人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析

王晓兰

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）11-130-01

摘 要 人事档案材料已经逐渐发展成为新时期的核心资料信息，作为个人成长经历的主要记录资料，人事档案对人才科学开发和有效利用起到了积极影响。人事档案作为各大企业人才管理的主要参考内容，新时期，大众时间概念、空间概念、思维方式等逐渐发生了改变，对社会经济进步产生了较大影响，传统档案管理体系较为滞后，已经无法满足当下需求。本文探讨了人事档案管理信息化建设的必要性、应对方法，旨在为档案管理的信息化建设提供一定借鉴价值。

关键词 人事档案管理 信息化 建设策略

一、人事档案在信息化建设工作中的必要性分析

首先，由于当代信息化发展越来越快，而人类对信息的依赖程度越来越高，相应的人事档案在企业人力管理中发挥着重要作用，是核心参考信息，对企事业单位的人力管理产生了较大影响作用。考虑到人事档案正朝着社会化、开放化的方向发展，档案信息化管理的前提条件较为完善，可较为合理的满足档案信息化建设的要求。其次，信息化工作的载体是网络技术、电脑，逐渐突破了传统纸质体系的束缚，可借助電子文件进行档案信息的全面存储，有效避免了数据遗漏、丢失等问题的发生。从中可总结得出，人事档案的合理管理对提高管理效率、提高其保存安全等级起到了积极影响。再者，考虑到人事档案内容较为隐秘，内部信息量大，相关机构和单位必须经由网络技术进行特殊处理，可改变纸质信息管理的繁琐性、降低劳动人员的工作量。最后，在人事档案资料的管理中，相关工作人员可利用计算机进行档案信息资料的查找、修改和更新，不但维持了信息客观价值，还可降低资料损害等导致的问题。同时，人事档案资料管理必须满足尊重员工的基础要求。必须获得员工认可，才可使得档案管理满足对应要求，发挥应用价值。可快速消除员工之间的矛盾，提高了人性化服务的特点。综上，在人事档案管理中，信息化处理是维持企业创新价值、提高人力资源管理效率、建设稳定劳动关系的重要保障。

二、人事档案管理信息化建设的策略分析

（一）落实信息化建设的指导思想

新时期，社会大众对信息化建设的关注度、重视度逐渐提高，充分合理的进行档案信息化管理和建设的核心目的为：加强信息化管理系统的开发和应用，充分发展信息化体系的动态性、快捷性优势，从而实现优化档案管理效果的目的。人事档案管理指导思想中，相关责任人要切实理解信息化建设的意义，明确这一举措的实际价值和未来发展方向。相关人员必须保证积极上进，维持良好的学习态度，这对其积极创造条件进行信息技术的合理利用起到了保障性功效。其次，档案管理者必须理解其工作的内容和责任，提高管理意识，保证意识和工作的统一性，从全局出发进行统筹兼顾，加强管理控制、完成组织安排，调动管理人员的积极性、主动性、创造性。

（二）一体化管理体系的落实

信息化建设环节中，必须加强科学管控，借助相应技术方法对其进行档案管控，充分提高档案管理的安全等级、完整性、合理性。保证人事档案管理建立在计算机、网络技术基础之上，支撑人事档案工作的顺利进行，如档案借阅、盘点、转出等工作。切实实现档案信息传送、存储和应用的一体化，落实新时期一体化服务体系的具体要求。

信息化的构建过程中，还要打造稳定、和谐的工作氛围，保证相关人员有效调整工作态度、调动积极性，换言之，从保证档案信息化建设的角度出发。首先，要积极进行政务信息工作的有效规划，保证信息化要求的指标融入其中，为档案管理相关工作人员的发展提供创新基础，建立全面有效、合理稳定的机制，加强企业文化工作的建设，建立良好的信息化氛围。

（三）提高信息化软件的开发

人事档案信息化建设中，要建立合理的软件和操控平台，为此必须及时进行信息化软件的开发，提高系统更新和升级处理。在进行管理体系的构建中，要结合管理内容、管理要求等进行处理，整个系统必须建立全面化的代码公式、格式管理体系，方便维护、查询和传输处理等功能的使用。信息化建设中，数据库一般包括所有资料和相关信息，相关数据可能会发生重复利用的状况，为此要将数据库的更新和建设当做工作重点，提高数据利用效率，切实实现资源共享。档案信息化建设要求满足下述特点：科学性、安全性、专用性。上述几方面特点也是响应数据库要求的必要因素，可快速提高档案管理和相关平台的利用效率。

三、结语

人事档案管理作为重要社会资源，是高效进行人力资源管理的核心依据。新时期，各行各业的经济建设要求逐渐严格、人才标准也不断提高，响应的档案管理价值便越加突出，为此，借助现代化科技手段、信息技术进行人事档案管理已经成为当代人力管理发展的必然趋势，这也是提高档案管理安全性、提高资源利用效率的必要举措。因此，必须积极进行人事档案的信息化建设，这才能从根本上保证管理主体更好的服务与现代化社会的发展。

参考文献：

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