民办高职院校教学秘书工作现状及队伍建设

摘 要：这些年以来，越来越多的职业院校都在商讨怎样才可以大幅度提高高职院校的管理水平，这主要是由于民办高职院校的教学质量与学校的教学管理水平紧密相关。虽然不少高职院校都设立了教学秘书的岗位，让他们来负责学校一部分的管理工作，然而，就如今高校教学秘书的工作情况来说，还有许多问题有待解决。本文主要分析和研究了高校教学秘书的工作现状，此外，本人也对教学秘书队伍的组建问题提出了一点看法和建议。

关键词：民办高职院校；教学秘书；工作现状；队伍建设

一、 在高职院校教学管理中，教学秘书所起到的作用分析

（一） 教学秘书是高职院校的助手

由于教学秘书的服务对象就是高校的所有老师和学生，教学秘书会收到来自全体师生的相关反馈信息，教学秘书的工作就是要收集、分类整理这些信息，随后，上交给上级的院校领导以及学校的管理部门，换句话来说，教学秘书就是学校领导的助理。此外，教学秘书还要严格监督全体师生是否严格遵循学校规章制度，对于所出现的一些问题要及时上报给领导，并根据学校的实际情况采用一些管理措施，最终让学校的教学工作得到进一步的改进和提高。

（二） 教学秘书是学校的沟通合作桥梁

教学秘书既是学校领导的助理，而且还是老师与老师，部门与部门以及老师与学生之间的沟通桥梁，其主要是为了协调以及改善他们之间的关系。对此，教学秘书要有很强的沟通能力，他们不但需要协调教学处和各学院的关系以及各学院和各实验室的关系，而且还要协调好老师与学生的关系，只有把这些工作做好，他们才能够做好教学管理工作。

（三） 教学秘书是提高院校教学质量的重要实施者

教学秘书工作并不比学校的任何一位上级领导轻松，教学秘书的首要任务就是要提升学校的教学质量，他们不但要做好学校教学管理工作，而且还要转变学校教学思维、提升教学质量，因此，教学秘书除了要做好每天教学管理工作，还要提升自己各方面的能力。就高职院校而言，其需要建立一个强大的教学秘书队伍，进一步提高教学秘书的工作质量。

二、 高職院校教学秘书的工作现状分析

（一） 教学秘书工作繁重，突发事件较多

在整个教学管理过程中，教学秘书工作所涉及的方方面面非常广泛，他们不仅要负责学生的学籍管理、教务处的教学管理、学生的成绩管理以及档案管理，还要经常处理一些突发事件。比如某教学场地或者教学设备出现了问题，他们都要在第一时间进行解决，如果师生或者教师之间因为某一件事情发生了争执，他们也要在第一时间进行有效地解决，事情非常的繁杂。

（二） 过于复杂的人际关系，导致教学秘书工作压力较大

教学秘书不仅要在日常工作中花费大量的时间和精力去处理各种琐碎的事务性工作，而且还要处理部门之间、教师之间、师生之间的各种关系，而这些人际关系处理起来十分复杂，而其他们在处理过程中也要把日常教学管理工作保质保量地完成。所以，要想服务好每一个教师的日常教学工作，又要维持好正常的教学秩序、完成好学校领导交给的各种任务，难度是非常大的。

（三） 福利待遇存在差距，影响教学秘书的工作积极性

同样是在学校工作，负责学校部分的教学管理工作，但教学秘书和任课教师在福利工资待遇上却存在较大差距，尤其在评职称、年度评优和进修培训这几方面，这样就会让教学秘书感觉自己的付出和回报无法形成正比，容易影响到他们工作的积极性，如果这种困惑和苦闷时时存在，他们也就不愿意在这个岗位上过于停留了。

（四） 教学秘书工作质量不高

教学秘书工作要求他们具备多种能力，譬如能够临危不乱地处理好各种问题，此外，还要具有很强的沟通能力等，但是就目前看来，只有极少数的高校的教学秘书能够很好满足岗位需求，尤其是他们的职业技术和学历层次往往比较低，技术职称普遍在初级徘徊，学历也在本科以下，这些都会导致他们无法全面地发挥教学秘书的功能和价值优势。

三、 对高职院校教学秘书队伍建设提出的几点建议

（一） 加强教学秘书的队伍建设

教学秘书是高职院校教学管理的管理者和组织者，他们每天有许多工作要去处理，然而却很少得到学校的体谅和重视，这样一来，就容易降低教学秘书的工作积极性，甚至还有可能影响他们的创造力，进而影响管理工作的正常进行。因此，学校首先就要对教学秘书队伍的建设工作引起重视，要对教学秘书工作进行准确、科学的定位，并对这个职位给予一定的鼓励和肯定。比如可以针对教学秘书这个职位建立相应的奖励机制，尽可能让每一个教学秘书工作者都有机会参与到学校的职称评级，或者是外出深造学习等活动当中，让他们可以深刻体会到自己的工作是被学校领导关注和认可的。

（二） 教学秘书人员努力提高自己的综合能力

要想做好教学秘书这份工作，首先就需要教学秘书工作者具有很强的责任感和事业心，拥有一定的奉献精神，并在工作中努力体现自身的价值。其次，要扩大自己的知识面、提高自己的各种技能水平，比如提高自己的计算机操作能力、语言表达能力、档案管理水平、行政事务的处理和管理能力等等。除此之外，也要提高自己的心理素质，因为自身岗位和地位存在一定的特殊性，所以在工作中要让自己的情绪始终保持着稳定状态，在处理问题时也要理性对待，不要感情用事，这样才能协调好学校各部门、各人员的人际关系。

（三） 高校对教学秘书队伍加强培训

由于学校的教学秘书人员每天都沉浸在处理事务的状态当中，他们很少有机会去学习新的知识和技能，而他们也就很难对自己的工作进行创新。所以对于高职院校来说，就需要给他们多提供外出学习的机会，也要为他们提供更好的学习环境，扩大他们的知识面。可以根据他们的岗位职责，让他们学习一些新的教学管理知识，寻找新的管理方法，也要让他们实时掌握新的信息，把现代化教学理念和教学模式融入自己的工作当中。对于新上岗的教学秘书人员，学校也要给他们安排岗前的职能培训，让他们全面了解秘书工作的性质和职能，也可以定期让他们参加学校的教学管理研讨会，对自身的管理工作进行适当的调整和创新。

四、 总结

综上所述，教学秘书在教育管理部门所承担的角色是十分重要的，而高职院校的领导者需要对教学秘书职位引起重视，不仅要提高教学秘书的工作地位，也要改善他们的福利待遇，并根据教学秘书工作现状提供一些针对性的看法和建议，这样才能让教学秘书发挥更好的优势和作用，最终推动学校的教育发展。

参考文献：

[1]赵晓娟.民办高职院校教学管理队伍建设的困境与出路[J].中华少年，2015（21）.

作者简介：孟丽，江苏省苏州市，苏州高博软件技术职业学院。