对城市规划等重大决策上发挥了效用。

（二）信息资源越来越丰富

城建档案为城市建设提供了丰富的信息资源。但在传统文字档案获取资源、信息非常麻烦，导致工作效率低。而在信息化建设中能够将传统的文字档案转换为电子档案，可直接在计算机中录入、整理、分析、存储等。但是，当前中小城建档案信息化建设的规模并不大，由于受到经济、设备、技术等限制不能将所有的传统文字方案转化为电子档案[1]。

（三）制度建设不断深入

我国社会越来越进步，国家也越来越重视城建档案建设。中办、国办、国家档案局、住房城乡建设部出台了相关政策四项以上。国家档案局和住房城乡建设部也出台了国家标准和行业标准。这些出台的相关文件都推动了城建档案馆的建设，有了规范的制度城建档案馆的信息化建设的进程才会加快。

二、中小城建档案馆建设中的问题

（一）档案意识薄弱

由于档案管理工作产生的经济效益不高，周期长，所以很多领导都不重视档案管理工作，没有认识到档案管理的作用。而且很多管理档案工作的领导都不是专业的，在管理档案上很难会花费大量的时间和精力去做好这项工作，导致档案管理工作混乱。而工作人员受到领导的影响，也会错误的认为档案管理工作只是简单的收集和储存，并不能带来实际的经济效益和社会效益。

（二）档案人员素质低

由于领导对档案管理工作不重视，所以在招聘档案管理人员时也没有太高的要求，甚至有的城建部门都没有专门负责档案管理工作的人员。招聘的档案管理人员素质低，不具备档案管理工作要求的素质，不了解档案管理相关法律法规，工作态度散漫，严重影响了档案管理工作的质量。

（三）档案制度不规范

目前，我国档案管理工作混乱，工作人员不重视档案管理工作，档案资料收集和存储工作上的问题主要是没有规范可行的档案管理制度。档案管理制度不健全，工作人员没有按照确定收集和存储档案资料，不按规定填写项目目录，档案随意乱放，不按照程序管理和查阅资料，使得档案资料出现丢失的问题，甚至有的人篡改了档案资料，档案资料缺少真实性，不利于后续工作的开展[2]。

（四）档案管理基础设施落后

目前我国的基层档案管理工作还是采用传统工作手段，没有利用好现代化技术手段，大大降低了工作效率。由于城建档案馆建设受到资金、场地等限制，存储档案的档案室条件差，没有保护措施，一些年代久远的档案都已经变质发霉、字迹模糊不清，已经没有了保存价值。而且，很多工作人员收集、录入、查阅档案资料都还采用人工手段，工作复杂繁琐，工作效率低。

三、中小城建档案馆信息化建设途径

（一）科学规划档案信息化建设

国家的政策和规划是城镇档案馆的建设的依据。所以，政府要将档案馆建设的实际情况同国家发展战略规划相结合，制定科学、规范的信息化建设制度。制定的信息化建设制度要包括整体规划、建设目标、实施步骤、各个部门的工作等做出全面的规定，引导、推进城镇档案馆的信息化建设进程。

（二）完善档案管理设备和系统

档案工作的信息化开展必须要具备完善的设备和系统，计算机设备和系统是开展档案工作信息化的基础条件。基础设施主要有三个方面。一是硬件设施，例如扫描仪、电脑等，硬件是所有电子产品的基础，所以硬件的好坏直接影响了信息化工作的质量。二是计算机运行网络，它是将资料整理、录入等方面的系统。先进的计算机运行网络系统，能够提高工作效率，连接各个部门。三是做好档案资料的管理工作，提高档案信息的保密性，将档案备份，避免档案缺失问题的出现。所以要加大资金、技术和设备的投入，不断完善基础设施和系统，提高工作质量和效率。

（三）培养复合型人才

档案管理人员的专业素质直接影响了城建档案馆信息化建设的进程。所以，要提高档案管理人员的素质，尤其是在信息技术方面的能力。政府要加大和高校的联系，以确保在信息化建设中得到源源不断的人才、技术方面的支持。各大高校更新教育理念，结合现代信息技术，培养多方面发展的复合型人才[3]。

（四）完善行业标准

信息化建设不是简单的将信息进行整理和存储，而是要在整理分析的基础上形成大数据，为城市建设发展提供依据。就目前来说城建档案馆信息化建设并没有一个统一的标准，导致了中小城市信息化建设进程都不相同。各个地方信息不流通，建设经验和教训没有相互交流很容易出现相同的问题。建立统一的行业标准，加强信息交流就能解决这一问题。

结语：在现代信息社会，信息资源就是财富，城市档案馆信息化建设产生的大量的信息资源既带来了社会效益也带来了经济效益。通过对城建档案的整理、分析，在城市规划建设方面发挥了巨大的效用。只有科学、全面的开发城建档案的信息资源才能推动社会的发展，提高工作效率和质量，为各个行业的发展提供大数据依据。