高校国有资产全生命周期管理模式探索与信息化实践

陈 艳 廖 勇 王 军 邱晓幼

（四川大学实验室及设备管理处，四川 成都 610065）

引言

近年来，高校在学科建设、实验室建设和科研等方面的投入不断加大，国有资产规模急剧攀升，根据财资[2015]90号、教财[2015]6号和教财[2017]9号等文件精神，国家部委不断对高校国有资产管理提出新的要求。国有资产的全生命周期管理是指对资产从预算申报开始，经采购执行、验收入账、使用管理、效益提升、绩效评价、处置下账的全过程进行管理和监控，特别是采用信息化手段后，使其具备“统一平台、标准一致、数据共享、互联互通”的显著特征。

一、主要管理矛盾和困难

高校国有资产管理水平参差不齐，大部分高校管理职能分散，信息化水平不高，无法进行业务协同，在实际管理和工作过程中面临诸多的矛盾和困难。

1.存量巨大，家底不清

高校国有资产涵盖固定资产、无形资产、在建工程、流动资产、对外投资，分类多、数量大；不同类别的资产归属不同的职能部门进行管理；财务管理上归属于校财务、后勤集团、医院、独立校区等，较为分散。以四川大学为例，仅固定资产就分散在国有资产管理处（土地、房屋、家具）、实验室及设备管理处（仪器设备）、后勤管理处（植物）、图书馆（图书档案）、博物馆（文物）等多个职能部门，固定资产总数756950台件、总价值86.4亿元（截止2018年12月31日）。受制于分散管理的传统模式，高校要了解全校国有资产的概貌和账目明细，需要各归口部门上报数据，然后汇集，这样的模式过程繁杂，效率低下，且与当前实际情况有较大出入，要准确掌握这些信息相当困难。

2.各自为政，协同困难

高校国有资产管理涉及多个职能部门，在管理模式上，不同的管理阶段、不同的资产类别其管理模式、管理手段、管理信息平台各自为政的情况比较普遍，虽近年来各高校均较重视数字化校园平台及基础环境的建设，但大多都只解决了各应用系统与数字校园统一身份认证、基础数据的集成，实质上各职能部门仍然是一个个的信息孤岛。且从国有资产管理的角度出发，尚缺乏统一的数据基础、标准规范，无法在各个职能部门之间进行有效的业务协同和数据共享，造成教职工办理业务多处跑路签字盖章，职能部门耗费大量时间对单查账，管理成本巨大，办事效率低下。

3.监管缺失，账实不符

目前，较多高校对资产实物的管理仍旧停留在账目的管理层面。资产管理的实质也仅是完成入账登记和报废处置，而在资产使用过程中缺乏对实物的有效监管，资产异动无法及时反馈掌握，时间一长，就造成资产账目和资产实物差异巨大。在资产清查盘点环节，采用传统的清查方式，也无法及时掌握资产实物现状，清查结果资产有账无物、下落不明等情况比例高，最终造成资产账目和资产实物账实不符，国有资产流失严重。

4.重复购置，效益低下

由于缺乏资产公开和开放共享的环节，对于贵重仪器设备、闲置资产无法了解其实际使用状态，资产领用人长期闲置不使用，想用的师生又不能及时获取这些信息，造成资产的使用效益低下和重复购置等资源浪费的情况屡见不鲜。

二、全生命周期管理模式探索

1.归口多级立体管理体系

图1 全生命周期管理模型

建立归口管理、统一集中的多级立体管理体系，有利于构建统一的规范标准，通过领导小组统筹，各职能部门归口管理，院部二级单位分级负责，教职员工责任到人的模式，进行国有资产业务的分级分权管理，构建统一的国有资产基础数据库，实时动态掌握国有资产管理的整体状况。该体系同样适用于二级财务资产统筹管理，统一平台，数据共享。

2.从“入口”到“出口”全生命周期管理

强化资产从“入口”到“出口”的全过程动态监管，资产从预算项目申报开始至下账处置终结的全过程业务链、信息链完整。通过全生命周期管理模式自动、及时、准确地反应出资产管理过程中的业务及异动信息，实现资产重要指标监控预警功能，并促进资产的规范管理和使用效益提升。

3.流程化管理、跨部门协同，信息互通共享，构建服务型职能部门

采用BPM（Business Process Management，即业务流程管理）的思想，对资产预算申报、采购计划、采购执行、验收入账、使用变动、维修维护、开放共享、下账处置等资产全生命周期中一系列业务进行优化提炼，不同业务间从“入口”到“出口”融会贯通，信息共享，以此提高业务办理效率，并实现业务在多角色间自动流转，轻松实现跨部门衔接协作。

图2 资产验收入账业务流程示例

如图2所示，通过对业务进行流程化梳理重构，业务的申请人能方便提交业务，查询进展，无需跑路，无需到职能部门亲临现场办理；业务审批者实施网上审批，提高办事效率的同时，也极大方便了广大教职工，为构建服务型职能部门推波助澜。

4.实名制全员参与

资产过程管理的核心是如何能即时掌握资产的现状和异动，这也是提高资产使用效益，减少资产流失最直接最根本的问题。实名制全员参与就是最好的解决方案。在资产验收入账时，将资产的监管责任落实到领用教职工的名下，结合学校资产管理制度，让领用人全程参与资产的变更、调拨、增减值、自查清查、维修、处置下账的业务；同时将资产存放地与公房基础数据库相结合，落实资产的实名地存放。每台资产可以设置自查周期，自查周期到期前，领用人需进行自查确认资产的当前状态，如领用人、存放地、使用现状等，当领用人自查后，资产如有变动，则进行相关业务的提交办理，同时资产管理部门也就自动获取到了实时的资产现状，减少资产的流失。

采用实名制管理的思路后，在资产清查环节，采用“自查为主，抽查为辅”的工作思路，仅需关注未自查的部分资产，可以有效解决了传统资产清查盘点时间长、人力物力耗费巨大的情况，将资产清查工作化整为零、化繁为简。

5.全方位公开，使用效益最大化

构建校级开放共享平台，对贵重仪器设备进行开放共享，辅以有偿使用管理机制和基金（开放测试基金、维修基金）服务，全方位提升贵重设备使用效益；通过实名制管理机制，领用人可随时更新资产使用现状，闲置资产自动进入调剂平台，对全校教职工开放，有需求的用户即可方便进行申请调剂使用；对待报废资产进行全校公示，对于无法独立使用但仍有使用价值（如拆机、重新组装原部件）的资产，可以申请再利用。

通过全方位的资产公开、共享使用等措施，可以提高资产的利用率，为资产使用效益评价、项目论证提供有力的数据支撑。

三、全生命周期管理信息化实践

自2005年起，四川大学就在资产管理信息化领域不断探索实践，以解决资产管理过程中诸多管理矛盾和困难，目前已建成国有资产全生命周期管理信息化平台。

1.总体结构，详见图3。

2.国有资产服务大厅

国有资产服务大厅面向全校教职工提供一体化的国有资产管理服务，采用一站式的解决方案，为教职工提供预算、采购、资产管理、开放共享的业务办理、业务审批、业务查询平台。每位教职工均可清晰管理自己名下领用的资产，方便地在线办理相关业务。

图3 国有资产全生命周期信息化平台总体结构

3.采购管理环节

采购管理环节是资产全生命周期管理的前续工作，核心目标是解决“资产合理配置”以及“采购过程阳光高效”。

第一，充分利用全生命周期平台数据进行购置论证。利用在库资产，对申购项目的重复购置情况分析；利用电商平台对通用设备进行价格预测；利用共享设备使用效益、成果情况来论证同类设备购置的合理性。

第二，非集中采购目录内的物资通过网上竞价采购，使过程更公开透明、竞争更充分，采购时间大幅缩减，采购成本显著降低。四川大学2015年开展网上竞价后，相关项目的节资率约10%。

第三，供应商公共服务平台，提供注册认证服务，供应商网上查询标讯、在线报名、在线竞价报价、在线申请合同、在线申请验收。同时构建供应商信用评价体系，在招标采购环节、验收环节、售后技术支持环节、维修服务环节对供应商进行全方位的评价，敦促供应商提供更优质的产品和更优质的服务。

4.资产管理环节

资产管理环节的核心内容为“分级管理、账实相符、动态监管、账账相符”。对各职能部门按资产类别和财务归属进行分级授权，归口管理。资产相关业务采用全流程化管理模式，详细记录每次的资产业务办理和异动情况，结合领用人自查机制，实时反映全生命周期过程中资产的前世今生，做到账实相符、动态监管。资产管理和财务管理密不可分，通过财务软件接口，有效解决资产实物账和财务价值账的衔接，实现数据共享互通，实现账账联动、账账相符。

5.开放共享平台

以服务为导向，建立大型仪器设备共享服务平台，让有共享需求的资产加入到平台中，实现大型仪器设备共享、预约使用、划价收费、绩效考核、效益评价、奖励分成等；辅以开放测试基金、维修基金的支持，保障开放共享生态持续发展，良性循环，逐步提高资产的使用效益。

6.决策支持

依托资产、业务的动态数据库，通过数据挖掘与分析，为管理决策提供资产情报，包括学校资产概况、增减变动情况、变动趋势、使用效益等，全面、准确、动态地反映高校的各项资产数据。表现形式以饼图、柱状图、折线图为主。平台具备资产管理工作报告功能，自动生成指定时间范围内资产购置、使用、共享、处置相关关键数据指标，自动反映资产概貌、变动、趋势等信息。

7.互联互通环节

依托于数字校园环境，整合数字化校园平台，实现基础数据共享、资产数据共享，实现了门户的集成，统一身份认证、单点登录；对接财务系统，实现资产管理与财务管理的结合，实现账账相符；共享房产基础数据库，为实名制管理提供存放地基础数据。

平台遵循教育部、财政部、国管局、CERS中心的数据规范要求，能够生成相关部委要求的数据报表，能够实时导出上报。四川大学已完成了同教育部资产管理信息系统的实时对接，对资产卡片、增减变动、处置等结果能自动通过接口上报。

8.移动应用及技术创新

随着移动终端和微信应用的普及，四川大学国有资产全生命周期管理平台推出了移动应用APP，整合集成了微信公众服务平台，让用户可以随时随地办公，方便地办理业务、审批业务、查询资产、查看业务进展等，真正做到跨越地域和时空，让管理随身、服务同行。

在技术创新方面结合资产实名地存放信息，基于WebGIS技术，直观呈现资产地理分布情况；使用基于物联网的电子标签应用，在特殊环境和条件下，对资产身份进行标记，如名贵植物、户外公共基础设施等；广泛使用二维码及加密技术，在资产标签、单据、签名环节使用二维码，方便业务查询跟踪，方便签名合法性的验证。

图4 核心业务平台与决策支持的关系

四、结语

对高校国有资产采用全生命周期的管理模式，使国有资产分级归口管理体系清晰、跨部门衔接协作流畅，在统一的基础数据平台上，能充分发挥数据共享和大数据分析的优势，为资产生命周期中不同的阶段提供科学管理的参考依据，实现了资产全生命周期精细化规范化管理的同时，使国有资产保值增值，有效提升资产的使用效益。